Jak změnila novela zákoníku práce elektronické smlouvy a práci na dálku – 3.část
Novela zákoníku práce reflektuje také nové trendy – práci z domova a digitalizaci administrativy. Pokud jde vaše firma naproti hybridnímu režimu, určitě vás bude čekat úprava nových i stávajících pracovních smluv právě s ohledem na práci na dálku.
Pracovat na dálku můžete pouze se smlouvou
Práci z domu bude nově možné vykonávat jen na základě písemné dohody. Výjimkou samozřejmě bude situace, kdy bude písemně nařízena na základě opatření vydaného orgánem veřejné moci. Čímž jsou myšleny především hraniční situace, jakou byla například koronavirová pandemie. Samozřejmě to může nastat pouze v případě, že povaha práce výkon na dálku umožnuje a zaměstnanec bude mít místo, kde ji vykonávat.
Výpovědní doba u dohody o práci na dálku činí standardně 15 dnů, bude však možné dohodnout i odlišnou dobu za předpokladu, že bude pro obě strany stejná. Návrh rovněž umožňuje, aby se strany dohodly, že závazek z dohody nemůže vypovědět ani jedna ze stran.
V rámci diskuzí o práci z domu není možné se nevyhnout otázce proplacení nákladů, které zaměstnanci vzniknou. I na to zákonodárci mysleli.
Podle novely máte právo na uhrazení nákladů ve výši, kterou náležitě prokážete, nebo v podobě paušální částky, pokud jste se se zaměstnavatelem nedohodli jinak nebo to jinak nestanovil vnitřní předpis.
Zaměstnavatel se zaměstnancem si nicméně mohou také předem písemně sjednat, že náhrada nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku zaměstnanci nepřísluší – což je změna oproti prvotním návrhům, které s náhradou nákladů počítaly plošně.
Zeptali jsem se na podrobnosti k práci na dálku…
Odpovídá Barbora Klimešová z advokátní kanceláře Bříza & Trubač.
Jak může zaměstnanec o práci na dálku zažádat?
Obecně je práce na dálku ponechána na dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Výjimkou jsou situace, ve kterých je možné práci na dálku zaměstnanci nařídit (např. na základě opatření orgánu veřejné moci, pokud to povaha vykonávané práce umožňuje a místo výkonu práce je způsobilé). U chráněných skupin zaměstnanců, jako jsou těhotné ženy, osoby pečující dítě do 9 let nebo jinou osobu závislou na jejich pomoci, je nově stanovena povinnost zaměstnavatele písemně odůvodnit případné zamítnutí žádosti o výkon práce na dálku, a to bez zbytečného odkladu.
Pokud by zaměstnanec nespadal do některé kategorie chráněných skupin zaměstnanců, zaměstnavatel nemá povinnost na žádost reagovat, resp. nemusí její případné zamítnutí písemně odůvodnit.
Pokud se má práce dá z povahy věci vykonávat doma, a požádám zaměstnavatele o možnost ji odtud vykonávat, na jakém základě může mou žádost odmítnout? A na koho se zaměstnanec může obrátit, pokud mu důvody odmítnutí přijdou liché?
Zaměstnavatel má povinnost písemně odůvodnit případné zamítnutí žádosti o výkon práce na dálku v případě, že patříte do některé kategorie chráněných skupin zaměstnanců (např. těhotné ženy, osoby pečující dítě do 9 let). Pokud vaši žádost zaměstnavatel zamítne, musí ji písemně odůvodnit, ale je na zaměstnavateli, jak své rozhodnutí odůvodní. Zaměstnavatel však nemůže své rozhodnutí založit na diskriminačních důvodech (např. pohlaví, národnost). V takovém případě můžete podat podnět na Státní úřad inspekce práce nebo se obrátit na soud.
Pokud už firma částečnou práci z domova praktikuje (ať už na základě ústní domluvy se zaměstnanci, nebo vnitřním předpisem), bude nutné, aby u nově nastupujících zaměstnanců práci z domova ošetřila už písemně? Nebo bude možné na dálku pracovat na základě domluvy jako dosud? (A jak to bude v případě stávajících zaměstnanců? Budou muset uzavřít písemnou dohodu zpětně?)
Nová úprava stanoví povinnost pro zaměstnavatele ve lhůtě 1 měsíce od účinnosti, tedy do konce října 2023, uzavřít písemnou dohodu o výkonu práce na dálku, pokud taková smlouva se zaměstnancem pracujícím z domova nebyla dosud uzavřena. Tedy i v případech, že zaměstnanci doposud pracovali z domova na základě ústní domluvy nebo vnitřního předpisu, musí uzavřít novou dohodu o práci na dálku. U zaměstnanců nastupujících po 1. říjnu už by taková dohoda měla být součástí standardního smluvního balíčku.
Novela by měla zpřístupnit také práci na dálku pro těhotné zaměstnankyně, rodiče, kteří pečují o dítě mladší devíti let, a zaměstnance, kteří se starají o osoby závislé na jejich péči. Ti mají právo žádat o výkon práce na dálku, zaměstnavatel jim však nemusí vyhovět. Na koho se mohou zaměstnanci obrátit, pokud jim bude zdůvodnění připadat irelevantní?
V těchto případech má zaměstnavatel povinnost se žádostí zabývat a pokud ji zamítne, musí ji písemně odůvodnit. Je ale na zaměstnavateli, jak své rozhodnutí odůvodní, avšak nemůže své rozhodnutí založit na diskriminačních důvodech (např. pohlaví, národnost). V takovém případě lze podat podnět na Státní úřad inspekce práce nebo se obrátit na soud.
Lidé pracující z domu budou moci dostávat od zaměstnavatele náhradu nákladů za plyn, elektřinu nebo vodu, které spotřebují během pracovní doby. Hodinovou částku, která by nepodléhala dani, stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí. Víme, o jakou částku se jedná? A kde bude uvedena? V důvodové zprávě k novele se uvádělo, že by částka mohla činit 2,80 koruny…
Novela dává zaměstnavateli a zaměstnanci na výběr, jak bude náhrada těchto nákladů probíhat. V zásadě jsou možné tři způsoby. Buď bude zaměstnanec pravidelně zaměstnavateli vykazovat, jaké náklady mu ve spojitosti s prací z domova vznikly, nebo mu bude zaměstnavatel platit paušální měsíční částku za veškeré jeho náklady, a to ve výši, kterou stanoví vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí. Výši této paušální náhrady si mohou zaměstnavatel se zaměstnancem smluvně ujednat i vyšší než paušál stanovený Ministerstvem práce a sociálních věcí, avšak tato možnost se týká pouze zaměstnavatelů v soukromém sektoru (tuto volbu tedy nemají tzv. nepodnikatelské subjekty jako je stát, samospráva nebo veřejné školy). Poslední variantou je, že se zaměstnanec může se zaměstnavatelem dohodnout, že náhrada nákladů zaměstnanci nepřísluší.
Ministerstvo práce a sociálních věcí v aktuální vyhlášce stanovilo paušální částku ve výši 4,60 Kč za započatou hodinu práce. Výše této částky bude revidována opět 1. ledna a pak každý rok. resp. v mimořádném termínu dojde-li ke změně nejméně o 20 % v porovnání s paušální částkou naposledy stanovenou vyhláškou.
Změny v elektronickém doručování důležitých dokumentů
Na digitální dobu reaguje novela také v oblasti zasílání elektronické pošty. Výrazně se zjednoduší uzavírání některých dokumentů, např. pracovních smluv nebo i dohod o skončení pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatelé tedy nyní mohou uzavírat pracovní smlouvy a jiné v zákoně uvedené dokumenty zjednodušenou formou v elektronické podobě a zaslat je na zaměstnancům na jejich e-mail. Musí se však jednat o soukromou e-mailovou adresu, nikoliv zaměstnancův pracovní email.
Velkým zjednodušením je také zrušení uznávaného elektronického podpisu pro případ doručování vyjmenovaných dokumentů, kvůli kterému se digitální smlouvy dosud využívaly zřídka. (Zrušení nutnosti uznávaného elektronického podpisu se netýká písemností doručovaných i nadále do vlastních rukou.)
Od elektronicky zaslaných dokumentů má pak zaměstnanec právo písemně odstoupit od okamžiku jejich uzavření, nejpozději však do 7 dnů ode dne jejich doručení.
Striktnější podmínky pro doručování – tedy doručení do vlastních rukou – se budou nadále týkat:
- doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti (mimo dohodu o skončení pracovního poměru a DPP/ DPČ),
- doručení odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa,
- mzdových a platových výměrů.
Zeptali jsme se advokátky…
Odpovídá Barbora Klimešová z advokátní kanceláře Bříza & Trubač.
Pokud zaměstnanec nemá datovou schránku, může využít i svůj osobní e-mail?
Vedle datové schránky je umožněno doručovat i na e-mail zaměstnance, který však nesmí být v dispozici zaměstnavatele (tj. nemůže se jednat o e-mailovou adresu např. jméno.příjmení@názevspolečnosti.cz). V případě doručování dokumentů, které mají být doručeny do vlastních rukou musí zaměstnavatel nejdříve zaměstnance písemně informovat o podmínkách elektronického doručování, k čemuž zaměstnanec musí udělit písemný souhlas v samostatném prohlášení a poskytnout svou emailovou adresu. Svůj souhlas pak může zaměstnanec kdykoli opět písemně odvolat.
Nově již také nebude v případě doručování písemností do vlastních rukou e-mailem vyžadováno potvrzení o přijetí písemnosti zaměstnancem. V případě, že přijetí písemnosti zaměstnanec nepotvrdí, bude se považovat za doručenou 15. den od jejího odeslání.
Pokud firma elektronickou cestu nevyužívá, může si zaměstnanec nárokovat to, aby s ním elektronicky komunikovala?
Nemůže. Zaměstnavatel má právo za stanovených podmínek využít kterýkoliv ze stanových způsobů doručování.
V předchozích dílech si můžete přečíst:
1. díl – Jaké oblasti pracovněprávních vztahů novela upravuje? Kdy nastoupila v účinnost?
