Dva pracovné dni navyše vďaka AI vylepšeniam

Najkrajší darček pre každého zapáleného človeka z HR? Stroj na klonovanie. Alebo dokonalý dvojník. Na tom sa myslím zhodneme všetci. A hoci takú pecku vám v Sloneeku zatiaľ dať nevieme, naša ponuka nie je o nič horšia. Dávame vám totiž dávame dva pracovné dni navyše. Neveríte?

Tento rok sme sa hľadaniu efektivity pomocou AI nástrojov venovali už niekoľkokrát. Niet divu, vývoj šiel dopredu ešte zbesilejšie než zmeny v českej pracovnej legislatíve. A napriek tomu si zaslúži ešte jedno zastavenie. Trúfam si totiž povedať, že s koncom roka je čas na realistickú bilanciu, kde umelá inteligencia naozaj šetrí čas a kde ju budeme musieť dať ešte pár mesiacov alebo rokov hájenia.

Ja sám som si prešiel tento rok niekoľkokrát fázami nadšenia a sklamania. Zhruba pätina procesov, do ktorých sme sa AI snažili efektívne zapojiť, nakoniec skončila s nepreukaznými alebo rozpačitými výsledkami. Osobne som zatiaľ vzdal hľadanie nástroja s dokonalou slovenčinou a fantáziou nad rámec zadania a rozhodne veľa práce bude ešte na našej finálnej vízii AI asistenta, ktorý nahradí personalistov pri všetečných otázkach typu „koľko mi zostáva dní dovolenky“ alebo „kedy prídu stravné lístky“.

Na druhú stranu je pár oblastí, kde si to bez HR nedokážem predstaviť a kde sú úspory rádovo v desiatkach hodín (pochopiteľne podľa náplne tej-ktorej pozície a konkrétnych procesov) príjemnou samozrejmosťou.

Čo si pripravte ako podklad pre každý prompt?

• Aktuálne inzeráty
• Informácie o vašej misii a vízii
• Súpis toho najdôležitejšieho z firemnej kultúry
• Prehľad benefitov a špecifík pracovného prostredia

Svoj AI model vďaka tomu naučíte, aká je práve vaša firma, a výrazne tak spresníte výsledky. Do promptov preto tieto podklady nezohľadňujeme, predpokladáme, že model ich už bude mať prečítané.

Tvorba inzerátov

Máte dobre spísané podklady pre hľadanú pozíciu? Potom vám odporúčam využívať ChatGPT pre jednoduché pretváranie hlavného dokumentu do v podstate ľubovoľného formátu. Pokiaľ už máte pozíciu niekde publikovanú, môžete s jeho pomocou vytvoriť parádne posty na sociálne siete.

Čo nezabudnite pripomenúť do promptu:

• Dĺžku v znakoch.
• Štýl – formálny, hravý, vtipný, profesionálny, so žargónom.
• Informácie, ktoré chcete obsiahnuť, a ktoré naopak vynechať.
• Štruktúru textu – napríklad využívanie emojís.

Tipy:

• Keď bude dobre napísaný sprievodný text vo vašom inzeráte, štylistika jednotlivých odvodených formátov bude väčšinou tiež dobrá.
• Preklad do angličtiny veľmi vylepší, ak upresníte, či chcete mať formálnu angličtinu alebo napríklad „start-up language“.
• Nebojte sa využiť ChatGPT ako oponenta. „Čo ťa na inzeráte zaujalo“ alebo naopak „Čo ti na inzeráte chýba“ prináša veľmi zaujímavé vstupy.
• Pokiaľ máte presný formát, ako má inzerát vyzerať, nahrajte ho ChatGPT ako vzor.

Prompt na hranie:
Vytvor mi zo zaslaných podkladov v prílohe inzerát na naše kariérne stránky. V úvode skús na pozíciu nalákať v odseku maximálne 250 znakov s medzerami. Využívaj hravý uvoľnený jazyk, príklady čerpaj z nášho webu www.xyz.cz.
Následne predstav štruktúrovane požiadavky na pozíciu, využívaj emojis ako odrážky.
Vymysli aspoň 5 variantov lákavého hravého nadpisu.

Skóring CV

Poznáte tie večery, kedy vám rukami prechádza jedno CV za druhým, kandidáti splývajú a vy už nedokážete povedať, či daný adept patrí na kôpku vľavo alebo vpravo? Prípadne kedy sa vám medzi jasné áno a jasné nie dostáva stále viac kategórií, až máte desať pomyselných kôpok? Čo to zveriť AI?

Čo nezabudnúť spomenúť v prompte:

• Kritériá triedenia. Buď nahrajte inzerát, z ktorého má AI vychádzať, alebo jasne určite, aké požiadavky má ideálny kandidát spĺňať (roky praxe, jazykové zručnosti, typy skúseností, konkrétne odbory pôsobenia).
• Definujte formát výstupu. Prehľadná tabuľka? Skóre? Kvalitatívne zhrnutie CV Je to len na vás.
• Nezabudnite aj na mimopracovné aktivity alebo napríklad ocenenie kandidátov. Nechajte si ich vypísať do špeciálnej kolónky.
• Dajte AI priestor pre kremíkovú intuíciu. Nech urobí kôpku CV, ktoré môžu vyzerať, ako že nespĺňajú kritériá, ale odporučil by ich na hlbšie preskúmanie.

Tipy:

• Väčšina jazykových modelov si poradí so súbormi rôznych formátov. Uistite sa však, že napríklad PDF číta jazykový model bez problémov a nevymýšľa si. Stačí zvoliť testovacie CV.
• Nebojte sa meniť kritériá za behu. Sila AI vyhodnotenia je v tom, že necháte radiť kandidátov podľa rôznych kľúčov.
• Počítajte s chybami. Pri spracovaní väčšieho množstva súborov sa môžu stať. Preto sa občas odporúča ako prvý krok nechať AI prepísať rôznorodé súbory do jedného veľkého dokumentu.

Prompt na hranie:

Vyhodnoť priložené životopisy pre pozíciu, ktorú popisuje priložený inzerát. Vytvor prehľadnú tabuľku, kde uchádzačov zoradíš podľa relevancie. V tabuľke nech sú kritériá: roky praxe, znalosť jazykov, skúsenosti s konkrétnymi odbormi, mimopracovné aktivity. Oskóruj uchádzačov od 1 do 10 podľa vhodnosti. Hviezdičkou označ tých, ktorí síce nespĺňajú formálne požiadavky, ale mohli by byť vhodnými kandidátmi. Priprav tiež stručné zhrnutie silných a slabých stránok každého kandidáta – maximálne 300 znakov s medzerami.

Generovanie checklistov pre onboarding, offboarding alebo napríklad ďalšiu agendu

AI môže byť skvelým nástrojom pre tvorbu štruktúrovaných checklistov, ktoré vám uľahčia správu rôznych procesov vo firme. Či už sa jedná o nástup nového zamestnanca, odchod člena tímu, alebo zabezpečenie hladkého priebehu projektov, ChatGPT vám dokáže pripraviť prehľadný zoznam krokov na mieru.

Čo nezabudnúť spomenúť v prompte:

• Špecifikujte typ procesu. Teda to, či sa jedná o onboarding, offboarding alebo napríklad prípravu checklistu na firemný event či odbornú konferenciu s kolegami.
• Určite mieru detailnosti. Je rozdiel, či potrebujete len základný zoznam alebo sofistikovaný a detailne rozpracovaný checklist s odhadom časovej náročnosti a definíciou zodpovednosti.
• Rozmyslite si, či chcete univerzálny zoznam alebo má byť checklist vytvorený pre konkrétnu pozíciu alebo napríklad tím či oddelenie.
• Definujte jazyk a formálnu úpravu.

Tipy:

• Nechajte si poradiť aj s prioritami! Jednoducho môžete poprosiť AI, aby kroky v checkliste zoradila podľa dôležitosti alebo časovej postupnosti.
• Využite už hotovú šablónu. Pravdepodobne máte vyskúšané checklisty, môžete ich nahrať ako vzor pre ďalšie generovanie. Len pozor, pri niektorých modeloch to vedie k frustrácii – nedokážu preklopiť šablónu bez zásadných nedostatkov.
• ChatGPT vám môže pomôcť nielen s konkrétnymi krokmi, ale aj s vytvorením odporúčaných postupov pre každú fázu procesu. To sa hodí hlavne pre juniornejších kolegov, ktorým chcete dať „blbuvzdorný“ návod.
• Experimentujte s výstupmi. Skúste si nechať checklist vytvoriť vo forme tabuľky, zoznamu alebo napríklad workflow diagramu. Nie vždy vám model vyhovie, ale občas dokáže prekvapivo dobré veci.

Prompt na hranie:

Vytvor mi prehľadný checklist pre onboarding nového zamestnanca na pozícii, ktorej popis prikladám. Začni zoznamom krokov pred nástupom, pokračuj kroky počas prvého týždňa a uzavri zoznamom aktivít počas prvých troch mesiacov. Využi priateľský a profesionálny jazyk. Ku každému kroku pridaj odhadovanú časovú náročnosť a kolegov, ktorí sa mu budú musieť venovať.

Generovanie skillsetov

V dobe flexibilných pozícií a skill-centric prístupu sa zo zostavovania skillsetov stáva nekonečná odysea. Teda pokiaľ nepatríte k firmám, kde sa vytiahne značne zaprášený skillset zo šuplíka a rovnako ho nikto neberie vážne. V oboch prípadoch je fajn staviť na AI. Pomôže vám vytvoriť jasný a štruktúrovaný prehľad potrebných zručností a jasne definovať požiadavky na kandidáta – pre vašu internú diskusiu alebo rovno ako podklad na jeho výber.

Čo nezabudnite pripomenúť do promptu:

• Jasne definujte, čo vo vašom poňatí znamená juniorná, stredne pokročilá alebo seniorná rola. Z inzerátu to väčšinou nevyznie.
• Upresnite, či chcete rozlíšiť hard a soft skills. Zatiaľ čo prvá časť zrejme pokryje inzerát, u tej druhej budete musieť byť presnejšia.
• Určite, ktoré zručnosti sú povinné a ktoré sú „nice-to-have“.
• Definujte formát výstupu: Skillset môže byť tabuľka s popisom, zoznam priorít alebo ľahký neformálny popis pozície.

Tipy:

• Využite AI na vytvorenie prehľadu podľa kategórií. Skillset môže byť technický, komunikačný alebo napríklad manažérsky.
• Podľa využitia skillsetu vyberajte štýl jazyka. HR hantýrka C-level manažérov nepoteší.
• Požiadajte AI, nech sa pri tvorbe skillsetu inšpiruje napríklad na hlavných inzertných portáloch a určí, ktoré požiadavky na pozíciu sú na trhu najbežnejšie.

Prompt na hranie:

Vytvor mi zoznam zručností – skillset – pre pozíciu v prílohe. Rozdeľ zručnosti na hard skills a soft skills. Pre obe kategórie sleduj zručnosti technické, manažérske a tímové – teda vedenie ľudí, medziľudská empatia a emočná inteligencia. Skóruj skilly podľa dôležitosti na stupnici 1-5. Pridaj krátke vysvetlenie ku každej zručnosti (max. 150 znakov).
Vytvor zoznam kompetencií, ktoré zo skillov vychádzajú. Rozdeľ je na kompetencie kľúčové a ostatné kompetencie. Každá kompetencia by mala obsahovať názov kompetencie, podrobný opis kompetencie a dôvod, prečo je považovaná za kľúčovú kompetenciu (ak ju za kľúčovú považuješ; kľúčové kompetencie sú tie, ktoré sú zásadné pre úspech v danej úlohe).

Pomoc s prieskumami: Generovanie otázok, analýza odpovedí

Najväčší nepriateľ na pravidelné získavanie feedbacku? Preplnený denný program personalistu. Výroba dobrého a relevantného dotazníka (oboje dvakrát podtrhávam) a následné vyhodnotenie patrí medzi obávané časožrútske aktivity. To znamená menšiu frekvenciu a menej trefné dopytovanie, než by tímy potrebovali. Ale ide to aj inak. S pomocou AI.

Čo nezabudnite pripomenúť do promptu:

• Definujte, čo ste za spoločnosť. Často stačí len odkázať na vaše webovky.
• Jasne definujte cieľ prieskumu. Teda to, čo chcete zistiť – zamestnaneckú spokojnosť, získať spätnú väzbu alebo pozbierať námety na vylepšenie.
• Uveďte, kto bude na otázky odpovedať – bežní zamestnanci?
• Rozmyslite si štýl otázok. Majú byť otvorené?
• Určite si rozsah prieskumu.
• V prípade analýzy sa nebojte pracovať s grafmi.

Tipy:

• Väčšinou preceníte schopnosť AI vcítiť sa práve do vašej firmy. Veľa pomôže, ak jej nahráte napríklad výstupy z niektorého z predchádzajúcich výskumov.
• AI nevadí otvorené otázky. To, čo desí pri vyhodnocovaní najviac, sa teraz stáva dosiahnuteľným.
• Hrajte sa s manažérskym zhrnutím z rôznych uhlov. AI vie rozpracovať výsledky na niekoľko sľudov alebo do jedného odstavca.

Prompt na hranie:

Pomôž mi vytvoriť 10 otázok pre prieskum spokojnosti zamestnancov firmy www.xyz.cz. Otázky majú byť štruktúrované do troch sekcií: pracovné prostredie, vedenie, osobný rast Využívaj jednoduchý a zrozumiteľný jazyk. nespokojný) do 5 (celkom spokojný). odsekov pre každú kategóriu Pridaj tiež porovnanie s minulým výskumom, ktorý prikladám.

Prekvapenie! Sloneek toto dávno má

Čo by sme to boli za lídrov v AI, keby sme všetky tieto vychytávky dávno neponúkali priamo v Sloneekovi. Za posledný rok sa z nich stala jedna z hlavných vecí, prečo nás firmy chcú vyskúšať. A spätná väzba je pozitívna.

Priemernému personalistovi šetríme sľúbené desiatky hodín. A to v takej miere, že sa môžeme baviť o niekoľkých ušetrených dňoch mesačne. Tak sa neváhajte aj vy pripojiť do našej rodiny a nadeliť si demo Sloneeka a menej ubíjajúcich mechanických činností.