Spätná väzba vo firme – Ako to celé rozhýbať alebo ryba smrdí od hlavy

V záverečnom diele nášho seriálu o rozvíjaní kultúry spätnej väzby sa zameriame na širší organizačný kontext. Budeme sa zaoberať kľúčovou rolou manažmentu pri podpore prostredia, v ktorom sa spätnej väzbe darí. správanie alebo výkonu a ich vplyvu na okolie. slúžiť ako vzor a ako môže HR tím poskytovať potrebnú podporu pri pestovaní kultúry otvorenej komunikácie a neustáleho zlepšovania.

Vytváranie priaznivého prostredia

Aj keď firemnú kultúru tvoria všetci v organizácii bez ohľadu na svoju rolu, manažment je kľúčový pri nastavovaní základných pravidiel hry. Spätná väzba v komunikácii je pritom jedným z hlavných nástrojov na rozvoj jednotlivcov i celého tímu. Systém, procesy, osobný príklad, spôsob komunikácie – to všetko zohráva kľúčovú úlohu pri utváraní organizácie, ktorá otvorenosť a spätnú väzbu podporuje alebo jej (napríklad aj nevedome) bráni. Čomu by teda mal manažment venovať pozornosť?

1. Ak chceme pohnúť s kvalitou spätnej väzby v celej organizácii, musí sa to stať témou číslo jedna. Je potrebné využívať každú príležitosť na vysvetľovanie, prečo je feedback dôležitý, ako nám pomáha, zdieľať vlastné príbehy a skúsenosti.
2. Dlhodobo budujte mindset, že konštruktívna spätná väzba je nástrojom osobného a profesijného rozvoja, nie (len) prostriedkom hodnotenia výkonu. Povzbudzujte ostatných, aby spätnú väzbu vnímali ako príležitosť na učenie a zlepšovanie.
3. Tvorba psychologicky bezpečného prostredia začína taktiež na úrovni (top) manažmentu. Pokiaľ si požičiame definíciu od Amy Edmondson, ide o „presvedčenie, že nikto nebude potrestaný alebo ponížený za zdieľanie myšlienok, otázok, obáv alebo chýb“. Môžete sa preto pýtať sami seba: Dávame dostatočne najavo zraniteľnosť a ľudskú stránku, alebo skôr pôsobíme ako stroje na plnenie KPIs? Ako pracujeme s chybou? Koľko informácií zdieľame s celou organizáciou, sme dostatočne transparentní? Aký veľký priestor zaberáme na stretnutiach, na ktorých sa zúčastňujeme? Hovoríme hlavne my alebo dávame dosť priestoru aj ostatným?
4. Nezabúdajte, že ste lídri lídrov a slúžite pre nich ako „role model“. Prax, ktorú nastavíte (kvalitný individuálny feedback, frekvencia komunikácie, tímové retrospektívy, vyžadovanie spätnej väzby pre seba…), sa prepisuje do organizácie ďalej.
5. Pokiaľ vaši lídri prechádzajú rozvojovým programom, ktorého cieľom je zlepšiť komunikáciu a spätnú väzbu, venujte dostatočnú starostlivosť ich podpore po ukončení tréningu, aby dokázali naučené preniesť do svojej praxe a bežné rutiny. Minimálne to zaraďte ako bod agendy vašich 1:1 schôdzok.

Podpora rozvoja spätnej väzby na úrovni organizácie

Ako môže HR tím prispieť k zlepšeniu otvorenej komunikácie? Začnete poctivou analýzou, ako na tom aktuálne ste a ako vyzerá stav, do ktorého sa potrebujete dostať.

Možno zistíte, že rozdiel medzi „máme“ a „chceme“ nie je až tak zásadný a bude stačiť sa venovať špecificky niekoľkým tímom alebo lídrom.

• Pripravte sa na to, že sa jedná o veľký zmenový projekt so všetkým všade a bude to na dlho. Viditeľné výsledky môžete mať najskôr za pol roka, skôr za rok.
• Spoločne s top manažmentom z toho urobte tému, hovorte o ňom, kadiaľ chodíte. Vezmite si na pomoc ambasádorov, ktorí môžu na svojich príbehoch ukazovať, ako av čom je feedback užitočný. to k niečomu bude, ale teraz už viem, že…“)
• Bez základov to nepôjde. Pripravte vhodné tréningy na mieru, podľa cieľových skupín. Myslite na to, že školením to ale zďaleka nekončí, že váš cieľ je zmena toho, čo ľudia skutočne robia. začne byť nový a iný spôsob komunikácie normálny a pre ostatných už nebude také ťažké začať niečo robiť inak. Nezabudnite tiež, že ľudia vám budú občas odchádzať a prichádzať noví. Premyslite, ako kultúru spätnej väzby dostať aj do onboardingu.

Nevyhnutnou súčasťou analýzy súčasného stavu je aj posúdenie, aký vplyv na otvorenú komunikáciu majú vaše zdieľané hodnoty a kultúra všeobecne. Zamyslite sa:

• Čo hovoria vaše princípy, hodnoty a popísané prejavy správania sa o komunikácii a spätnej väzbe? Môžete sa o ne oprieť? Alebo ju naopak niečo z toho môže potenciálne blokovať?
• Aké správanie penalizujete?
• Aké správanie odmeňujete?
• Akými rituálmi, ktoré sú zanesené vo vašej kultúre, podporujete feedback? Sú niektoré, ktoré mu bránia?
• Akým spôsobom sa rozhodujete? Podporujete nesúhlas?

Formatívna spätná väzba ako rozvojový nástroj

Ďalším krokom, ktorý by manažéri a lídri tímov mali zohľadniť, je poskytovanie tzv. formatívne spätnej väzby. Tento typ spätnej väzby je kľúčový pre priebežný rozvoj zamestnancov aj tímov, pretože sa zameriava na procesy a konkrétne kroky vedúce k zlepšeniu, nie iba na konečné výsledky. Formatívna spätná väzba kombinuje konštruktívny prístup, kedy pomáha identifikovať oblasti na zlepšenie, a pozitívnu spätnú väzbu, ktorá oceňuje pokrok a motivuje zamestnancov k ďalšiemu úsiliu.

HR tímy môžu lídrom pomôcť tým, že ich naučia, ako poskytovať túto spätnú väzbu v pravidelných intervaloch av takej forme, ktorá podporuje otvorenú komunikáciu a psychologickú bezpečnosť. Vďaka tomu sa formatívna spätná väzba môže stať štandardnou súčasťou každodenného fungovania organizácie a podporiť kultúru učenia, inovácií a rastu.

Príklad pozitívnej spätnej väzby:

„Skvelá práca na poslednom projekte! Vaša schopnosť efektívne komunikovať s klientom a včas dokončiť všetky úlohy skutočne posunula celý tím dopredu. Naozaj oceňujem, ako ste do projektu priniesli nové nápady, ktoré klient veľmi pochválil. Len tak ďalej, teším sa na ďalšie projekty s vami!“

Príklad formatívnej spätnej väzby:

„Vidím, že na poslednom projekte ste vynaložili veľa úsilia a podarilo sa vám splniť všetky termíny. To je skvelé. Jedna vec, na ktorej by sme mohli zapracovať, je jasnejšia štruktúra reportov – napríklad zhrnutie na začiatku a konkrétne čísla v hlavnom texte. Mohlo by to klientom uľahčiť čítanie a rýchlejšie pochopenie kľúčových bodov. Ako by sme mohli tento prístup vyskúšať pri ďalšom projekte?“

Ako vyhodnocovať pokroky pri zavádzaní otvorenej komunikácie?

Povedali sme si, že ide o kultúrnu zmenu a beh na dlhú trať. Ako teda môžete sledovať a vyhodnocovať pokroky?

• U tréningov skúste požiadať účastníkov o sebereflexiu vlastných kompetencií pred as nejakým odstupom po školení. Pokiaľ okrem kvalitatívnych otázok použijete aj jednoduchú škálu k otázke „Keď svoje schopnosti spätnej väzby hodnotím celkovo, kde som?“ (1=veľa zle, 5=skvele), môžete sledovať zmeny na individuálnej úrovni aj celkový trend v organizácii.
• Ak používate 360° spätnej väzby, môžete zahrnúť aj tému komunikácie. 360° spätná väzba je tiež užitočný nástroj, ktorý poskytuje komplexný pohľad na výkon jednotlivca z rôznych perspektív, napríklad od kolegov, nadriadených alebo podriadených. Vďaka tomu môžete lepšie pochopiť komunikačné vzorce a oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie.
• Určite pridajte otázky ku kvalite spätnej väzby aj do vašich celofiremných dotazníkov a sledujte trend. Častou praxou je možnosť na dotazník odpovedať anonymne alebo sa na záver podpísať. Podiel podpísaných dotazníkov môže tiež vysielať určitý signál o otvorenosti komunikácie vo vašej organizácii. Ostatne aj samotné percento účasti o niečom vypovedá.

Keď to celé zhrnieme

Pestovanie kultúry spätnej väzby v širšom organizačnom kontexte hybridného pracoviska si vyžaduje spoločné úsilie na všetkých úrovniach. Pokiaľ ale manažment udáva tón a slúži ako vzor a HR tím poskytuje potrebnú podporu, môže organizácia oveľa rýchlejšie as menším úsilím vytvoriť prostredie, kde sa darí otvorenej komunikácii, rastu a neustálemu zlepšovaniu.

Čo robiť:

1. Začnete pri sebe – ako manažment podporujte kultúru spätnej väzby všetkým, čo robíte.
2. Zistite, čo potrebujete zmeniť, a pripravte sa na maratón, nie šprint.
3. Naplánujte konkrétne kroky a merajte pokrok.

Čomu sa vyhnúť:

1. Neprehliadajte dôležitosť zladenia základných hodnôt a kultúry s kultúrou otvorenej komunikácie.
2. Nepodceňujte vplyv manažmentu na tímových lídrov, ktorých sami vedú.
3. Nečakajte výsledky za mesiac.

A na čo že vám to celé bude? Kvalitná spätná väzba vašej organizácii pomôže k:

• Väčšiu angažovanosť a motiváciu ľudí.
• Rýchlejšiemu rozvoju členov tímu a lepšiemu využitiu ich potenciálu.
• Vyššie výkonnosti a inovatívnosti.

Týmto náš seriál uzatvárame. Preskúmali sme stratégie osobného rastu prostredníctvom efektívnej spätnej väzby, objavili techniky na zlepšenie tímovej spolupráce a odhalili úlohu manažmentu a HR tímov pri rozvíjaní organizačnej kultúry spätnej väzby. Našou ambíciou bolo vybaviť vás praktickými tipmi na využitie sily spätnej väzby v dynamickom hybridnom pracovnom prostredí.

Vydajte sa na cestu k premene svojho pracoviska, kde bude vládnuť otvorená komunikácia, rast a spolupráca. Majte odvahu, nebojte sa experimentovať a učiť z chýb. A predovšetkým – usilujte sa o to, aby váš feedback bol vždy láskavý a úprimný.