Revolúcia v prieskumoch – s AI pripravíte a vyhodnotíte dotazník za desatinu času

Každá turbulentná etapa vyžaduje presné riadenie a každé riadenie vyžaduje dáta a spätnú väzbu. Aj z tohto dôvodu bude aj tento rok rokom feedbackov. Zrejme najrozšírenejšou cestou, ako získavať spätnú väzbu, sa stali dotazníkové prieskumy. Ich pravidelné používanie naprieč firmou umožňuje zber a analýzu dát týkajúcich sa pracovného prostredia, spokojnosti zamestnancov, ale aj napríklad výkonnosti tímov alebo spokojnosti s odmenami.

Týmto spôsobom je možné identifikovať potenciálne problémy, odhaliť oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie, a zároveň získať konkrétnu spätnú väzbu, ktorú je možné filtrovať podľa jednotlivých oddelení, tímov, ale aj napríklad sociodemografických profilov. A často s pozitívnym dopadom na morálku: dotazníkové prieskumy sú totiž jedným zo symbolov firiem, ktoré sa zaujímajú.

Dotazníkové prieskumy – skvelý nástroj, kde sa dá veľa pokaziť

Obľuba tohto formátu je viac než jasná: Panuje predstava, že dotazník dokáže vytvoriť a vyhodnotiť v podstate každý. Zaberá menej času než štruktúrované feedbacky. HR oddelenie ho vybaví na kľúč. Lenže ako vieme, táto predstava býva na hony vzdialená realite.

Vytvoriť dotazník, otestovať ho, nechať ho vyplniť a následne vyhodnotiť je vec, ktorú laik robiť nemôže. A rozhodne sa nejedná o aktivitu na pár dní – v mnohých firmách to, na škodu celého prieskumu, trvá dokonca týždne.

Možno to bude najjednoduchšie ukázať na konkrétnom príklade z praxe:

Mnohé firmy nedokázali vzhľadom na nejasný výhľad na konci minulého roka zvyšovať mzdy, často ani podľa predchádzajúcich prísľubov. Vymyslieť nový kľúč, ktorý by zodpovedal aktuálnej ekonomickej situácii, je tak prioritnou úlohou, na ktorej sa podieľajú nielen ľudia z HR, ale aj tímoví manažéri. A vedenie, podporované CFO, chce čo najrýchlejšie informácie okrem iného o tom, s akými pocitmi sa v januári vrátili ľudia do práce, komu pridať, ako prestavať tímy alebo kto a kde je schopný priniesť úspory.

Z pohľadu HR to znamená ponoriť sa do dát, ktoré má (a ktorých väčšinou nie je veľa), a ešte si obstarať nové dáta. Typický príklad zmeny, ktorú dokážem riadiť iba vtedy, keď vidím dátami podložený plastický obraz.

HR oddelenie teda začne pracovať na dotazníku. Čoskoro príde známe dilema – jeden univerzálny dotazník pre všetkých zamestnancov alebo niekoľko rôznych mutácií pre rôzne oddelenia a seniority? Krátky, ktorý nepokryje všetky odpovede, alebo skôr dlhý, ale s rizikom, že ľudia nebudú odpovedať autenticky?

Následne je potrebné dať dotazníku formu. Pod tlakom väčšina zvolí nesprávnu podobu niektorých otázok, takže ich znenie je zavádzajúce a výsledky taktiež. A potom, čo ho rozpošlete a čakáte pár dní (či skôr týždeň) na vyhodnotenie, vás ešte čaká sumárna správa pre manažment.

A ako to vyzerá z pohľadu CEO a CFO, ktorí od stredajšieho mítingu netrpezlivo čakajú na výsledky?
„Čo je, preboha, také ťažké na tom, nechať si od ľudí poslať pár odpovedí, aby sme ich do piatku mali a mohli sa rozhodnúť, čo ďalej?“

Nakoniec rozhodnutie urobia, ale ešte predtým, než si počkajú na dáta z dotazníka, ktoré sa k nim dostanú až na začiatku ďalšieho týždňa.

Keď sú zložité veci potrebné rýchlo

Lenže rýchla doba skutočne potrebuje rýchle odpovede. A situácií, keď je rozsiahly dotazníkový prieskum realizovaný naprieč celou firmou jedinou cestou, ako s primeranými nákladmi získať spätnú väzbu k zložitým témam, je naozaj veľa. A áno – v naprostej väčšine prípadov to budú práve tie situácie, keď na rýchlosti záleží.

Hoci vám môže netrpezlivý alebo neempatický prístup CEO alebo CFO pripadať frustrujúci, nevyčítajte im to. Priznajme si navyše, že aj na strane HR proces niekedy pokrivkáva.

Za zatvorenými dverami HR oddelenia sa často mnoho dotazníkov zamietne práve s tým, že „by to trvalo príliš dlho“ a „zabralo by to mnohým ľuďom príliš veľa času“.

Kedykoľvek sa však objaví tento argument, je namieste spozornieť – pre koho sú úlohy, ktoré majú byť rýchle, vyžadujú rutinnú skúsenosť a zároveň nesmú zaťažovať ľudských kolegov, ideálne? Áno. Je to umelá inteligencia. A aj vďaka nej môžeme rok 2024 označiť za začiatok epochy „quick response“ – teda doby, keď bude možné získavať rýchle odpovede na komplexné otázky.

Technická pomoc s návrhom, prehľadné vyhodnotenie a expresné zhrnutie

V čom teda spočíva čaro AI? V prvom rade je to úspora času pri samotnom návrhu dotazníka. Samotný výber otázok totiž nezaberie toľko času ako vytvorenie formulára a správna voľba typu otázok. Práve s tým dokáže umelá inteligencia skvele pomôcť. Na základe predchádzajúcich skúseností totiž vhodne navrhne, aký typ odpovede je pre ktorú otázku najvhodnejší. Hoci sa totiž môžu zdať jednotlivé otázky pre vašu firmu unikátne, v celkovom pohľade ide iba o množinu otázok, s ktorou už pravdepodobne pracovali tisícky manažérov pred vami. A AI sa nimi môže inšpirovať.

Správne nastaviť parametre skórovacej odpovede, otvorenej otázky, výberu z roletky, návrh škály odpovedí pri uzavretých otázkach – to všetko dokáže umelá inteligencia navrhnúť s podobným vzhľadom ako vy. Avšak nesmierne rýchlejšie.

A rovnako rýchlo vám dokáže AI pomôcť s vyhodnotením prieskumu. Snáď každý z nás si spomenie na to, aké neznesiteľné a v mnohých ohľadoch kontraproduktívne je tvorenie resumé z výsledkov dát.

Lenže práve tento záver býva tým najzásadnejším výstupom, s ktorým potom manažment spoločnosti pracuje. Rola umelej inteligencie je tak neoceniteľná aj vzhľadom na schopnosť vybrať tie najdôležitejšie poznatky. Zároveň dokáže dáta interpretovať a poskytnúť súhrn odporúčaní, ako s trendmi, ktoré naznačujú, ďalej pracovať.

Ako využiť silu „quick response“ v prvom kvartáli?

Začiatok roka je ideálny na zber spätnej väzby. Využíva atmosféru „čerstvého začiatku“, ktorú nový rok prináša. Ľudia majú tendenciu byť v tomto období otvorení zmenám a novým iniciatívam, čo môže zvýšiť ich ochotu poskytnúť konštruktívnu spätnú väzbu. A pre firmy sú odpovede pochopiteľne kľúčové na spresnenie ich predpokladov a stratégií.

Na čo sa teda s pomocou AI pýtať ešte v januári?

• Celkový pocit z firmy a tímu – môže obsahovať viacero otázok, ktoré pomôžu získať komplexný pohľad na názory zamestnancov a atmosféru v pracovnom prostredí. Zároveň upresní, do akej miery zamestnanci súznia s firemnou kultúrou a hodnotami.
• Spokojnosť s návratom do práce a meranie očakávaní – ideálna cesta, ako zistiť, či sa po sviatkoch ľudia vrátili vyčerpaní alebo plní elánu. To je dôležitý indikátor toho, aké silné bude prípadné „momentum zmeny“.
• Spokojnosť so mzdou a odmenou – mapovanie aktuálneho názoru na výšku mzdy, možnosti čerpania benefitov a celkovú spokojnosť s osobným rozvojom.

Čo dokážu AI prieskumy od Sloneeka?

Sloneek patrí medzi priekopníkov vo využívaní AI v HR. Takže je jasné, že sme nemohli chýbať ani pri tejto novinke. Naše AI prieskumy dokážu:

• Navrhnúť najvhodnejšiu sadu otázok, ktoré pokryjú váš problém
• Využiť stovky otestovaných promptov, vychádzajúcich z podobných dotazníkov z celého sveta
• Optimalizovať parametre dotazníka
• Vytvoriť prehľadné grafy
• Vyhodnotiť dotazník a manažérsky zhrnúť jeho výsledky
• Interpretovať dáta a navrhnúť riešenia
• Predikovať dlhodobé trendy na základe výsledkov

Prečo je dobré AI prieskumy vyskúšať?

• Úspora 90 % času pri tvorbe dotazníkových prieskumov
• Úspora času pri tvorbe aj vyhodnotení – rýchlosť realizácie závisí len od rýchlosti zberu informácií
• Možnosť čerpať z know-how stoviek firiem
• Prekvapivé riešenia a otázky, ktoré by vás nenapadli
• Vizualizácia výsledkov s prehľadnou interpretáciou

Cieľom nie je zbaviť sa ľudského elementu

Na záver je však dobré pripomenúť stokrát opakovanú pravdu. AI je skvelý pomocník, ale ľudský rozum a kritické myslenie nenahradí. To, že môže úspešne pomôcť s tvorbou zásadných prieskumov, rozhodne neznamená, že ich môže robiť laik bez dostatočného HR backgroundu. Najmä pri tak citlivej téme, akou je získavanie spätnej väzby, je to potrebné dvakrát zdôrazniť.

Pocit, že sa o názory a pocity zamestnancov zaujíma „umelá inteligencia“ a nie manažment, môže veľmi rýchlo viesť k frustrácii, rezignácii a zámernému skresľovaniu informácií, ktoré ľudia do dotazníkov zapisujú.

Ak sa teda rozhodnete využívať AI na zber feedbacku, pristupujte k tejto informácii obozretne. Tak ako vy, aj váš tím musí chápať, že váš AI pomocník iba pomáha s rutinnými činnosťami. To podstatné – pochopenie dát, prijatie jasných záverov a správne nakladanie s informáciami – stále pevne držia v rukách konkrétni ľudia.