Ako vytvoriť efektívne zásady pre hybridný model práce

Vzhľadom na to, že stále viac firiem prechádza na hybridný pracovný model, zvyšuje sa potreba, aby podniky určovali jasné zásady hybridnej práce. Ide o súhrn pravidiel, ktoré stanovujú, čo sa od zamestnancov očakávania s cieľom udržať produktívne, pozitívne a inkluzívne pracovné prostredie v rámci organizácie.

V tomto článku preberieme kľúčové prvky efektívnej hybridnej pracovnej politiky, pozrieme sa na výhody jej implementácie a poskytneme tipy, ako vytvoriť takú, ktorá bude fungovať vo vašej organizácii a prekoná výzvy hybridnej práce.

Čo presne je hybridná pracovná politika?

Než sa ponoríme do podrobností, musíme plne porozumieť tomu, čo hybridné pracovné postupy obnášajú.

Hybridné pracovné zásady sú vo svojej podstate sadou pokynov, ktoré podrobne popisujú, ako môžu zamestnanci v kancelárii a zamestnanci pracujúcich na diaľku spolupracovať, komunikovať a pristupovať k zdrojom za účelom dosiahnutia obchodných cieľov.

Na tento účel by typická hybridná pracovná stratégia mala zahŕňať:

• Pracovný harmonogram

Core hodiny pre pracovníkov v kancelárii, na diaľku a hybridných pracovníkov, ale aj flexibilné usporiadanie práce, ako je plnenie povinností z domu po určitý počet dní v týždni, čiastočný úväzok alebo delenie práce.

• Komunikačné kanály

Akými spôsobmi sa môžu zamestnanci navzájom kontaktovať a spolupracovať, napríklad prostredníctvom e-mailu, chatu, softvéru pre videokonferencie a/alebo nástrojov na riadenie projektov.

• Prístup k zdrojom

Ako môžu hybridní zamestnanci pristupovať k zdrojom ako je vybavenie, softvér a školiace materiály, aby mali všetko, čo potrebujú na efektívny výkon svojej práce.

• Hodnotenie výkonu

Rámec pre hodnotenie výkonu zamestnancov, vrátane metrík, cieľov a mechanizmov spätnej väzby.

• Zákonné práva

Nároky vzdialených aj hybridných zamestnancov týkajúcich sa ochrany dát, súkromia, zdravotných a bezpečnostných predpisov a zákonných pracovných podmienok.

• Oprávnení zamestnanci

Kritériá pre to, kto smie pracovať na diaľku alebo v hybridnom modeli.

Výhody hybridnej pracovnej politiky

Dobre vytvorená hybridná pracovná politika má množstvo výhod tak pre spoločnosť, ktorá ju zavádza, ako aj pre jej zamestnancov.

Pozrime sa na obe strany mince z pohľadu každej strany.

Zamestnávateľské výhody

💪Zvýšená produktivita

Implementácia flexibilných pracovných podmienok, ktoré umožňujú zamestnancom plniť úlohy spôsobom, ktorý im najlepšie vyhovuje, môže viesť k vyššej efektivite a lepším výsledkom.

💸 Znížené náklady

Práca z domu, aspoň po určitú dobu, znamená menej nákladov spojených s kancelárskymi priestormi (či už prenajatými alebo zakúpenými priamo), vybavením, údržbou a službami.

✅ Viac rozmanitosti a inklúzie

Hybridná pracovná politika môže vytvoriť hybridné pracovisko, ktoré zahŕňa širšiu škálu ľudí a perspektív tým, že sa prispôsobí rôznym životným štýlom a potrebám.

👨‍💼 Lepšie udržanie zamestnancov

Pokiaľ zamestnancom poskytnete flexibilné pracovné modely, aby mohli buď pracovať na diaľku alebo im poskytli stôl v kancelárii, môžete zvýšiť ich pracovnú spokojnosť, a tým uľahčiť udržanie (a prilákanie) špičkových zamestnancov.

💨 Väčšia obratnosť

Hybridná pracovná politika umožňuje organizáciám rýchlo sa prispôsobiť meniacim sa obchodným potrebám, ako sú neočakávané udalosti (napríklad pandémie Covid-19), tým, že zamestnancom umožňuje vykonávať svoje pracovné povinnosti odkiaľkoľvek.

Zamestnanecké výhody

🍀 Zlepšenie work-life balance

Zamestnanci sú schopní lepšie nájsť zlatú strednú cestu medzi svojím osobným a profesijným životom.

💯 Zvýšená angažovanosť zamestnancov

Členovia hybridného tímu môžu zostať v spojení a zapojení bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú, čo vedie k lepšej spolupráci a silnejšiemu pocitu kamarátstva.

🗽 Väčšia autonómia

Hybridné zásady znamenajú, že zamestnanci majú väčšiu slobodu riadiť svoje vlastné pracovné postupy, čo vedie k väčšiemu pocitu autonómie a zodpovednosti.

🤸‍♀️ Flexibilnejší prístup

Zamestnanci si môžu sami vybrať pracovať (aspoň čiastočne), kedy a kde im to najlepšie vyhovuje, čo môže mať z dlhodobého hľadiska veľký rozdiel pre ich pohodu a celkové šťastie.

⏳ Ušetrený čas

So správnymi zdrojmi a vybavením môžu hybridní a vzdialení zamestnanci skrátiť alebo úplne eliminovať svoju celkovú dobu dochádzania a využiť tieto voľné chvíle navyše na to, aby sa lepšie sústredili na svoju prácu, alebo iné aktivity.

Výzvy hybridnej práce

Zatiaľ čo hybridná práca má mnoho výhod, prináša aj určité problémy.

Je dôležité byť informovaný o všetkých takých možných problémoch, ktoré môžu nastať, aby ste boli pripravení čeliť všetkým eventualitám.

Udržiavanie pozitívnej pracovnej kultúry

Manažment výkonu zamestnancov a podpora zodpovednosti môže byť v hybridnom pracovnom prostredí tiež ťažšie. To je presne dôvod, prečo je dôležité mať dobre štruktúrovaný súbor zásad.

Ten by mal pokrývať všetko od komunikačných protokolov a očakávaní až po zásady prijateľného používania a potrebu adekvátnych opatrení v oblasti kybernetickej bezpečnosti.

Definovanie konzistentných hybridných plánov

Vďaka hybridnej práci je pre zamestnancov ľahké rozmazať hranice medzi ich pracovným a osobným životom, čo môže spôsobiť zvýšený stres, ktorý môže viesť k syndrómu vyhorenia. Preto je potrebné stanoviť jasné očakávania ohľadom pracovného času a zamestnanca povzbudzovať k pravidelným prestávkam.

Nedostatok prístupu k zdrojom a podpore

Hybridný zamestnanec nemusí mať prístup k správnym zdrojom a podpore. Je dôležité túto výzvu zvládnuť! Vzdialení zamestnanci potrebujú prístup ku všetkému vybaveniu (hardvér a softvér, stôl a stoličky atď.) a všetkým školiacim materiálom rovnako (ak nie viac) ako zamestnanci on-site.

Vytvorenie hybridnej pracovnej politiky

Teraz, keď viete, čo je to hybridná pracovná politika, a určite ste sa presvedčili o výhodách jej zavedenia, je čas vytvoriť súbor zásad, ktoré budú fungovať pre vašu organizáciu. Nižšie sú uvedené niektoré kroky, ktoré vám uľahčia proces a prekonajú prípadné problémy s hybridnou prácou, s ktorými sa môžete počas cesty stretnúť.

#1 Zhodnoťte potreby vašej organizácie

Najprv je nutné určiť požiadavky spoločnosti. Zvážte faktory, ako je povaha práce, preferencie zamestnancov a firemná kultúra. Tieto informácie vám umožnia vytvoriť pravidlá, ktoré budú v súlade s cieľmi a hodnotami vašej organizácie.

#2 Zapojte do procesu zamestnanca

Vyžiadajte si spätnú väzbu ako od vzdialených zamestnancov, zamestnancov v kancelárii, tak aj od hybridných pracovníkov, aby ste boli schopní plne porozumieť ich potrebám a preferenciám. To je jediný užitočný prístup k vytvoreniu súboru pravidiel, ktoré sú rozumné pre každého a dosahujú to, na čo sú zamýšľané.

#3 Stanovte si jasné očakávania

Zamestnanci potrebujú jasne pochopiť požiadavky spoločnosti na prácu mimo kancelárie, stanovené prostredníctvom pokynov pre pracovnú dobu, komunikačné kanály a prístup k zdrojom. Jasné a pravidelné zdieľanie týchto očakávaní prispieva k predchádzaniu zmätkom a udržaniu vysokej úrovne produktivity.

#4 Poskytnite školenia a zdroje

Aby zamestnanci mohli efektívne pracovať v hybridnom pracovnom prostredí, je dôležité vykonať adekvátnu integráciu a vytvoriť podrobnú dokumentáciu. Poskytujte tiež trvalú podporu všetkým zamestnancom, ktorí majú problémy s prispôsobením sa hybridnému usporiadaniu práce.

#5 Podporujte komunikáciu a spoluprácu

Schopnosť zamestnancov dobre spolupracovať a vymieňať si informácie je zásadná pre úspech v hybridnom pracovnom prostredí. Poskytnite im preto potrebné nástroje a zdroje, ako sú platformy pre videokonferencie, softvér na riadenie projektov a aplikácie na rýchle zasielanie správ, aby bola komunikácia a spolupráca čo najjednoduchšia.

Spoločnosť Google sa napríklad rozhodla pre schôdzky použiť metódu táborového ohňa, ktorá zhromažďuje ako pracovníkov v kancelárii, tak aj vzdialených alebo neprítomných hybridných zamestnancov spoločne v kruhovom usporiadaní v spoločnej fyzickej a virtuálnej konferenčnej miestnosti, čo umožňuje účasť všetkým zamestnancom. prostredníctvom rôznych obrazoviek.

#6 Stanovte metriky výkonu

Hybridná pracovná politika by mala načrtnúť, ako budú výsledky pracovníkov merané a hodnotené. To zahŕňa ciele, kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) a mechanizmy spätnej väzby pre zamestnancov aj zamestnávateľov na sledovanie pokroku a identifikáciu oblastí na zlepšenie.

#7 Pravidelne kontrolujte a aktualizujte

Ako sa vaša organizácia vyvíja, je nevyhnutné často skúmať a upravovať vaše hybridné pracovné zásady, aby sa prispôsobili meniacemu sa obchodnému prostrediu. Ak tak chcete urobiť, vyžiadajte si spätnú väzbu od zamestnancov av prípade potreby aktualizujte pravidlá, aby zostali v súlade s hodnotami spoločnosti a zároveň boli spravodlivé, inkluzívne a účinné.

#8 Vytvorenie hybridnej pracovnej politiky: zhrnutie

Dobre vytvorená politika je zásadná pre každú organizáciu, ktorá chce úspešne prijať hybridné pracovné usporiadanie. Definovanie jasných pokynov pre hybridné pracovné plány, komunikačné kanály, prístup k zdrojom a hodnotenie výkonu umožňuje firmám udržiavať efektívne, pozitívne a inkluzívne pracovné prostredie.

Angažovanie zamestnancov do procesu vytvárania hybridných pracovných zásad, stanovenie jasných očakávaní, poskytovanie školení a podpory, stanovenie KPI, podpora pozitívnej pracovnej kultúry, podpora rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom a zabezpečenie rovného prístupu k zdrojom umožňuje zamestnancom bezproblémovo spolupracovať bez ohľadu na ich umiestnenie.

Sloneek vám pomôže

Sloneek je komplexné cloudové HR riešenie, ktoré firmám pomáha riadiť ich pracovnú silu, vrátane správy času a dochádzky zamestnancov, vykazovania práce, sledovania aktivity, dokumentácie atď. Poskytuje funkcie nevyhnutné pre nábor, onboarding, reportovanie práce, meranie angažovanosti, hodnotenie zručností, offboarding a ďalšie.

Sloneek je užívateľsky prívetivý a môže firmám pomôcť ušetriť čas a peniaze tým, že automatizuje úlohy a znižuje chyby spojené s manuálnymi procesmi.

Ale čo je dôležitejšie, s takým HR systémom ste schopní sledovať, monitorovať, optimalizovať svoje zásady hybridnej práce a zlepšovať ich.

Využite výhody Sloneeka a vylepšite svoje zásady hybridnej práce ešte dnes.

Záver

Aj keď má hybridná práca svoje úskalia, ponúka aj mnoho výhod – vrátane znížených nákladov, lepšej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, vyššej miery udržania zamestnancov a vyššej agilnosti. Prijatie osvedčených postupov a starostlivé zvažovanie potrieb zamestnancov znamená, že každá organizácia môže žať tieto odmeny a pritom prekonávať akékoľvek prekážky.

S tým, ako sa hybridná práca neustále vyvíja a prevláda, musia zamestnávatelia zostať v obraze ohľadom najnovších trendov a technológiách. To si vyžaduje pravidelnú kontrolu a aktualizáciu pravidiel hybridnej práce, aby boli v súlade s obchodnými cieľmi a poskytovali zamestnancom podporu a zdroje, ktoré potrebujú.

Pamätajte, že hybridná práca nie je univerzálny prístup – každá organizácia je jedinečná a čo funguje pre jednu, nemusí fungovať pre druhú. Ak si však urobíte čas na starostlivé vytvorenie hybridnej pracovnej politiky, ktorá bude v súlade s potrebami a hodnotami vašej organizácie, môže to vašej organizácii zaistiť dlhodobý úspech.

Ak potrebujete pomoc s vytvorením efektívnej hybridnej pracovnej politiky pre vašu firmu, či už ide o veľkú organizáciu alebo malý podnik, náš tím HR odborníkov v spoločnosti Sloneek je tu, aby vám odpovedal na akékoľvek otázky. Naše HR riešenie all-in-one navyše zjednodušuje správu hybridných, vzdialených a kancelárskych zamestnancov.

FAQ

Čo je hybridná pracovná politika?

Hybridná pracovná politika je súbor pokynov, ktoré podrobne popisujú, ako môžu zamestnanci v kancelárii a zamestnanci na diaľku spolupracovať, komunikovať a pristupovať k zdrojom. Zahŕňa pracovné plány, komunikačné kanály, prístup k zdrojom, hodnotenie výkonu, zákonné práva a oprávnených zamestnancov.

Aké sú výhody hybridnej pracovnej politiky?

Niektoré z výhod pre zamestnávateľov zahŕňajú zvýšenú produktivitu, zníženie nákladov, väčšiu rozmanitosť, lepšie udržanie zamestnancov a väčšiu agilitu. Medzi výhody pre zamestnancov patrí zlepšenie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, väčšie zapojenie zamestnancov, väčšia autonómia, flexibilnejší prístup a úspora času.

Aké sú výzvy hybridnej práce?

Jednou z najvýznamnejších hybridných pracovných výziev je udržanie pozitívnej pracovnej kultúry a uľahčenie efektívnej komunikácie. Ďalším problémom je definovanie konzistentných hybridných plánov, aby sa zabránilo prepracovaniu. Veľkým problémom môže byť aj nedostatočný prístup k zdrojom a podpore.