Revoluce v průzkumech – s AI připravíte a vyhodnotíte dotazník za desetinu času

Každá turbulentní etapa vyžaduje přesné řízení a každé řízení vyžaduje data a zpětnou vazbu. I z toho důvodu bude také letošní rok rokem feedbacků. Zřejmě nejrozšířenější cestou, jak získávat zpětnou vazbu, se stala dotazníková šetření. Jejich pravidelné používání napříč firmou umožňuje sběr a analýzu dat týkajících se pracovního prostředí, spokojenosti zaměstnanců, ale také třeba výkonnosti týmů nebo spokojenosti s odměnou.

Tímto způsobem lze identifikovat potenciální problémy, odhalit oblasti potřebující zlepšení a zároveň získat konkrétní zpětnou vazbu, kterou je možné filtrovat podle jednotlivých oddělení, týmů, ale třeba také sociodemografických profilů. A často s pozitivním dopadem na morálku: dotazníková šetření jsou totiž jedním ze symbolů firem, co se zajímají.

Dotazníková šetření – skvělý nástroj, kde se dá hodně pokazit

Obliba tohoto formátu je víc než jasná: Panuje představa, že dotazník dokáže udělat a vyhodnotit v podstatě každý. Zabírá méně času než strukturované feedbacky. Odbaví ho HR oddělení na klíč. Jenže jak víme, tato představa bývá na hony vzdálená realitě.

Vytvořit dotazník, otestovat ho, nechat vyplnit a následně vyhodnotit, to je věc, kterou laik dělat nemůže. A rozhodně se nejedná o aktivitu na pár dnů: v mnoha firmách to ke škodě celého šetření trvá dokonce týdny.

Možná to bude nejjednodušší ukázat na konkrétním příkladu z praxe:

Celá řada firem nedokázala s ohledem na nejasný výhled na konci loňského roku zvyšovat mzdy, často ani podle předchozích příslibů. Vymyslet nový klíč, který by odpovídal aktuální ekonomické situaci, je tak prioritním úkolem, že se na něm podílejí nejen lidé z HR, ale týmoví manažeři. A vedení, podporované CFO, chce co nejrychleji informace mimo jiné o tom, s jakými pocity se v lednu vrátili lidé do práce, komu přidat, jak přestavět týmy nebo kdo je kde schopen přinést úspory.

Z pohledu HR to znamená zanořit se do dat, která má (a že jich většinou není příliš), a ještě si obstarat data nová. Typický příklad změny, kterou dovedu odřídit jen ve chvíli, kdy vidím daty podpořený plastický obraz.

HR oddělení tedy začne pracovat na dotazníku. Brzy dojde k dobře známému dilematu – jeden univerzální dotazník pro všechny zaměstnance nebo několik různých mutací pro různá oddělení a seniority? Krátký, který nepokryje všechny odpovědi, anebo spíš dlouhý, ale s rizikem, že lidé nebudou odpovídat autenticky?

Následně je třeba dát dotazníku formu. Pod tlakem většina zvolí špatnou podobu některých otázek, takže jejich znění je zavádějící a výsledky taktéž. A poté, co ho rozešlete a čekáte pár dnů (či spíš týden) na vyhodnocení, vás ještě čeká shrnující report pro management.

A jak to vypadá z pohledu CEO a CFO, kteří od středečního meetingu na výsledky netrpělivě čekají?
„Co je proboha tak těžkého na tom, nechat si od lidí poslat pár odpovědí, abychom je do pátku měli a mohli se rozhodovat, co dál?“

Nakonec rozhodnutí udělají, ale ještě předtím, než si počkají na data z dotazníku, která se k nim dostanou až na začátku přespříštího týdne.

Když jsou složité věci potřeba rychle

Jenže rychlá doba skutečně potřebuje rychlé odpovědi. A situací, kdy je rozsáhlé dotazníkové šetření realizované napříč celou firmou jedinou cestou, jak s odpovídajícími náklady získat zpětnou vazbu ke složitým tématům, je opravdu celá řada. A ano – v naprosté většině případů to budou právě ty situace, kdy na rychlosti záleží.

Jakkoli vám může netrpělivý nebo neempatický přístup CEO nebo CFO připadat frustrující, nevyčítejte jim to. Přiznejme si navíc, že i na straně HR proces někdy pokulhává.

Za zavřenými dveřmi HR oddělení se často řada dotazníků skrečuje právě s tím, že „by to trvalo moc dlouho“ a „zabralo by to hodně lidem moc času“.

Kdykoli se však objeví tento argument, je na místě zpozornět – pro koho jsou úkoly, které mají být rychle, vyžadují rutinní zkušenost a zároveň nesmí vytížit lidské kolegy, ideální? Ano. Je to umělá inteligence. A i díky ní můžeme rok 2024 označit za začátek epochy „quick response“ – tedy doby, kdy bude možné získávat rychlé odpovědi na komplexní otázky.

Technická pomoc s návrhem, přehledné vyhodnocení a expresní shrnutí

V čem tedy tkví kouzlo AI? V první v řadě je to úspora času při samotném návrhu dotazníku. Samotný výběr dotazů totiž nezabere tolik času jako vytváření formuláře a správná volba typu otázek. Právě s tím dokáže umělá inteligence skvěle pomoci. Na základě předchozích zkušeností totiž vhodně navrhne, jaký typ odpovědi je pro kterou otázku nejvhodnější. Jakkoli se totiž mohou zdát jednotlivé otázky zrovna pro vaši firmu unikátní, v celkovém pohledu se jedná pouze o množinu dotazů, se kterou s největší pravděpodobností pracovaly již tisícovky manažerů před vámi. A AI se jimi může inspirovat.

Správně nastavit parametry skórovací odpovědi, otevřeného dotazu, výběru z rolety, návrh škály odpovědí při uzavřených otázkách, to všechno dokáže umělá inteligence navrhnout s podobným vzhledem jako vy. Avšak neskonale rychleji.

A stejně rychle vám dokáže AI pomoci s vyhodnocením průzkumu. Snad každý z nás si vzpomene na to, jak nesnesitelná a v mnohém kontraproduktivní je tvorba resumé z výsledků dat. Ano, přesně ta věc, kterou si často necháváme na večerní směnu před spaním a která se z chytré analýzy těch nejzásadnějších poznatků často mění jen na útrpné popsání alespoň pár slidů prezentace bez zásadnější přidané hodnoty.

Jenže právě tento závěr bývá tím nejzásadnějším výstupem, se kterým pak management společnosti pracuje. Role umělé inteligence je tak neocenitelná i s ohledem na schopnost vybrat ty nejzásadnější poznatky. Zároveň dokáže data interpretovat a poskytnout souhrn doporučení, jak s trendy, které naznačují, dále pracovat.

Jak sílu „quick response“ využít v prvním kvartálu?

Začátek roku je pro sběr zpětné vazby ideální. Využívá atmosféru „čerstvého začátku“, kterou nový rok přináší. Lidé mají tendenci být v této době otevření změnám a novým iniciativám, což může zvýšit ochotu k poskytnutí konstruktivní zpětné vazby. A pro firmy jsou odpovědi pochopitelně klíčové pro zpřesnění jejich předpokladů a strategií.

Na co se tedy s pomocí AI ptát klidně ještě v lednu?

• Celkový pocit z firmy a týmu – může obsahovat řadu otázek, které pomohou získat komplexní pohled na názory zaměstnanců a na atmosféru v pracovním prostředí. Zároveň upřesní, jak moc zaměstnanci souzní s firemní kulturou a hodnotami.
• Spokojenost s návratem do práce a měření očekávání – ideální cesta, jak zjistit, zda se po svátcích lidé vrátili vyčerpaní nebo plní elánu. To je důležitý indikátor, jak silné bude případné „momentum změny“.
• Spokojenost se mzdou a odměnou – mapování aktuálního názoru na výši mzdy, možnosti čerpaných benefitů a celkové spokojenosti s osobním rozvojem.

Co dokáží AI průzkumy od Sloneeka?

Sloneek patří mezi průkopníky ve využívání AI v HR. Takže je jasné, že jsme nemohli chybět ani v případě této novinky. Naše AI průzkumy umí:

• Navrhnout nejvhodnější sadu otázek, které pokryjí vámi řešený problém
• Využít stovky otestovaných promptů, vycházejících z podobných dotazníků z celého světa
• Optimalizovat parametry dotazníku
• Vytvořit přehledné grafy
• Vyhodnotit dotazník a manažersky shrnout jeho výsledky
• Interpretovat data a navrhnout řešení
• Predikovat na základě výsledků dlouhodobé trendy

Proč je dobré AI průzkumy vyzkoušet?

• Úspora 90 % času při tvorbě dotazníkových šetření
• Úspora času při tvorbě a vyhodnocení, rychlost realizace a získání závěrů tak závisí výhradně na rychlosti sběru informací
• Možnost čerpat z know-how stovky firem
• Překvapivá řešení a otázky, které by vás nenapadly
• Vizualizace výsledků s přehlednou interpretací

Cílem není zbavit se lidského elementu

Na závěr se nicméně hodí připomenout stokrát opakovanou pravdu. AI je skvělý pomocník, ale lidský rozum a kritické myšlení nenahradí. To, že může úspěšně pomoci s tvorbou zásadních průzkumů, rozhodně neznamená, že s ní zásadní průzkumy může dělat laik bez dostatečného HR backgroundu. Zejména u tak citlivé věci, jakou je získávání zpětné vazby, je to třeba dvakrát podtrhnout.

Dojem, že se o pocity zaměstnanců zajímá „umělá inteligence“ a ne management, může velice rychle vést k frustraci, rezignaci a záměrnému zkreslování informací, které lidé do dotazníků zapíší.

Pokud se tedy rozhodnete pro sběr feedbacku AI využívat, přistupujte k této informaci obezřetně. Tak jako vy, i tým musí chápat, že váš AI pomocník pouze pomáhá s rutinními činnostmi. To důležité – tedy pochopení dat a přijetí jasných závěrů nebo nakládání s informacemi, bez kterých by výsledky nebyly – stále drží pevně v ruce konkrétní lidé.