Prázdniny? Ideálny čas na štart „hybridu 2.0“

Vezmite si ceruzku a nakreslite nasledujúcu krivku. Najprv vodorovnú, potom postupne parabolicky sa zdvíhajúcu k vrcholu. A následne rovnako strmo padajúce až k spodnému okraju papiera, aby sa zase zdvihla a pokračovala vodorovne o trochu vyššie, než bol prvý ťah. Hovorí sa tomu hypová krivka a znázorňuje životný cyklus trendov.

Na tom najvyššom vrchole je trend všade. Každý o ňom hovorí, každý ho skúša, všetci sa tvária, ako je zásadný. Keď sa na svoju krivku pozriete, viete, čo nasleduje. Zošup a zabudnutie. A až potom zocelenie trendu a jeho skutočná, a hlavne užitočná implementácia do praxe. Účinná a efektívna.

Makať pár dní z domu a pár z kancelárie a inak všetko pri starom…

Prečo takto zložité cvičenie? Kvôli tomu, aby ste si uvedomili, že hybridný mód práce – teda kombinácia pobytu v kancelárii, je trend ako každý iný. A tak ako každý potrebuje zásadnú revíziu, aby začal byť naozaj funkčný.

Veľa firiem už hybridný model vyskúšalo, ale výsledky často neboli také skvelé, ako si predstavovali. A je to logické. Hybridný model totiž neznamená, že ľuďom povolíte byť v piatok doma alebo nabehnete na model 3:2. Opatrenia musia byť oveľa komplexnejšie. A to už zvládla máloktorá firma. A aj preto teraz začíname počuť, že „hybrid nefunguje a keby ľudia netlačili, radšej by sme ich mali v kancelárii“.

V čom sú najčastejšie problémy?

Nevyhodnocovanie vplyvu: Mnoho spoločností nezbiera dostatok dát, aby mohli skutočne vyhodnotiť, ako hybridná práca funguje.

Nízka flexibilita: Niektoré firmy sa nedokážu prispôsobiť špecifickým potrebám svojich zamestnancov alebo trhu. Takže hybrid je v podstate model, ktorý nevyhovuje nikomu.

Nedotiahnutie nadväzujúcich krokov: Implementácia hybridného modelu vyžaduje dôkladné zásahy do kultúry i manažmentu. A k tomu veľká časť firiem vôbec nedozrela.

Nízke zapojenie vedenia: „Neprekážam, ale nesúhlasím“ je pozícia, ktorá toho brzdí viac, než by ste čakali.

Nedostatok dát pre kvalifikované plánovanie: Len z hlavy ma napadá 12 hlavných spôsobov, ako sa dá hybridný mód uchopiť. Ktorý je ten váš? Bez dát to nezistíte.

Hybrid 2.0

Ešte raz sa mrknite na tú namaľovanú krivku a rozhodnite sa. Buď si užijete vytriezvenie a zošup (no dobre, nebude taký strmý ako na papieri) a pocit, že veľká časť vášho úsilia, s ktorým ste hybridný mód presadzovali, príde navnivoč. Alebo budete bystrí a posuniete sa do pravej časti papiera, kde už je situácia stabilizovaná.

Tam totiž sídli vyzretý trend, ktorému sa hovorí „hybrid 2.0“. V čom sa líši od jednotky? Predovšetkým tým, že dokáže byť dobrým win-win modelom. Bude vyhovovať zamestnancom, bude vyhovovať firme. Porastie pri ňom efektivita. Budete viac konkurencieschopní. A bude mať podporu vedenia.

Jednoducho:

• Väčší rešpekt k potrebám zamestnancov: Flexibilita a individualizácia pracovných režimov, ktoré vychádzajú z prirodzených potrieb na dobre odvedenú prácu.
• Lepšia kontrola a efektivita: Použitie pokročilých nástrojov na sledovanie výkonu a spokojnosti zamestnancov, ale aj efektivity ich práce.
• Jasné pravidlá a očakávania: Transparentná komunikácia a jasné nastavenie očakávania od samého začiatku. To všetko previazané s firemnou kultúrou.

V čom sa teda bude najviac odlišovať?

• Upečite ho spoločne. Ľudia budú mať pocit, že to je ich model.
• Každý „favor“ vašim ľuďom bude vyvážený „favorom“ ľudí smerom k firme. Rovnováha musí byť a vytvára dôležitú pridanú hodnotu pre obe strany.
• Budete ho pravidelne aktualizovať. To, čo platilo pred pol rokom, nemusí platiť teraz.
• Dokážete merať jeho zmysluplnosť. Každý výkyv, ktorý ucíti vaše intuície, zaznamenajú aj dáta.
• Aktualizujete okolo neho firemnú kultúru. A nie naopak.
• Nebudete sa báť povedať niektorým ľuďom „nie“, pokiaľ zvyšok hovorí „áno“. Ucítite, že váš nový model ťahá viac ako ten starý.
• Vysvetľujte, kým nebude vo firme zhoda. Pokiaľ ste nepodcenili bod 1, veľmi rýchlo budete mať dojem, že všetko funguje k spokojnosti ľudí i manažmentu.

Prázdniny ako dobré obdobie pre experiment

Prečo túto tému prinášame práve teraz? Prázdniny sú totiž ideálny čas na testovanie nových pracovných režimov – písali sme o tom už vlani. Leto je fajn tréningové obdobie, pretože ponúka:

• Menej pracovného zaťaženia: Letné mesiace sú často pokojnejšie, čo umožňuje ľahšiu implementáciu zmien.
• Flexibilnejší pracovný čas: Mnoho zamestnancov má počas prázdnin flexibilnejší rozvrh, čo uľahčuje experimentovanie s novými modelmi. Legitimizujete tým do istej miery to, čo by sa v praxi dostalo zbytočne do „šedej zóny“. Ostatne prečo z toho neurobiť každoročné pravidlo?
• Viac času na vyhodnotenie výsledkov: S nižším pracovným tlakom je viac priestoru na sledovanie a analýzu výsledkov. A môžu byť aj príjemnejšie.

Navnadili sme vás a rozhodli ste sa leto k testom vášho hybridu 2.0? Skvelé. Ale kde začať?

1) Znovu na začiatok. Stanovte jasné ciele a očakávania naprieč manažmentom

• Uistite sa, že všetci vo firme vedia, čo presne hybridná práca znamená a aké sú jej ciele. To môže zahŕňať zlepšenie produktivity, zvýšenie spokojnosti zamestnancov alebo zníženie nákladov na prevádzku kancelárie.
• Ujasnite si, že v hybridnom móde všetci vidíte prínos (alebo aspoň nevyhnutnosť) a nebudete si vzájomne hádzať polená pod nohy.

Z prieskumu Sloneeka vyplynulo, že výhody hybridnej formy práce sú často spájané s benefitmi pre zamestnancov. Priamy vplyv na nastavenie HR stratégie a procesov nie je firmami zatiaľ výrazne akcentovaný.

2) Kritické zhodnotenie doterajších pravidiel

• Zamerajte sa na vyhodnotenie toho, ako to robíte dnes. Opäť zapojte manažérov jednotlivých oddelení, ale aj jednotlivých členov tímu. Odporúčame kombinovať dotazníkové šetrenie so zberom kvalitatívnych vstupov vo forme diskusií.
• Zbierajte informácie o tom, čo funguje, ale aj čo nefunguje. Rozdeľte jednotlivé vstupy podľa kategórií na tie soft (väčšinou ich zoberiete od členov tímu, sú „pocitové“) a na tie hard (tie vám väčšinou dodá manažment).

Najčastejšie riešené otázky v súvislosti s „hybridom“ sú „definovanie a rešpektovanie pravidiel“ (37 %), komunikácia (19 %), vybavenie kancelárií aj HO (12,5 %).

3) Vrhnite sa na dáta

• Robili ste niekedy analýzu „pred hybridom“ a „za hybridu“? Nie? Najvyšší čas sa jej venovať.
• Pokiaľ dáta nemáte (čo bude pravdepodobnejšie), vytvorte si novú dátovú sadu, ktorá bude efektivitu hybridného módu mapovať. Venujeme sa im nižšie v samostatnej kapitole.

Iba 51 % firiem zbiera a pravidelne vyhodnocuje údaje o výkone. A podobne je to aj pri spätnej väzbe. Z firiem, ktoré deklarujú pravidelnú spätnú väzbu, ju iba polovica skutočne meria, respektíve sleduje.

4) Vyberte správne nástroje a technológie

• Pre úspešný hybridný model je kľúčové mať k dispozícii správne nástroje. To zahŕňa revíziu všetkých platforiem, v ktorých fungujete. Softvér pre videokonferencie, nástroje na správu projektov a systémy na sledovanie produktivity. Naozaj máte tie, ktoré vyhovujú všetkým a vedia ich používať?
• Samostatnú kapitolu je HRIS platforma, ktorá musí mať hybrid v krvi tak ako my v Sloneekovi.

Podľa prieskumu Sloneeka aj napriek veľkému percentu firiem využívajúcich (povedzme kompletnú) digitalizáciu HR cez regulárny HR systém, je stále ¼ tých, ktoré systém nemajú žiadny, alebo využívajú Excel, prípadne v kombinácii s ATS systémom. Z tohto počtu je potom 60% firiem s veľkosťou 50+!

5) Komunikujte otvorene a pravidelne

• Pravidelná komunikácia spoločného postupu je pre úspešný hybridný model kľúčová. A to v detaile, ktorý bude mapovať skôr jednotlivé týždne ako mesiace.
• Nastavte si cez prázdniny niekoľko touchpointov, kde sa bude môcť tím k zmenám vyjadriť a kedy budete – nenásilným a prirodzeným spôsobom – zbierať spätnú väzbu.

K hlavným spoločným menovateľom problémov so zavádzaním hybridných modelov práce patrí náročná komunikácia (24 %) a zhoršenie medziľudských väzieb (20 %), koordinácia (9 %), čo so sebou nesie predovšetkým riziká v podobe nižšej produktivity.

Čo teda robiť „novo“?

Prvý krok: predovšetkým overovať hypotézy, ktoré si vytvoríte na základe prieskumu. Vyšlo vám, že by ľudia uvítali viac voľnosti a možnosť vyberať si dni, kedy budú doma? Môžete si dať ako jeden z cieľov overiť, aký dopad to bude mať na produktivitu alebo morálku.

Sťažovali sa na prílišnú kontrolu – napríklad formálne trackovanie ich aktívneho času pri počítači a nutnosť dodržiavať presnú pracovnú dobu? Skúste spoločne popísať, prečo toto pravidlo platí a ako by sa dalo nastaviť inak.

Skúste ľuďom vyjsť v ústrety. Ale dávajte jasné pravidlá. Chcete viac slobody? Musíme pridať viac analytikov. Nastavte teda nové pravidlá v kontrole efektivity a ideálne zapojte sebareflexívne vyhodnocovanie.

Chcete viac voľnosti a samostatnosti? O to viac treba pridať začlenenie do firemnej kultúry a – okrem iného – napríklad rozvíjanie firemných projektov nad rámec bežných povinností.

Aby ste mohli hypotézy overovať, potrebujete začať pracovať s dlhodobým výskumom alebo aspoň dátami s dostatočnou rozlišovacou schopnosťou. Fungujete po šprintoch? Potom by bolo fajn domeriavať úspešnosť každého z nich, aby sa mohla zmerať s dobou zavedenia zmien. Reportujete a fakturujete po mesiacoch? Potom si nastavte frekvenciu práve podľa toho.

A o tieto dáta sa vždy podeľte s tímami, aby chápali kontext vášho počínania.

A aké metriky teda novo zaradiť? Okrem tých bežných, ako je meranie spokojnosti, rýchlosti plnenia úloh, množstvo prerábok by ste mali do svojho repertoáru zaradiť tieto:

Tempo adaptácia

Jednou z kľúčových metrík pre úspešné zavedenie hybridného modelu 2.0 je tempo adaptácie zamestnancov na nové pravidlá. Táto metrika sleduje, ako rýchlo a efektívne sa zamestnanci prispôsobujú novým pracovným podmienkam, procesom a technológiám. Sledovanie tejto metriky umožňuje identifikovať oblasti, kde je potrebné poskytnúť ďalšiu podporu a školenia, aby sa zabezpečili hladké prechody a minimalizovali výpadky vo výkone.

Úroveň time manažmentu

Merať čas strávený na úlohe, to je jedna vec. Ale schopnosť dobre odhadnúť, koľko času bude na úlohu potrebné, a ten potom dodržať, to je vec druhá. Produktivita riadenia času hodnotí, ako ľudia využívajú svoj čas. Jej sledovanie je napokon pre hybridný mód zásadné – práve z kolapsu time managementu pramení väčšina obáv vedenia a jedná sa často o hlavný dôvod, prečo sa nad hybridným módom zlomí palicu. Nastavenie „časovej alokácie“ je niečo, čo väčšina firiem nemá pevne zakorenené v kultúre, a súvisí s tým napokon aj identifikácia typu práce.

Workload fit

Jednou z kľúčových výhod hybridu by malo byť, že kombinuje pracovné prostredie podľa typu pracovnej činnosti. Pokiaľ sa človek potrebuje sústrediť a venovať hlbokej práci, často to lepšie zvládne doma ako v hlučnom tíme. A naopak – kreatívne činnosti možno pôjdu lepšie vo chvíli, keď je možné oprieť sa o názory a vedomosti kolegov.

A rovnako tak platí, že pokiaľ hybridný mód z tejto výhody robí nevýhodu, jeho efektivita pochopiteľne klesá.

Pokiaľ dokážete plánovať hodiny na zákazkách či projektoch, dokážete tiež plánovať ich charakter. Vďaka tomu domeriate efektivitu hybridu 2.0 podľa parametra „workload fit“ – teda či v kancelárii alebo naopak remote robia ľudia prácu, ktorá charakterom viac zodpovedá tomuto prostrediu.

Čerpanie potenciálu

Ďalšou zásadnou metrikou je takzvané „čerpanie potenciálu“. Pokiaľ pracujete s kompetenčnými modelmi, mali by ste vedieť domeriavať, ako rýchlo sa po jednotlivých skiloch kolegovia posúvajú. A zaistiť, aby váš model práce viedol k rýchlejšiemu posunu. Rozdiely v posune medzi konkrétnymi obdobiami sa nazývajú „čerpanie potenciálu“. A jasne vám ukazujú, či kolegovia – okrem toho, ako efektívne na úlohách pracujú – kvôli hybridu „nezakrňujú“ v ostatných oblastiach.

Mentions

Moja obľúbená metrika, ktorá vychádza z jednoduchej úvahy: O čom sa hovorí, o tom sa premýšľa. Jednoducho si každý týždeň zistite z firemných komunikačných kanálov, koľkokrát tím spontánne spomínal zmeny, ktoré vo firme zavádzate. Pokiaľ chcete byť precízny, domerajte tiež tonalitu zmienok.

To, ako veľmi sa skloňujú vaše opatrenia alebo sa ujalo vaše interné názvoslovie, totiž vypovie o reálnej akceptácii noviniek vo vašom tíme.

Závěr

Prázdniny sú skvelou príležitosťou na experimentovanie a hľadanie vášho „hybridného zenu“. S jasnou stratégiou, správnymi nástrojmi a ochotou adaptovať sa môžete vytvoriť efektívne a flexibilné pracovné prostredie, ktoré prinesie to najlepšie ako pre firmu, tak aj pre jej zamestnancov. Pokiaľ si na koniec augusta naplánujete starostlivé vyhodnotenie vášho experimentu, verte, že sa za dva mesiace o vašej firme naučíte viac ako napríklad za celý rok. A na nové výzvy, ktoré prinesie jesenná pracovná sezóna, budete skvele pripravení.