Personálny audit ako pomocník pri optimalizácii nákladov a identifikácii rizík

Personálny audit (alebo tiež HR audit) je strategický nástroj, ktorý pomáha firmám zhodnotiť ich ľudské zdroje, efektivitu procesov a celkové finančné zdravie podniku z pohľadu HR. Cieľom auditu je zistiť, či sú ľudské zdroje optimálne využívané, či sú správne nastavené procesy náboru, rozvoja a odmeňovania zamestnancov a či firma dodržiava zákonné požiadavky v oblasti pracovného práva a riadenia ľudských zdrojov.

Personálny audit sa zameriava na nasledujúce oblasti:

• Organizačná štruktúra – preskúmanie hierarchie, zodpovedností a efektivity riadenia.
• Procesy a postupy – hodnotenie náboru, školení, hodnotenia výkonu a kariérneho rastu zamestnancov.
• Efektivita práce – analýza pracovného zaťaženia, produktivity a využitia talentu v organizácii.
• Firemná kultúra a spokojnosť zamestnancov – meranie motivácie, angažovanosti a pracovného prostredia.
• Súlad s legislatívou – kontrola dodržiavania pracovnoprávnych predpisov a interných smerníc.
• Personálne náklady – analýza mzdových nákladov, benefitov a ďalších výdavkov spojených so zamestnancami.

Interný vs. externý audit

Externý personálny audit vykonávajú nezávislí odborníci, ktorí nie sú zamestnancami organizácie. Tým je zaistená objektivita a nestrannosť hodnotenia. Interný audit realizujú zamestnanci organizácie, čo môže viesť k nižšej miere objektivity, aj keď môže byť dôvernejší pri zbere interných informácií a dát, napr. z interného HR systému.

Externý audit sa často vzťahuje aj na nezávislé posúdenie finančného zdravia firmy. Pomáha odhaliť nedostatky a odporučiť opatrenia na zlepšenie. Pri hodnotení finančného zdravia firmy sa využívajú ukazovatele ako rentabilita, likvidita a zadlženosť. Sleduje sa, aký je cash flow a pomer výnosov k nákladom. Personálny audit môže pomôcť odhaliť oblasti, kde je možné znížiť náklady bez negatívneho vplyvu na produktivitu zamestnancov.

Uľahčite si prácu vďaka HR systému

Zber a analýzu dát môže výrazne zefektívniť HR systém. Napríklad modul People Analytics od Sloneeka ponúka komplexný súbor nástrojov, ktoré umožňujú riadenie ľudských zdrojov na základe dát a môžu výrazne zlepšiť presnosť personálneho auditu vo firme. Ako vám môže Sloneek pomôcť?

1. Komplexný zber a vizualizácia dát – Sloneek poskytuje predpripravené HR analytické dashboardy zobrazujúce kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI), ako sú rast, retencia, počet zamestnancov, kariérny rozvoj a absencie. Tieto dashboardy zahŕňajú popisnú aj prediktívnu analytiku, čo umožňuje detailnú analýzu súčasných trendov aj budúcich prognóz.
2. Prehľad o zručnostiach zamestnancov – Platforma ponúka rýchly prehľad o zručnostiach v rámci organizácie, čo umožňuje jednoduché sledovanie a porovnávanie kompetencií. Táto funkcia pomáha identifikovať medzery v zručnostiach a hodnotiť ich rozloženie a vývoj – čo je kľúčový prvok personálneho auditu.
3. Analýza náborového procesu – Sloneek umožňuje detailné sledovanie metrík náboru, vrátane počtu otvorených pozícií, priebehu uchádzačov v jednotlivých fázach, času potrebného na obsadenie pozícií a priemernej dĺžky náboru. Tieto dáta sú zásadné na vyhodnotenie efektivity náborových procesov počas auditu.
4. Správa dokumentov a pracovných nástrojov – Systém poskytuje prehľad o firemných dokumentoch a pracovných nástrojoch vrátane ich aktuálneho stavu a významu. Môžete analyzovať dáta, ako je počet firemných dokumentov a nástrojov, ich rozdelenie podľa typu a stavu alebo priemerný počet nástrojov na zamestnanca, čo uľahčuje efektívnu správu týchto zdrojov.
5. Podpora medzinárodných a hybridných tímov – Sloneek umožňuje riadenie medzinárodných a hybridných tímov vďaka reportom rozdeleným podľa pracovných typov a lokalít. To uľahčuje meranie efektivity práce, analýzu kompetencií a sledovanie firemných dokumentov a nástrojov naprieč viacerými lokalitami, čo zlepšuje prehľad pri personálnom audite.

Metódy identifikácie rizík

Identifikácia rizík je kľúčovým prvkom personálneho auditu a pomáha odhaliť oblasti, ktoré môžu ohroziť stabilitu firmy. Medzi metódy patria napríklad:

• Analýza fluktuácie zamestnancov – sledovanie miery odchodovosti a príčin odchodu zamestnancov môže pomôcť odhaliť problémy v riadení, pracovných podmienkach alebo motivácii tímu.
• Hodnotenie kompetencií zamestnancov – porovnanie požadovaných a reálnych zručností v tíme pomáha identifikovať medzery vo vzdelaní a potrebné školenia.
• Riziká spojené s pracovným zaťažením – nadmerné pracovné vyťaženie vedie k poklesu produktivity a zvýšenej chorobnosti, čo možno zistiť analýzou pracovného času a absencií.
• Finančná analýza nákladov na zamestnancov – posúdenie celkových nákladov na pracovnú silu vrátane miezd, benefitov a ďalších výdavkov. Posúdenie výšky miezd v porovnaní s trhom pomáha odhaliť neefektívne odmeňovanie alebo možné príležitosti na optimalizáciu nákladov.
• Dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov – kontrola súladu so zákonníkom práce, BOZP a ďalšími legislatívnymi normami znižuje riziko právnych sporov.
• Analýza konkrétnych pracovných procesov a iné.

Ako vyzerá interný audit v praxi?

Ako už bolo uvedené, interný audit zahŕňa kontrolu pracovných podmienok, procesov, kompetencií zamestnancov a dodržiavania legislatívnych požiadaviek. Nižšie uvádzame vzorový postup interného auditu:

Príprava auditu

• Stanovenie cieľov a oblastí auditu – na čo konkrétne sa chcete zamerať?
• Zostavenie auditného tímu – kto sa tomu bude venovať?
• Príprava dotazníkov a kontrolných zoznamov (checklistov).

Zber dát

• Rozhovory s kľúčovými zamestnancami a manažérmi.
• Analýza dokumentácie (pracovné zmluvy, popisy pozícií, smernice).
• Hodnotenie pracovných procesov a organizačnej štruktúry.
• Dáta z HR systému.

Vyhodnotenie a analýza

• Identifikácia silných a slabých stránok.
• Vyhodnotenie súladu s legislatívou.
• Porovnanie s best practices, SWOT analýza.

Odporúčania a akčný plán

• Návrhy na zlepšenie a optimalizáciu procesov.
• Odporúčania na zníženie nákladov a zvýšenie efektivity.

Záverečná správa

• Prehľad jednotlivých zistení.
• Návrh opatrení a odporúčaní.
• Audit trail report dokumentujúci proces auditu.

Okruhy a otázky pre interný audit

• Aké sú hlavné zodpovednosti jednotlivých pozícií v rámci organizácie?
• Aká efektívna je náborová stratégia a proces adaptácie nových zamestnancov?
• Ako sú nastavené pravidlá hodnotenia výkonu a odmeňovania?
• Aké sú hlavné faktory ovplyvňujúce fluktuáciu zamestnancov?
• Sú pracovné podmienky v súlade s platnou legislatívou?
• Akým spôsobom organizácia podporuje profesijný rast a vzdelávanie zamestnancov?
• Existujú jasne definované interné procesy na riešenie pracovných sporov?
• Aké sú celkové mzdové náklady spoločnosti?
• Aký je podiel benefitov na celkových nákladoch na zamestnancov?
• Je možné optimalizovať niektoré personálne náklady bez negatívneho dopadu na výkonnosť firmy?

Pri každej otázke sa zamyslite, čo konkrétne chcete a potrebujete preskúmať. Jednotlivé otázky si rozoberte na menšie časti, aby ste získali čo najpresnejší pohľad na danú problematiku.

Výstupy personálneho auditu

Po dokončení auditu je vypracovaná záverečná správa, ktorá zhrňuje kľúčové zistenia a návrhy na zlepšenie. Súčasťou môže byť aj audit trail report – dokument, ktorý zaznamenáva a sleduje všetky dôležité akcie alebo zmeny vykonané v systéme alebo procesoch. Tento report poskytuje podrobný prehľad o tom, kto, kedy a aké akcie vykonal, čo pomáha sledovať a overovať súlad s pravidlami, normami alebo predpismi. Je to nástroj na zabezpečenie bezpečnosti, transparentnosti a zodpovednosti v organizácii, často používaný na auditovanie finančných transakcií, zmien v databázach alebo prístupov k citlivým informáciám.

Záver

Personálny audit je nevyhnutným nástrojom pre firmy, ktoré chcú dosiahnuť efektívnejšie riadenie ľudských zdrojov a udržať dlhodobé finančné zdravie podniku. Či chceme alebo nie, ľudia v organizácii predstavujú určitú nákladovú položku, s ktorou je potrebné pracovať a nastaviť HR efektívne z hľadiska procesov, náboru a práce s talentmi.

Personálny audit je kľúčovým nástrojom na optimalizáciu nákladov a identifikáciu rizík vo firmách. Pomáha hodnotiť efektivitu personálnych procesov, organizačnej štruktúry a dodržiavanie legislatívy. Je na vás, či si zvolíte interný alebo externý audit – každý má svoje výhody. Dôležité je stanoviť si ciele, ktoré chcete audítom riešiť, a následne sa zamerať na výstupy auditu – odporúčania na zlepšenie procesov a optimalizáciu nákladov, čo prispeje k efektívnejšiemu fungovaniu firmy.

Ak chcete proces čo najviac automatizovať a mať podklady k auditu pripravené čo najlepšie, odporúčame zamerať sa na implementáciu HR systému, ktorý vám výrazne uľahčí prácu.