Revolúcia v prieskumoch – s AI pripravíte a vyhodnotíte dotazník za desatinu času

Každá turbulentná etapa vyžaduje presné riadenie a každé riadenie potrebuje dáta a spätnú väzbu. Aj z tohto dôvodu bude tento rok rokom feedbackov. Zrejme najrozšírenejšou cestou získavania spätnej väzby sa stali dotazníky. Ich pravidelné používanie naprieč firmou umožňuje zber a analýzu dát týkajúcich sa pracovného prostredia, spokojnosti zamestnancov, ale aj výkonnosti tímov či spokojnosti s odmeňovaním.

Týmto spôsobom je možné identifikovať potenciálne problémy, odhaliť oblasti vyžadujúce zlepšenie a zároveň získať konkrétnu spätnú väzbu, ktorú je možné filtrovať podľa jednotlivých oddelení, tímov, ale aj sociodemografických profilov. A často to má pozitívny dopad na morálku: dotazníkové prieskumy sú totiž jedným zo symbolov firiem, ktoré sa o svojich zamestnancov skutočne zaujímajú.

Dotazníky spokojnosti – skvelý nástroj, kde sa dá veľa pokaziť

Obľuba tohto formátu je viac než jasná: Panuje predstava, že dotazník dokáže vytvoriť a vyhodnotiť v podstate každý. Zaberie menej času než štruktúrované feedbacky. HR oddelenie ho zvládne spracovať na kľúč. Lenže, ako vieme, táto predstava je často vzdialená realite.

Vytvoriť dotazník, otestovať ho, nechať ho vyplniť a následne vyhodnotiť, to nie je úloha pre laika. A rozhodne nejde o záležitosť na pár dní. Správnu techniku tvorby a vyhodnocovania dotazníkov sa treba naučiť.

Možno bude najjednoduchšie ukázať to na konkrétnom príklade z praxe:
Mnoho firiem kvôli nejasnému výhľadu na konci minulého roka nedokázalo zvyšovať mzdy, často ani podľa predchádzajúcich prísľubov. Nájsť nový spôsob odmeňovania, ktorý by zodpovedal aktuálnej ekonomickej situácii, je prioritnou úlohou, na ktorej sa podieľajú nielen ľudia z HR, ale aj tímoví manažéri. Vedenie, podporované CFO, chce čo najrýchlejšie informácie o tom, s akými pocitmi sa zamestnanci v januári vrátili do práce. Chcú vedieť, komu pridať, ako reorganizovať tímy alebo kde je priestor na úspory.

Z pohľadu HR to znamená ponoriť sa do dát, ktorých zvyčajne nie je veľa. A zároveň je potrebné získať nové dáta. Typická situácia, ktorú možno riadiť len vtedy, keď máme podložený a presný obraz situácie.

HR oddelenie teda začne pracovať na dotazníku. Ale tvorba dotazníkov rýchlo vedie k známemu dilematu: Jeden univerzálny dotazník pre všetkých zamestnancov, alebo viacero rôznych verzií pre jednotlivé oddelenia a úrovne seniority? Krátky, ktorý neobsiahne všetky odpovede, alebo dlhší s rizikom, že ľudia nebudú odpovedať autenticky?

Následne je potrebné dotazník správne formulovať. Pri vyhodnocovaní určite pomôže, ak je dotazník online. Napriek tomu väčšina tvorcov pod tlakom zvolí nesprávnu formu niektorých otázok, čím dochádza k zavádzajúcim výsledkom. A po tom, čo dotazník odošlete a čakáte niekoľko dní (skôr týždeň) na vyhodnotenie, vás ešte čaká zhrňujúci report pre manažment.

A ako to vyzerá z pohľadu CEO a CFO, ktorí netrpezlivo čakajú na výsledky od stredajšieho stretnutia? „Čo je, preboha, také ťažké na tom, nechať si od ľudí poslať pár odpovedí, aby sme ich do piatka mali a mohli sa rozhodnúť, čo ďalej?“

Nakoniec rozhodnutia urobia ešte predtým, než im vôbec prídu výsledky dotazníka, ktoré dorazia až začiatkom ďalšieho týždňa.

Keď sú zložité veci potrebné rýchlo

Rýchla doba si vyžaduje rýchle odpovede. A situácií, kedy je rozsiahle dotazníkové šetrenie naprieč celou firmou jedinou cestou, ako s primeranými nákladmi získať spätnú väzbu na zložité témy, je mnoho. A áno – väčšinou práve vtedy, keď na rýchlosti záleží.

Aj keď môže byť netrpezlivý prístup CEO alebo CFO frustrujúci, nevyčítajte im to. Pravdou je, že aj na strane HR tento proces často viazne.

Za zatvorenými dverami HR oddelenia sa mnoho dotazníkov ruší s tým, že „by to trvalo príliš dlho“ a „zabralo by to príliš veľa času“.

Keď sa však objaví takýto argument, je čas spozornieť – pre koho sú úlohy, ktoré musia byť rýchle, vyžadujú rutinné skúsenosti a zároveň nesmú zaťažovať kolegov? Áno, pre umelú inteligenciu. A práve preto môžeme rok 2024 označiť za začiatok éry „quick response“ – doby, keď bude možné rýchlo získavať odpovede na komplexné otázky.

Technická pomoc s návrhom, prehľadné vyhodnotenie a expresné zhrnutie

V čom teda tkvie kúzlo AI? V prvom rade je to úspora času pri samotnom návrhu a tvorbe dotazníka. Samotný výber otázok totiž nezaberie toľko času ako vytváranie formulára a správna voľba typu otázok. Práve s tým dokáže umelá inteligencia skvele pomôcť. Na základe predchádzajúcich skúseností totiž vhodne navrhne, aký typ odpovede je pre ktorú otázku najvhodnejší. Hoci sa môžu jednotlivé otázky zdať pre vašu firmu unikátne, v celkovom pohľade ide iba o množinu otázok, s ktorými už s najväčšou pravdepodobnosťou pracovali tisícky manažérov pred vami. Online dotazníky inšpirované AI sú teda jasnou voľbou.

Správne nastaviť parametre skórovacej odpovede, otvorenej otázky, výberu z ponuky, návrh škály odpovedí pri uzavretých otázkach – to všetko dokáže umelá inteligencia navrhnúť s podobným citom ako vy. Avšak nesmierne rýchlejšie.

Nielenže máte dotazníky zadarmo, ale rovnako rýchlo, ako vám AI pomôže s tvorbou internetového dotazníka, vám pomôže aj s jeho vyhodnotením a celého prieskumu. Snáď každý z nás si spomenie na to, aká neznesiteľná a v mnohom kontraproduktívna je tvorba resumé z výsledkov dát. Áno, presne tá činnosť, ktorú si často nechávame na večernú smenu pred spaním a ktorá sa z chytrej analýzy tých najzásadnejších poznatkov často mení len na útrpné opísanie aspoň pár slajdov prezentácie bez zásadnejšej pridanej hodnoty.

Lenže práve tento záver býva tým najzásadnejším výstupom, s ktorým potom pracuje manažment spoločnosti. Rola umelej inteligencie je tak neoceniteľná aj s ohľadom na schopnosť vybrať tie najzásadnejšie poznatky. Zároveň dokáže dáta interpretovať a poskytnúť súhrn odporúčaní, ako s trendmi, ktoré naznačujú, ďalej pracovať.

Ako využiť silu „quick response“ v prvom kvartáli?

Začiatok roka je na zber spätnej väzby ideálny. Využíva atmosféru „čerstvého začiatku“, ktorú nový rok prináša. Ľudia majú tendenciu byť v tomto období otvorení zmenám a novým iniciatívam, čo môže zvýšiť ochotu poskytnúť konštruktívnu spätnú väzbu. A pre firmy sú odpovede pochopiteľne kľúčové na spresnenie ich predpokladov a stratégií.

Dotazníky spokojnosti: Na čo sa s pomocou AI pýtať pokojne ešte v januári?

• Celkový pocit z firmy a tímu – môže obsahovať rad otázok, ktoré pomôžu získať komplexný pohľad na názory zamestnancov a na atmosféru v pracovnom prostredí. Zároveň upresní, ako veľmi zamestnanci súznia s firemnou kultúrou a hodnotami.
• Spokojnosť s návratom do práce a meranie očakávaní – ideálna cesta, ako zistiť, či sa po sviatkoch ľudia vrátili vyčerpaní alebo plní elánu. To je dôležitý indikátor, ako silné bude prípadné „momentum zmeny“.
• Spokojnosť so mzdou a odmenou – mapovanie aktuálneho názoru na výšku mzdy, možnosti čerpaných benefitov a celkovej spokojnosti s osobným rozvojom.

Čo dokážu AI prieskumy od Sloneeka?

Sloneek patrí medzi priekopníkov vo využívaní AI v HR, takže je jasné, že sme nemohli chýbať ani pri tejto novinke. Naše AI prieskumy vedia:

✅ Navrhnúť najvhodnejšiu sadu otázok, ktoré pokryjú vami riešený problém
✅ Využiť stovky otestovaných promptov, vychádzajúcich z podobných dotazníkov z celého sveta
✅ Optimalizovať parametre dotazníka
✅ Vytvoriť prehľadné grafy
✅ Vyhodnotiť dotazník a manažérsky zhrnúť jeho výsledky
✅ Interpretovať dáta a navrhnúť riešenia
✅ Predikovať na základe výsledkov dlhodobé trendy

Prečo je dobré AI prieskumy vyskúšať?

✔ Úspora 90 % času pri tvorbe dotazníkových šetrení
✔ Úspora času pri tvorbe a vyhodnotení, rýchlosť realizácie a získanie záverov tak závisí výhradne na rýchlosti zberu informácií
✔ Možnosť čerpať z know-how stovky firiem
✔ Prekvapivé riešenia a otázky, ktoré by vás nenapadli
✔ Vizualizácia výsledkov s prehľadnou interpretáciou

Cieľom nie je zbaviť sa ľudského elementu

Na záver sa však hodí pripomenúť stokrát opakovanú pravdu. AI je skvelý pomocník, ale ľudský rozum a kritické myslenie nenahradí. To, že môže úspešne pomôcť s tvorbou zásadných prieskumov a iných internetových dotazníkov, rozhodne neznamená, že ich môže robiť laik bez dostatočného HR backgroundu. Najmä pri takej citlivej téme, akou je získavanie spätnej väzby a dotazníky spokojnosti, je to potrebné dvakrát podčiarknuť.

Dojem, že sa o pocity zamestnancov zaujíma „umelá inteligencia“ a nie manažment, môže veľmi rýchlo viesť k frustrácii, rezignácii a zámernému skresľovaniu informácií, ktoré ľudia do dotazníkov zapisujú.

Ak sa teda rozhodnete využívať AI na zber feedbacku, pristupujte k tomu obozretne. Tak ako vy, aj tím musí chápať, že váš AI pomocník iba pomáha s rutinnými činnosťami. To najdôležitejšie – teda pochopenie dát a prijatie jasných záverov alebo narábanie s informáciami, bez ktorých by výsledky neboli – stále pevne držia v rukách konkrétni ľudia.