Efektívna evidencia dochádzky: Excel vs. HR softvér

Evidencia dochádzky zamestnancov je kľúčovým prvkom personalistiky v každej firme, zamestnávateľ je povinný tento pracovný výkaz zaznamenávať a archivovať. Správne zaznamenávanie pracovnej doby nie je nevyhnutné len pre dodržiavanie legislatívnych požiadaviek, ale aj pre evidenciu absencií a presčasov. Tieto reporty tiež slúžia ako podklad pre výpočet miezd a plánovanie kapacít.

Pracovné výkazy v Exceli

Mnoho menších firiem a tímov využíva na dochádzkový systém nástroje ako Excel alebo iné tabuľkové editory. Môžete si vytvárať vlastné tabuľky v Exceli alebo využiť služby iných firiem, ktoré ponúkajú na stiahnutie šablóny pre evidenciu dochádzky zamestnancov online a zadarmo, a tak nemusíte vytvárať vlastné. Každopádne, formuláre pre sledovanie pracovnej doby a absencií sa líšia od firmy k firme, alebo aj medzi tímami, ak vo firme neexistuje jednotný systém. Ak chcete zdarma vzor dochádzky v Exceli, stiahnite si ho tu.

Nevýhody Excelu pre evidenciu dochádzky

1. Náchylnosť k chybám: Manuálne zadávanie dát zvyšuje riziko chýb, čo môže viesť k nepresnostiam vo výpočtoch miezd a plánovaní.
2. Nepresnosť a zdĺhavé výpočty: Excel tabuľky umiete nastaviť so vzorcami tak, aby vám presne vypočítali dĺžku pracovnej doby. Ak to tak neurobíte, musíte časy vypočítať manuálne. Tak sa môžu objaviť nepresnosti – zamestnanci si nemusia dochádzku zaznamenávať presne a môžu mať tendenciu zaokrúhľovať – pridať či ubrať minúty k reálne odpracovanému času.
3. Tendencia zabudnúť zaznamenať si dochádzku v reálnom čase: Môže vás niekto vyrušiť pri príchode do práce a pri odchode zabudnete. Potom len odhadom dochádzku zaznamenáte ďalší deň a môžete prísť o minúty k dobru.
4. Časová náročnosť pri evidencii aj spracovaní: Ručné aktualizácie a správa tabuliek môže byť časovo náročná, najmä pri väčšom počte zamestnancov. Dáta z Excelu musíte nahadzovať alebo kopírovať do iných systémov.
5. Obmedzená funkcionalita: Excel neposkytuje pokročilé funkcie, ako je automatické sledovanie príchodov a odchodov, integrácia s ďalšími systémami či generovanie reportov v reálnom čase.

Prínosy HR softvéru pre automatizáciu a správu dochádzky

Moderný HR softvér ako Sloneek ponúka komplexné riešenie pre automatizáciu a správu dochádzky, čím prekonáva obmedzenia tradičných metód, ako je Excel:

1. Automatizácia rutinných úloh: HR systém automatizuje procesy ako práca s reportmi pre výpočet miezd a správa absencií, čo znižuje administratívnu záťaž.
2. Presnosť a zníženie chybovosti: Vďaka automatizácii dochádza k zníženiu ľudských chýb, čo zaisťuje presnosť vo výpočtoch a evidencii.
3. Efektívna správa absencií: Zamestnanci môžu prostredníctvom systému ľahko žiadať o dovolenku či hlásiť neprítomnosť, čo zjednodušuje proces schvaľovania a plánovania.
4. Sledovanie pracovnej doby: Systémy umožňujú detailné sledovanie odpracovaných hodín, presčasov a ďalších parametrov, čo poskytuje prehľad o výkonnosti zamestnancov a podklady pre mzdy.
5. Integrácia s ďalšími nástrojmi: Moderné HR softvéry sa dajú integrovať s ďalšími systémami, ako sú mzdové programy či kalendáre, čo zaisťuje konzistenciu dát naprieč platformami. Dochádzku je tiež možné zaznamenávať cez dochádzkový terminál, čo zamestnancom uľahčuje prístup priamo na pracovisku.
6. Reálny prístup k dátam: Manažéri aj zamestnanci majú kedykoľvek prístup k aktuálnym informáciám o dochádzke, čo uľahčuje ďalšie plánovanie.

Benefit pre zamestnancov

Využitím technológií ako Sloneek nemusíte myslieť na to, že je potrebné pred odchodom z práce vyplniť Excel alebo sa manuálne podpísať na papier. Môžete mať aplikáciu priamo v mobile a „pípnúť“ sa rýchlejšie a bez stresu. Rovnaké je to s evidenciou absencií – ak ste u lekára, zaznamenajte si to s prehľadom online. Váš nadriadený tak bude vedieť, kde ste a nemusíte písať správu alebo e-maily. Ak plánujete dovolenku, nemusíte vyplňovať papieriky a fyzicky to schvaľovať u nadriadeného. Urobíte to tiež v online dochádzke. V neposlednom rade využitím softvéru online nie sú obmedzení ani zamestnanci, ktorí fungujú len na diaľku. Nemusia byť fyzicky v práci, aby si dochádzku „pípli“ na termináli.

Záver

Prechod od manuálnej evidencie dochádzky v Exceli k moderným HR systémom prináša firmám radu výhod, vrátane zvýšenia efektivity, presnosti a lepšej správy ľudských zdrojov. Investícia do špecializovaného softvéru sa tak môže rýchlo vrátiť vo forme úspor času a zníženia chybovosti.

HR softvér ako Sloneek umožňuje jednoduché sledovanie pracovnej doby nielen pre zamestnávateľov, ale aj zamestnanci môžu jednoducho spravovať dochádzku online, žiadať o dovolenku a evidovať svoje absencie. Systém sa integruje s ďalšími nástrojmi a umožňuje prístup k dátam v reálnom čase. Vďaka tomu je dochádzková agenda efektívnejšia a pohodlnejšia.