Ako vybrať HR systém v roku 2025

mar 27, 2025 6 min čítanie

Chcete digitalizovať svoje HR? Potom pravdepodobne premýšľate, ako si vybrať HR systém. Tu je 10 oblastí, na ktoré by ste sa pri výbere mali zamerať.

1. Intuitívne ovládanie

Uvedomte si, že HR systém budete používať takmer každý deň. Nespokojte sa preto s niečím, čo sa vám zle používa. Priateľské používateľské rozhranie skráti dobu implementácie a zabezpečí, že nástroj okamžite pochopia aj vaši kolegovia. Ideálne je hľadať systémy s prehľadným a rýchlym prostredím, ideálne aj s mobilnou aplikáciou.

Je možné, že časom budete mať špecifickejšie potreby. Preto hľadajte v aplikácii prítomnosť kontextovej pomoci a prístup k podpore.

Z vlastnej skúsenosti viem, že nástroje musia ísť cestou najmenšieho odporu. Preto odporúčam, aby ste sa popri funkciách systému zamerali aj na jeho intuitívne ovládanie. Sledujte tiež, či poskytovateľ pravidelne vydáva aktualizácie a vylepšenia. Ako to robíme my, sa môžete dočítať tu.

2. Uistite sa, že nástroj vyhovuje vašej firemnej kultúre

Flexibilná pracovná doba si vyžaduje 100 % pokrytie možností jej nastavenia. Požadujte absolútnu voľnosť pri definovaní dní a hodín, v ktorých zamestnanci či kontraktori pracujú. To je základ automatizácie evidencie dochádzky, absencií a výkazov práce.

Chýbať nesmú ani voľne nastaviteľné udalosti: každá firma musí mať možnosť definovať vlastné pravidlá dochádzky, absencií aj pracovných aktivít.

Dnešná doba si žiada flexibilitu. Špičkový nástroj vás v nastavení pracovného úväzku a dochádzky nebude nijako obmedzovať. Mali by ste mať voľnosť v určovaní počtu, typu a nastavení jednotlivých udalostí, či už ide o fond pracovného času, jeho započítavanie alebo rôzne formy absencií (deň, poldeň, hodiny). So správnym systémom máte všetko vo vlastných rukách.

3. Majte na pamäti vaše HR procesy

Schvaľovacie procesy sa týkajú absencií, dochádzky aj vykonanej práce. Táto vlastnosť systému je kľúčová na šetrenie času a efektívne riadenie HR administratívy. Dôkladne preskúmajte, či systém pokrýva vaše formálne potreby – tie najlepšie sa vám prispôsobia.

Bez schvaľovacích procesov nemôže žiadny HR systém fungovať. My sme ich napríklad obohatili o upozornenia a možnosť schvaľovania priamo v mobilnej aplikácii. Nemusíte tak otvárať množstvo okien, aby ste sa dostali k dôležitým veciam.

4. Vyžadujte dokonalý prehľad a zrozumiteľné dáta

Ako personalisti potrebujete rôzne pohľady na reporty a ich históriu. Iné výkazy sú pre vedenie, iné pre controlling či mzdy. Tímoví manažéri potrebujú vidieť detailné dáta svojich podriadených, zatiaľ čo zamestnanci chcú mať prehľad o absenciách a dochádzke. Hľadajte preto flexibilitu a prehľadnosť.

Keď sme zakladali Sloneek, chceli sme dať HR to, čo nám v ňom vždy chýbalo. Preto sme vytvorili bohatý a prehľadný reporting, ktorý pokrýva viac než len evidenciu absencií pre mzdy. Pracujeme aj na novom dátovom štúdiu, kde si budete môcť skladať vlastné pohľady na používateľské dáta.

5. Automatizujte rutinu

Opakujúce a jednoduché úkony zvládnu napríklad šablóny pre úlohovú agendu (onboarding, offboarding, vzdelávacie plány). Previazanosť úloh na ďalšie funkcionality HR systému sú pre úspory času kľúčové. Zjednodušíte a sprehľadníte si onboarding aj offboarding nových kolegov. Rovnako môžete vyriešiť aj vzdelávacie a rozvojové plány.

Nechcete stále dokola vypisovať, kto má čo urobiť. Chcete si jednoducho spustiť pripravený zoznam úloh a nechať ich automaticky prideliť. Presne na to sme vytvorili šablóny úloh a ich riadenie.

6. Nezabudnite na evidenciu majetku

Evidencia firemného majetku a pracovných pomôcok je nutnosť, ale môže byť jednoduchšia. Zamestnanci môžu potvrdiť prijatie pomôcok elektronickým podpisom, čím sa vytvorí kompletná história s fotodokumentáciou a protokolmi.

Pracujete s kolegami na diaľku? Pevná evidencia pracovných pomôcok a podpísané protokoly sú nevyhnutné. U nás podporujeme elektronický podpis (eIDAS ready) a podpisovanie na mobile alebo myšou – bezpečne a právne uznateľne.

7. Digitálne podpisy a dokumenty

Preukázať zoznámenie sa smernicami, postupmi, poriadkami môže pre firmu byť ľahko právna pasca. Preto chcete mať pod kontrolou akceptáciu všetkých nutných aj doplnkových dokumentov, ale chcete digitalizovať celý podpisový proces. Zmluvou počnúc, cez spomínané smernice, poriadky až po odovzdávacie protokoly. Nevyhnutnosťou pre uznateľnosť je súlad s EÚ smernicou eIDAS.

S odstraňovaním byrokracie budú musieť pohnúť až nové generácie. Tie súčasnú byrokraciu milujú. A byrokracia sú papiere, tony papiera. U nás máme funkcionalitu pre schvaľovanie, podpisovanie aj uloženie dokumentov, ktoré súvisia s HR agendou (a nielen s ňou). Zmluvy elektronicky podpíšete aj užívateľovi, ktorí nemajú účet v Sloneekovi.

8. Používateľská prívetivosť

HR systém okrem vás budú využívať aj zamestnanci. Okrem toho, aby skvele slúžil vám a obsahoval moduly pre každý z procesov je dôležité, aby bol užívateľsky prívetivý. Jeho používanie musí byť intuitívne a užívateľ si musí osvojiť behom chvíle. Žiadne neprehľadné tabuľky.

Pod užívateľskú prívetivosť môžeme tiež zahrnúť možnosť prístupu do systému cez mobilný telefón. Sloneek je zároveň plne funkčnou „mobilnou aplikáciou“, takže prehľad dovoleniek, novinky od zamestnávateľa aj trackovanie svojej práce ľahko vybavíte na svojom telefóne.

9. Perfektný servis

Vybrať HR systém neznamená len nájsť vyhovujúcu aplikáciu, ale aj profesionálny servis. Myslite na chvíle, kedy bude potrebné systém implementovať, prepojiť s ďalšími nástrojmi alebo aktualizovať. To sú chvíle, kedy oceníte spoľahlivosť a včasnú pomoc poskytovateľa služby.

Kvalitná zákaznícka podpora je základ každej služby. Chcete mať istotu, že v prípade potreby budete mať prístup k efektívnej pomoci? U nás je vám k dispozícii 24/7 náš AI asistent, ale aj váš costumer manažér, ktorý vám vždy ochotne poradí a môžete s ním prediskutovať vaše individuálne požiadavky.

10. Odbornosť

Pri výbere poskytovateľa myslite aj na jeho odbornosť. Potrebujete partnera, ktorý rozumie špecifikám vášho sektora a neustále svoj nástroj vyvíja.

Sloneek neustále vylepšujeme na základe vašej spätnej väzby a technologických trendov. Implementovali sme AI, ktorá vám pomôže s využívaním systému, onboardingom, výberom kandidátov aj analýzami.