Otestujte sa! Čo vypovedá práca s dovolenkou o vašej firme?

„Ale ja tú dovolenku hlásil Pavlovi a on mi ju odsúhlasil.“

„Lenže Pavol nemá právomoc ti dovolenku odsúhlasiť a Jirka hovoril, že ťa potrebuje na dokončenie projektu.“

„To si ako mám zrušiť zájazd za 80 tisíc a povedať doma deťom, že nikam nejdeme?“

„Hej, ja ti len hovorím, čo hovoril Jirka. Ty nevieš, že dovolenku máš posielať mne, aby som ti ju definitívne schválil po diskusii s tím leadermi?“

„To je teda bordel.“

„To teda je.“

Stáva sa to aj v lepších rodinách. S posledným zvonením školského roka sa kolegovia často rozutečú a nad pracovnými stolmi sa stále častejšie vznášajú hlášky s ľahko vyčítavým podtónom.

„Kde je dnes Lenka?“

„Mirek je na ‚HO‘ alebo čo? Dovolenka? Že o tom nič neviem?“

„To ako Petra na tom workshope nebude?“

A rovnako tak s to vyúdenejším apetítom cinkajú messengerov na trase Slovensko – zvyšok sveta.

„Dorazíš dnes?“

„Viem, že máš dnes voľno, ale bude fajn, keď tam budeš aspoň remote!“

„Prepáč, prehliadol som, že máš voľno, ale tie podklady by som fakt potreboval.“

Výsledok je jasný. Rozmrzení manažéri, logicky naštvaní kolegovia a narušené procesy. A čo horšie – tento stav väčšinou predznamenáva aj úplne zbytočné záseky v mzdovom účtovníctve. A celkovo je smutnou správou o úrovni digitalizácie kľúčového firemného procesu.

Dovolenka ako dôležitý lakmusový papierik

Hlásenie dovolenky, respektíve celý absencia manažment, sa dá úplne bez preháňania použiť ako meradlo úrovne vašej vnútornej digitalizácie a celkovo vyspelosti procesov. Prečo? Je to jednoduché. Aby všetko prebehlo, ako má, zapájate hneď niekoľko odlišných, ale kľúčových kompetencií firmy. Vyspelosť softvérových nástrojov, prácu s dátami, plánovanie práce, disciplínu, vnútornú štandardizáciu procesov, ale aj firemnú kultúru alebo engagement a ownership členov tímu.

Ostatne poďte spolu s nami otestovať, ako je na tom práve vaša firma.

Dôvod 1 – úroveň digitalizácie

Ležia vám kľúčové informácie v excelovských tabuľkách alebo snáď ešte stále v papieroch alebo s nimi dokážete jednoducho pracovať? Práve dovolenky o úrovni digitalizácie povedia viac, než by ste si priali. Prečo? Ide o pomerne jednoduché dáta, ktoré na prvý pohľad slúžia obmedzenému počtu kolegov. Navyše majú jasné sezónne peaky. To zvádza k tomu ich zber čo najviac „šuliť“ a pristupovať k nim antisystémovo. Navyše je ľahké prehliadnuť ich výťažnosť – teda zásadnú úlohu pre výpočet celého radu dátových metrík.

Ako ste na tom práve vy?

• Každý dovolenky hlási podľa dohody so svojim team leaderom, tí s nimi ďalej nepracujú – 1 bod
• Odovzdávame papierové žiadanky – 1 bod
• Máme spoločnú excelovskú tabuľku alebo spoločný dovolenkový kalendár – 1 bod
• Máme špecializovaný systém na hlásenie dovoleniek a absencií – 2 body
• Máme absencia manažment ako súčasť HRIS – 4 body

Dôvod 2 – vyspelosť vo vyhodnocovaní efektivity práce

Asi sa zhodneme, že skutočnosť, či máte alebo nemáte k dispozícii 8 hodín pracovnej sily, je pre výkon akejkoľvek spoločnosti pomerne zásadná. Navyše nie hocijaké pracovné sily, ale konkrétneho kolegu s konkrétnymi kompetenciami. Od jeho prítomnosti alebo neprítomnosti sa potom odvíja celý ďalší reťazec procesov.

Je až s čudovaním, že iba menšia časť firiem dokáže prácu s absenciou zahrnúť do svojho výkonového manažmentu. A nielen podľa nich plánovať, ale aj sa z nich učiť. Sledovať totiž efektivitu pri absencii na prvý pohľad kľúčových kolegov – najmä manažérov, team leaderov a špecialistov totiž všeličo vypovie o dynamike ich úlohy.

Pracuje vaša firma s dátami o absenciách?

• Nie – 1 bod
• Áno, odovzdávame ich učtárni – 2 body
• Áno, pracujeme s nimi ďalej v rámci HRIS – 4 body
• Využívame ich pre každoročnú analýzu efektivity letnej prevádzky – 5 bodov

Dôvod 3 – úroveň štandardizácie

Kolega sa vyparí na dovolenku a vy sa začnete zasekávať na zbytočných drobnostiach. Nikto netuší, v akom stave zanechal svoju agendu a kto ho má v akých veciach zastúpiť. Kolegovia ani spolupracujúci mimo firmy nie sú o jeho absencii informovaní. Nie je nastavená zodpovedajúca OOO informácia na e-maile – chýba celý rad zásadných náležitostí ako napríklad kontakt na kolegov, na ktorých sa pisateľ môže namiesto dotyčného obrátiť. Udalosti a odkazy na cally, ktoré kolega vytvoril, vyžadujú jeho pripojenie, takže na poslednú chvíľu hľadáte alternatívny link, ktorý potom rozposielate mierne netrpezlivým ľuďom čakajúcim na pripojenie.

Je vám to povedomé? Odchody kolegov na dovolenku výrazne preveria váš vnútrofiremný protokol. Inými slovami – zistíte, či u vás vládne divočina alebo máte detailne nastavené pravidlá, ktorými sa môže každý kolega riadiť.

• Nemáme žiadne pravidlá – 1 bod
• Máme nepísané pravidlá – 2 body
• Máme základné spísané pravidlá – 3 body
• Máme presne definované požiadavky odovzdávky – 4 body
• Máme automatizovaný proces, ktorý odchodom na dovolenku kolegov vykoná – 5 bodov

Dôvod 4 – disciplína a ownership kolegov

Odchody na dovolenku preveria aj úroveň vnútorného ownershipu. Ako veľmi sa kolegovia starajú o to, aby všetko v poriadku prebehlo, a nakoľko idú štýlom „po mne potopa“. Inklinujú prirodzene k tomu, že na svoju absenciu pripravujú svojich klientov, alebo zaisťujú prácu a procesy dopredu? „Uprace si“ pred svojím odchodom nad rámec požadovaného štandardu alebo im „upadne myš od ruky“ a zvyšok už nie je na týždeň alebo dva ich starosť?

• Prevažná väčšina kolegov svoje procesy na dovolenku nijako nechystá – 1 bod
• Významná časť kolegov pred odchodom všetko pripraví – 2 body
• Prevažná väčšina kolegov sa stará o to, aby bolo pred odchodom všetko pripravené – 3 body
• Pokiaľ niekto nerešpektuje pravidlá (či už písané alebo nepísané) a pred odchodom svoje procesy nepripraví, prevažná väčšina kolegov to považuje za faul voči ostatným – 4 body

Dôvod 5 – úroveň tímovej spolupráce

A potom je tu ďalší softvérový parameter. Úroveň vnútornej spolupráce a spolupatričnosť s tímom. Tá začína už pri samotnom hľadaní termínu dovolenky a končí ochotou sa prípadne sem tam venovať drobnej pracovnej úlohe alebo byť minimálne „na drôte“.

A pozor, tu si neodpustím jednu poznámku. Firma vždy (ale naozaj vždy) musí pristupovať k práci cez dovolenku s pokorou a vďakou a rozhodne to nepovažovať ako normu. Motivácia, prečo otvoriť na dovolenke pracovnú konverzáciu, musí byť zo strany zamestnanca iná, než je stres alebo negatívny tlak povinnosti – naopak musí prameniť z vnútornej ochoty alebo zodpovednosti, čo sú emócie naskrz pozitívne.

• Prevažná väčšina kolegov sa na tím nijako neobzerá – 1 bod
• Významná časť kolegov je ochotná upraviť dovolenky podľa potrieb tímu – 2 body
• Prevažná väčšina kolegov sa stará o to, aby sa dovolenky neprekrývali – 3 body
• Je štandardom, že dovolenky dohovárame, aby nekolidovali – 4 body
• Je štandardom, že dovolenky dohovárame, aby nekolidovali, a ak sa musíme o dovolenke venovať drobnej práci, nestresuje nás to – 5 bodov

Dôvod 6 – nálada vo firme

Ako sa vracia vaši kolegovia z dovolenky? Sú plní zážitkov, ktoré oznamujú pri prvom pondelkovom káfi v kuchynke, a prinesú s nimi do kancelárií pozitívny nádych ničnerobenia a uvoľnenosti, majú chuť sami priviezť darčeky alebo len zaplávajú späť do procesu a na druhý deň by ste na nich nespoznali, že si brali voľno? Vracia sa s chuťou na prácu alebo skôr v strese z toho, čo sa na nich počas ich neprítomnosti navalilo?

Všetky tieto veci o úrovni vnútornej nálady vypovedia viac, než by ste čakali!

• Kolegovia sa vracajú plní energie a radi. Odpočinok je poznať aj na ich výkone – 5 bodov
• Kolegovia sa vracia radi – 4 body
• Väčšina kolegov sa vracia oddýchnutá, sú samozrejme výnimky – 3 body
• Návrat z dovolených väčšinou vo firme nezaznamenáme – 2 body
• Vážne mienené „Najradšej by som tam zostal/a“ a kôpor po návrate u väčšiny kolegov nás vystihuje asi najviac – 1 bod

Vyhodnotenie

6–10 bodov: Zamyslite sa nad sebou. Vážne. Vaša firma potrebuje zásadnú starostlivosť pri základných procesoch a kompetenciách. Tešiť vás môže, že každý posun dopredu spoznáte okamžite a bude vás to baviť.

11–18 bodov: Veľa vecí u vás funguje dobre, u rady máte pravdepodobne rezervy. Zrejme nijak zásadne nevybočujete zo slovenského priemeru, ale to by vás malo motivovať skôr v posune dopredu než zotrvaní tam, kde ste teraz. Skvelou správou je, že nezačínate z nuly, ale máte už množstvo vecí dobre nastavených a je možné sa od nich odraziť.

19–24 bodov: Krásny výsledok! Vaša práca s absenciami vám vystavila dobré vysvedčenie. S najväčšou pravdepodobnosťou patríte k nadpriemerne vyspelým firmám, čo sa týka vnútorných procesov, a či je za tým aj vaša práca, gratulujeme. Schválne sa pozrite, u ktorého oddielu ste mali najmenší počet bodov a skúste sa v tomto smere zlepšovať.

25–28 bodov: Ak ste boli úprimní, gratulujeme. Napíšte nám, veľmi radi by sme vašu firmu spoznali viac a ponúkli vám možnosť podeliť sa o vaše skúsenosti u nás na blogu.

Absence management a HRIS – 5 zásadných požiadaviek

Dobrý absence management sa nezaobíde bez dobrého HRIS. Ako ale spoznať, že máte ten najlepší? Poďme sa pozrieť na úplný štandard, ktorý by mala požadovať každá firma.

Jednoduché zadávanie žiadostí: Hlásenie dovoleniek musí byť čo najjednoduchšie. Zadanie na pár kliknutí a jasná vizualizácia termínu s ohľadom na ostatných kolegov je kľúčová: pomáha predchádzať kolíziám v plánovaní práce. Čím zložitejšie bude zadávanie dovolenky, tým nižšia bude ochota ľudí so systémom pracovať.

Schvaľovací workflow: Žiadosti o dovolenku by mali prechádzať jasne nastaveným schvaľovacím procesom. Vstupovať do neho musí každý manažér alebo team leader, ktorého sa to týka. Tento proces by mal byť podporený možnosťou prikladať komentáre alebo dokumenty či dokumentáciu.

Stráženie zostatkov a fondov: Systém by mal automaticky strážiť dostupné zostatky dovolenky u každého zamestnanca a nedovoliť prečerpanie dovolenky nad stanovený limit. Veľa vám to uľahčí prácu so mzdovým účtovníctvom.

Flexibilné reporty a prehľady: HR oddelenie by malo mať k dispozícii nástroje na vytváranie reportov, ktoré umožňujú sledovať čerpanie a zostatky dovolenky, integráciu s dochádzkou a time trackingom. Tieto reporty by mali byť konfigurovateľné podľa potrieb vašej firmy. Úplný základ pre vyhodnocovanie efektivity.

Všetko prehľadne v mobile: Ergonómia nesmie byť len na strane zamestnanca, ale aj tých, ktorí jeho dovolenku schvaľujú as absenciami pracujú. Systém by mal podporovať mobilnú appku a nerobiť zo schvaľovania zbytočnú byrokraciu.

Absence management nepodceňujte

Zrátané, podčiarknuté. Ak hľadáte zaujímavé podnety, ktoré cez leto posunúť, potom si dajte absencia manažment medzi priority. Bude vám dobre slúžiť nielen počas prázdnin, ale zároveň pomôže so strážením efektivity v priebehu celého roka. Navyše kde inde ako vo svojich ľuďoch by malo mať HR oddelenie ten správny ordnung, že?