Kontrolný onboarding checklist: Ako rýchlo zariadiť, aby sa noví zamestnanci cítili ako doma?

Júlia Čuláková

máj 30, 2022 18 min čítanie

Keď prijímate nových zamestnancov, nechcete, aby sa cítili zahltení a zmätení. Cieľom dobre vykonaného nástupného procesu je, aby sa noví zamestnanci rýchlo cítili ako doma a mohli sa čoskoro stať produktívnymi článkami firmy.

V tomto blogovom príspevku sa s vami podelíme o nástupný kontrolný zoznam – checklist. Vďaka tomuto sprievodcovi môžete zaistiť, aby boli vaši noví zamestnanci plne pripravení na svoje úlohy už od prvého dňa. Pripravili sme pre vás niekoľko náborových šablón, ktoré môžete použiť na prípravu úžasného nástupného dňa.

Čo je onboarding checklist?

Kontrolný zoznam pre novo prichádzajúcich je nástroj, ktorý pomáha manažérom a personalistom správne uviesť nových zamestnancov do firmy. S takýmto kontrolným zoznamom si môžete byť istí, že novým zamestnancom odovzdáte všetky nástupné informácie a základy, ktoré potrebujú, aby v okamihu nabrali potrebné skúsenosti.

Onboarding checklist nájde svoje využitie v mnohých sférach, najmä v personálnom oddelení a počas prvých dní či týždňov v novom zamestnaní. Pomôže hneď od začiatku úspešne naštartovať kariéru každého nového zamestnanca a znížiť fluktuáciu vašich zamestnancov, rovnako ako zabrániť tomu, aby noví zamestnancom prešli zlým nástupným procesom.

Výhody zavedenia kontrolného zoznamu

#1 Úspora času

Pokiaľ máte zoznam úloh, ktoré je u každého nového zamestnanca potrebné splniť, môžete ušetriť čas tým, že ich odovzdáte príslušným členom tímu. Nebudete tak strácať čas školením nových zamestnancov o tom, čo by už mali poznať.

Ide tiež o úsporu času tým, že budete mať už k dispozícii zdroj informácií pre všetky potreby a nebudete musieť znova zbierať informácie, kedykoľvek niekto nastúpi na novú pozíciu. Proces nástupu nových zamestnancov je náročný na prípravu, ale investovaný čas sa vám, nielen vašim manažérom, rýchlo vráti v podobe základného povedomia o nástupe vo vašej firme.

#2 Lepšia organizácia

Vďaka správnemu onboarding checklistu si môžete byť istí, že každý nový zamestnanec prejde rovnakým školením a bude mať rovnaké základy. Tak nebude dochádzať k nejasnostiam ohľadom toho, čo treba urobiť alebo kto je za čo zodpovedný. Vyhnete sa tiež zdvojovaniu úsilia, ušetríte náklady na nástup a nástupné materiály a zaistíte, že budú všetci na rovnakej vlne a budú pracovať v záujme úspechu nástupného procesu.

#3 Zlepšenie zamestnaneckých skúseností

Predstavte si, ako by ste boli zmätení, keby ste nastúpili do novej práce a niekto vám dal zoznam úloh bez jasných inštrukcií. Tomu pomáha zabrániť kontrolný zoznam tak, že novým zamestnancom poskytuje podrobného sprievodcu ďalšími krokmi.

Stály nástupný proces znamená nielen to, že každý od začiatku presne vie, čo sa od neho očakáva, ale taktiež sa môže lepšie zoznámiť s firemnou kultúrou a povinnosťami pri nástupe.

#4 Zvýšená produktivita

Keď sa noví zamestnanci cítia vo svojich rolách pohodlne a sebaisto, je pravdepodobnejšie, že budú produktívne. Tým, že im poskytnete nástroje, ktoré potrebujú k úspechu, a so zavedeným skvelým nástupným procesom im dáte najlepšiu šancu na úspech a dosiahnutie ich výkonnostných cieľov.

Onboarding checklist: X kľúčových prvkov

#1 Fáza pred nástupom do zamestnania

V tejto fáze prvýkrát oslovíte nového zamestnanca na začatie nástupného procesu. V tomto období by ste mu tiež mali zaslať informácie o spoločnosti a ich úlohe. Túto príležitosť môžete využiť aj na zodpovedanie všetkých otázok týkajúcich sa práce alebo spoločnosti.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

uvítací list od generálneho riaditeľa alebo vedenie spoločnosti – na to, aby sa nový zamestnanec od začiatku cítil ocenený, nemusí byť dlhý
prehľad spoločnosti a jej kultúry – napríklad v podobe videa, článku alebo prezentácie, ktorá predstaví poslanie a víziu spoločnosti
kópia príručky pre zamestnancov – skvelý zdroj informácií, ktorý môžu mať noví zamestnanci po ruke
opis práce a očakávania – aby ste sa uistili, že nový zamestnanec vie, čo jeho rola obnáša
zoznam kontaktov – môže zahŕňať personálne oddelenie, ich priameho nadriadeného, obchodný zástupca, zákaznícku podporu a ďalších členov tímu, s ktorými budú
spolupracovať, a tiež adresu sídla spoločnosti
podrobnosti o nástupnom procese – zoznam povinností môže novému zamestnancovi pomôcť zistiť, čo môže očakávať, a pripraviť sa na prvý deň
informácie o dresscode, kódexe správania, pracovnom čase alebo akýchkoľvek ďalších relevantných zásadách spoločnosti a pokynoch pre firemnú kultúru
uvítací balíček – môže obsahovať reklamné predmety firmy, uvítací list či čokoľvek ďalšie, vďaka čomu sa nový zamestnanec bude cítiť ako súčasť tímu

Vďaka tejto fáze získa nový zamestnanec možnosť zoznámiť sa s firmou a svojou rolou ešte pred jeho prvým dňom. Môže tak prísť do práce pripravený a nadšený, že môže začať pracovať, zatiaľ čo vy si môžete byť istí, že máte od samého začiatku postarané o spokojnosť zamestnancov. Samozrejme sa môžu objaviť spontánne príležitosti na doplnenie zoznamu, takže ho zatiaľ považujte za úvodné.

#2 Priechod papierovaním

Ďalšia fáza efektívneho nástupného procesu sa týka papierovania. V tejto fáze bude potrebné zhromaždiť všetky potrebné dokumenty pre nástup nového zamestnanca, aby ich mohol vyplniť ešte pred príchodom do práce.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

návrhy a konečná verzia zmluvy – môže ísť o ponuku zamestnania, formuláre pre prijatie do zamestnania, pracovnú zmluvu a ďalšie relevantné nástupné dokumenty
formulár pre priamu úhradu – tak môže zamestnanec dostávať výplatu včas
kompletný prehľad benefitov – môže zahŕňať informácie o zdravotnom poistení, pláne dôchodkového sporenia a ďalších firemných výhodách
príručka pre zamestnancov – skvelý zdroj informácií, ktorý môžu mať noví zamestnanci po ruke
daňové formuláre – pomôžu novému zamestnancovi pri prvých splátkach daní

Touto fázou je potrebné prejsť, aby ste sa uistili, že má nový zamestnanec všetky potrebné dokumenty ešte pred svojím prvým dňom, aby mohol začať pracovať a postúpiť k ďalším krokom vášho pevného nástupného procesu.

#3 Príprava zložky zamestnanca

Potom, čo ste zhromaždili všetky potrebné dokumenty, musíte založiť zložku zamestnanca. Tu budete uchovávať všetky jeho relevantné dokumenty a informácie, ktoré môžu zahŕňať kontaktné údaje, číslo poistenca a kontaktné údaje pre prípad núdze.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

kópia žiadosti o zamestnanie – pre prípad, že by ste ju potrebovali v budúcnosti
kópia životopisu – môže vám pomôcť udržať si prehľad o kvalifikácii nového zamestnanca
kópia pracovnej zmluvy – skvelá referencie ako pre zamestnancov, tak pre zamestnávateľov
dane a dokumenty predložené zamestnancom
zoznam referencií – môže byť užitočný v budúcnosti
zoznam ďalších požadovaných dokumentov – vrátane vodičského preukazu, kartičky poistenca, formulárov pre zamestnancov alebo poistných zmlúv atď.
kontaktné údaje pre prípad núdze – vedúci pracovníci pri nástupe do zamestnania ich budú chcieť mať pre všetky prípady po ruke
záznamy o previerkach
výpoveď alebo oznámenie o ukončení pracovného pomeru – po ukončení nástupu do zamestnania

Touto fázou je potrebné prejsť, aby ste mali všetky potrebné informácie o novom zamestnancovi na jednom mieste. Takto k nim budete mať ľahký prístup, keď budete pri nástupnom procese potrebovať nejaké informácie, a budete mať všetko pripravené, pokiaľ sa niečo zvrtne.

#4 Interné predstavenie nového zamestnanca

Teraz, keď máte všetko pripravené, je čas predstaviť nového zamestnanca zvyšku spoločnosti. Ide o zásadný krok k tomu, aby sa nový zamestnanec cítil ako vítaná súčasť tímu.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

uvítací e-mail od personálneho oddelenia – skvelý spôsob, ako nadviazať dobré vzťahy
oznámenie od nadriadeného – môže obsahovať niekoľko informácií o novom zamestnancovi a jeho úlohe v spoločnosti
uvítací odkaz od tímu – príjemná pozornosť, ktorá novému zamestnancovi uľahčí zoznámenie s firemnou kultúrou
všetky dôležité informácie o novom zamestnancovi – vrátane dátumu nástupu, pracovnej pozície, plánu predstavenia tímu a kontaktných údajov

Touto fázou treba prejsť, aby všetci vo firme o novom zamestnancovi vedeli a mohli s ním ihneď začať pracovať. Zároveň sa ohľadom svojich povinností všetci naladia na rovnakú vlnu (a nebudú sa báť, že im nový zamestnanec preberie prácu), čím môžu prispieť k efektívnemu procesu nástupu.

#5 Pridelenie mentora alebo dobrovoľníka

Bolo by dobré prideliť novému zamestnancovi počas nástupu mentora alebo dobrovoľníka, ktorý by zodpovedal všetky jeho otázky týkajúce sa spoločnosti alebo práce. Mohol by tiež nového zamestnanca vykonať po kancelárii a zoznámiť ho s ďalšími ľuďmi.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

zoznam potenciálnych mentorov alebo dobrovoľníkov – krátky zoznam niekoľkých súčasných zamestnancov, o ktorých si myslíte, že by si s novým zamestnancom rozumeli
úvodný e-mail – uveďte niekoľko informácií o novom zamestnancovi, jeho úlohe v spoločnosti a o tom, čo od mentora alebo sobrovoľníka očakávate
individuálne stretnutie medzi novým zamestnancom a jeho mentorom alebo dobrovoľníkom – skvelá príležitosť, aby sa vzájomne spoznali a začali spolupracovať
zoznam úloh pre mentorov alebo dobrovoľníkov pri nástupe do zamestnania – sem patrí napríklad vykonanie nového zamestnanca po kancelárii, predstavenie ostatným ľuďom, vedenie školenia a zodpovedanie prípadných otázok.

Touto fázou musíte prejsť, aby nový zamestnanec prešiel čo najlepším nástupným procesom. Vďaka tomu sa bude v novom prostredí cítiť istejšie a bude mať niekoho, na koho sa môže obrátiť s prípadnými otázkami.

#6 Poskytnutie zariadenia a prístupu k potrebným nástrojom

Ďalšia fáza zahŕňa poskytnutie novému zamestnancovi všetkých zariadení a prístupov ku všetkým nástrojom potrebným na jeho prácu. Pokiaľ to urobíte vopred, ušetríte si veľa času.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť do tejto fázy tiež zahrnúť:

notebook alebo stolný počítač – nevyhnutný nástroj pre väčšinu kancelárskych prác
firemná e-mailová adresa – hlavný spôsob komunikácie s kolegami
prístup k potrebnému softvéru – vrátane nástrojov na nástup zamestnancov, online portálov, nástupného softvéru alebo nástrojov na riadenie projektov
zoznam ďalších potrebných nástrojov – firemný telefón, vizitky, prístupové karty alebo pokyny na prístup k firemnej kreditnej karte atď.
často kladené otázky a pokyny na nastavenie zariadenia alebo nástrojov – užitočný zdroj informácií pre nového zamestnanca
zoznam hesiel k zariadeniam a nástrojom – aby ich nový zamestnanec mohol začať ihneď používať

Touto fázou musíte prejsť, aby proces nástupu nového zamestnanca prebehol bez akýchkoľvek prieťahov. Vaši noví zamestnanci sa navyše budú pri nástupe do novej práce cítiť lepšie pripravení a istejší, pokiaľ budú mať všetky potrebné nástroje a informácie vopred.

#7 Predstavenie kolegom

Napokon nastal prvý deň vášho nového zamestnanca. Teraz je vašou úlohou predstaviť ho kolegom.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

zoznam ľudí, s ktorými sa bude stretávať – môže sa jednať o členov tímu, vedúci nástupného procesu alebo ďalších kolegov
e-mailové predstavenie – spôsob, ako môže nový zamestnanec pozdraviť svojich kolegov ešte pred osobným stretnutím
plán schôdzok – zoznam časov a miest schôdzok nového zamestnanca v priebehu dňa
uvítací obed alebo schôdzky pri káve – udalosti, kedy sa všetci stretnú a utuží kolektív
predstavenie od nadriadeného – aby sa nový zamestnanec cítil lepšie a vykročil správnou nohou
prehliadka kancelárie – pokiaľ pracujete priamo na pracovisku, môže sa jednať o skvelý spôsob, ako novému zamestnancovi ukázať, kde sa čo nachádza a ako sa v kancelárii pohybovať
plán na prvý týždeň s kolegami – aby sa nový zamestnanec ľahko zžil so svojou novou prácou a mal všetko, čo potrebuje

Touto fázou musíte prejsť, aby si nový zamestnanec mohol ihneď začať budovať vzťahy so svojimi spolupracovníkmi, čo môže byť pre efektívny nástupný proces kľúčové.

#8 Nastavenie denných/týždenných schôdzok jeden na jedného pre kontrolu pokroku

Ide o výborný spôsob, ako zistiť, ako nový zamestnanec postupuje, a zistiť, či získal nejakú spätnú väzbu od zamestnancov. Schôdzky môžu prebiehať buď online, alebo offline, podľa vašich preferencií (a samozrejme aj časových možností).

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

zoznam tém na diskusiu – aby ste boli vy aj nový zamestnanec pripravení
harmonogram – aby ste mohli dopredu naplánovať ďalšie efektívne kroky nástupného procesu
program na každú kontrolnú schôdzku – aby sa diskusia držala témy
zoznam otázok, ktoré treba položiť – môže slúžiť ako východiskový bod pre každú kontrolnú schôdzku
pokyny a osvedčené postupy – užitočný spôsob, ako zabezpečiť, aby bol každý kontrolný rozhovor produktívny a prebehol hladko
zoznam materiálov po nástupe, ktoré treba pripraviť pre obe strany – súčasťou môže byť napríklad zoznam úloh, správy o pokroku alebo otázky
nástupný dotazník pre zamestnancov

Touto fázou je potrebné prejsť, aby ste mali prehľad o výkonnosti nového zamestnanca. Budete mať tiež príležitosť poskytovať pravidelnú spätnú väzbu a zistiť ich názor na to, ako prebieha úvodné stretnutie so zamestnancami.

#9 Stanovenie cieľov pre prvých 30/60/90 dní v zamestnaní

Pre každé zamestnanie sú charakteristické iné kariérne ciele a úlohy. Musíte si s novým zamestnancom sadnúť a stanoviť realistické ciele pre prvých 30, 60 alebo 90 dní v na novom zamestnaní. To mu pomôže udržať si sústredenie a motiváciu pri nástupe na novú pozíciu. Krátkodobé aj dlhodobé ciele sú neoddeliteľnou súčasťou úspešného nástupného plánu.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

zoznam cieľov pre prvých 30/60/90 dní – zamestnanca nič nerozptýli a udrží si správny smer
časový plán pre každý cieľ – pomôže novému zamestnancovi zistiť, čo treba urobiť a dokedy
pokyny pre každý cieľ – užitočný spôsob, ako zabezpečiť, aby nový zamestnanec vedel, čo sa od neho očakáva
zoznam nástupných zdrojov – veľmi užitočný, ak nový zamestnanec potrebuje pomoc s dokončením niektorého z cieľov

Touto fázou musíte prejsť, aby nový zamestnanec jasne pochopil, čo sa od neho v jeho novej úlohe očakáva. Zoznam cieľov vám pomôže kontrolovať jeho pokrok a zabezpečiť, aby bol zamestnanec na správnej ceste k úspešnému dokončeniu celého nástupného procesu.

#10 Hodnotenie a spätná väzba

Poslednou fázou je vyhodnotenie výkonu nového zamestnanca a poskytnutie spätnej väzby. To môže byť jednou z najdôležitejších častí procesu, pretože vám pomôže určiť, či sa nový zamestnanec na danú pozíciu hodí, alebo nie. Ani ten najúspešnejší nástupný proces nemusí viesť k tomu, že budete mať toho najlepšieho zamestnanca.

Niekoľko veci, ktoré môžete chcieť v tejto fáze tiež zahrnúť:

hodnotenie výkonnosti – pomocou tohto hodnotenia môžete posúdiť, ako dobre nový zamestnanec pracuje
zoznam spätnej väzby – aby ste novému zamestnancovi poskytli konštruktívne pripomienky
plán budúceho rozvoja – užitočný spôsob, ako zabezpečiť, aby nový zamestnanec vo svojej funkcii ďalej rástol a rozvíjal sa
písomné hodnotenie – slúži na to, aby mal nový zamestnanec záznam o svojom výkone
schôdzka na hodnotenie – príležitosť na diskusiu o jeho výkone
kontrolný telefonát – kontaktujte nového zamestnanca, aby ste zistili, ako sa mu darí
formulár pre zamestnaneckú spätnú väzbu alebo nástupný dotazník – získajte názor nového zamestnanca na jeho skúsenosti

Touto fázou musíte prejsť, aby ste mohli zhodnotiť výkon nového zamestnanca a určiť oblasti, ktoré treba zlepšiť. Navyše tak budete mať príležitosť poskytnúť mu spätnú väzbu a pomôcť mu prispôsobiť sa jeho novej práci.

Po vyhodnotení môžete posúdiť výkon nového zamestnanca a rozhodnúť, či sa na danú pozíciu hodí. To vám pomôže určiť, či treba vykonať nejaké zmeny do budúcnosti.

Úspešný nástupný proces so Sloneekom

Ako vidíte, pre nástup nového zamestnanca je potrebných veľa vecí. Vďaka vytvoreniu onboarding checklistu môže byť tento proces hladší a efektívnejší.

Môžete pre to však urobiť ešte oveľa viac – stále treba mať pod kontrolou znalosť nástupného procesu v celej spoločnosti, inak hrozí, že poskytovaný nástupný proces nebude kvalitný. A k tomu by sa vám mohol hodiť solídny nástupný softvér.

Používanie nástrojov pre správu talentov pozitívne ovplyvňuje angažovanosť zamestnancov, posilňuje firemnú kultúru, uľahčuje proces ročného hodnotenia a manažérom i personalistom oveľa viac uľahčuje komplexné procesy, ako je riadenie ľudských zdrojov.

Sloneek vám môže pomôcť zefektívniť nástupný proces zamestnancov pomocou ľahko použiteľného softwaru.

Sloneek vám umožní:

urobiť z dobre vykonaného nástupného procesu skvelý zážitok pre všetkých zúčastnených
uchovávať všetky záznamy o zamestnancoch v jednom online nástupnom portáli
mať plný prehľad o procese nástupu zamestnancov do zamestnania
automatizovať ďalšie zdĺhavé úlohy v oblasti ľudských zdrojov, ako sú registračné postupy, výukové programy, šablóny pre nástup, kontrolné zoznamy a hodnotenie kompetencií
znížiť nástupné náklady
ľahko prijímať nových zamestnancov

S nástrojmi pre nástupný proces zamestnancov, ako je Sloneek, môžete ľahko vytvoriť a spravovať efektívny nástupný program, aby ste sa mohli sústrediť na to, čo je dôležité – aby sa vaši noví zamestnanci cítili ako doma.

Záver

Úspešne vykonaný nástupný proces je cenný ako pre zamestnávateľov, tak pre zamestnancov. Ak máte k dispozícii šablónu kontrolného zoznamu pre nových zamestnancov, môžete si byť istí, že vaši noví zamestnanci budú vo firme riadne privítaní a budú mať k dispozícii všetky informácie a nástroje, ktoré potrebujú na to, aby pracovali efektívne.

Vďaka takému kontrolnému zoznamu môžete predísť zdvojenému úsiliu, ušetriť čas a zlepšiť skúsenosti nových zamestnancov. Vďaka strategickému procesu, ktorý sa dá ľahko opakovať pre všetkých novo prichádzajúcich zamestnancov do vašej spoločnosti, je úspech pri nástupe na pracovisko takmer zaručený.