Inspirace pro zavádění hodnocení výkonu s pomocí OKR

Proč vůbec hodnocení výkonu řešit? Proč k tomu využít metodiku OKR? A jaký je rozdíl mezi OKR a KPI?

Co v článku najdete:

 

📖 V graficky přehledné a plné formě si můžete také zdarma stáhnout naše e-booky OKR Navigátor: Jak překračovat limity organizace a jeho druhou část OKR Navigátor: Praktický průvodce pro zavádění a používání OKRs.

Na obou e-boocích pracovali jedni z předních českých expertů na tvorbu OKRs, takže se vám do rukou dostává opravdová nálož těch nejkvalifikovanějších informací. 

Hodnocení výkonu lidí v týmu i celé organizaci je komplexnější, než by se mohlo na “první dobrou” zdát. Tedy pokud má skutečně sloužit k extenzivnějšímu posunu firmy, 

Pokud se domníváte, že řízení výkonu zahrnuje pouze roční vyhodnocení KPI zaměstnanců, pravděpodobně opomíjíte efektivní metody sjednocení cílů zaměstnanců a firmy. Nahrazením sporadických hodnocení plánem a realizací průběžné komunikace ohledně výkonu si významně pomůžete s jasným nasměrováním k úspěchu. A to včetně definice cílů, očekávání a nástrojů pro organizaci zpětné vazby.

Řízení výkonu představuje komplexní strategii ovlivňující firemní kulturu, principy fungování a výsledky celé organizace. Informuje zaměstnance i spolupracovníky, zda jsou na správné cestě, vysvětluje důležitost jejich práce a ukazuje, jak přispívají k rozvoji týmu i firmy jako celku. Řízení výkonu také poskytuje odpovědi na otázky, jako jsou: „Jsem v práci úspěšný?“, „Mám pro firmu nějakou hodnotu?“ a „Lze mě snadno nahradit?“, aby se lidé ve firmě necítili nejistě a nepřemýšleli o hledání jiných příležitostí.

A přesně to je něco, s čím dokáží pomoci OKR.

V tomto článku jsme pohled na OKR přizpůsobili speciálně pro vzdálené nebo hybridní týmy s důrazem na podporu snadné implementace.

Co je OKR a proč jak pomůže s hodnocením výkonnosti?

Zkratka OKR znamená “Objectives and Key Results”, široce přijímaný přístup ke stanovování cílů s kořeny sahajícími do 70. let, kdy jej Andy Grove u Intelu představil. Později, v roce 1999, John Doerr přinesl metodu do Googlu, což výrazně přispělo k její široké popularitě. OKR se dnes neomezují pouze na velké podniky; malé týmy také využívají tuto metodologii ke zdůraznění důležitosti dosahování výsledků před pouhým zaměřením na výstupy.

OKR je rámec pro stanovení cílů a řízení výkonu, který pomáhá organizacím, týmům a jednotlivcům definovat, sledovat a dosahovat jejich cílů. Tento přístup se skládá ze dvou hlavních složek:

• Cíle: kvalitativní, inspirativní cíle, které odrážejí požadované výsledky nebo směr pro organizaci, tým nebo jednotlivce. Cíle by měly být jasné, stručné a snadno pochopitelné.

• Klíčové výsledky (dílčí cíle): kvantitativní, měřitelné a časově ohraničené ukazatele, které ukazují pokrok směrem k dosažení cílů. Klíčové výsledky by měly být konkrétní, použitelné a měly by kreslit jasnou cestu k úspěchu. Jejich součástí jsou i aktivity, které mají vést k dosažení výsledků.

Každý od TOP managementu až po zaměstnance na nižších pozicích se tak může soustředit na společné a úspěšné dosažení omezeného počtu důležitých cílů. Jakmile management určí cíle nejvyšší úrovně, je potřeba 3–5 klíčových výsledků (dílčích cílů) na jeden cíl. Větší rozpad rozmělní samotný cíl do bodu, kdy se pokrok těžko měří.

V čem nám OKR dokáže pomoci?

Právě v prostředí hybridních nebo “full-remote” firem dokáže maximálně podpořit jasnost komunikace, zpřesnění očekávání, zvýšení reakceschopnosti na změny a zvyšování angažovanosti. Tedy vše, bez čeho se v na dálku řízených týmech obejít nedokážete.

📍Zaměření na cíle: OKR pomáhá zaměřit se na nejdůležitější cíle a prioritizovat úkoly, které skutečně přinášejí hodnotu firmě.

📍Transparentnost a jasná očekávání: OKR zvyšuje transparentnost mezi týmy a jednotlivci, protože každý má přístup k cílům a klíčovým výsledkům ostatních. To vede k lepšímu porozumění a spolupráci napříč firmou.

📍Měřitelnost: Klíčové výsledky v OKR jsou kvantitativní a měřitelné, což umožňuje jednoduché hodnocení pokroku a úspěšnosti.

📍Krátkodobé a dlouhodobé plánování: OKR mohou být stanoveny na různé časové horizonty, což umožňuje plánování jak krátkodobých, tak dlouhodobých cílů.

📍Flexibilita a pružnost reakce na změny: OKR systém je dostatečně pružný, aby se přizpůsobil změnám v podnikatelském prostředí. Firmy mohou své cíle a klíčové výsledky v průběhu času upravovat, aby lépe reagovaly na nové výzvy a příležitosti.

📍Zlepšení angažovanosti a motivace: Systém OKR zvyšuje angažovanost a motivaci zaměstnanců, protože každý jednotlivec vidí, jak jeho práce přispívá k celkovým cílům a naplňování strategie firmy.

📍Kontinuální zlepšování: OKR umožňuje firmám neustále hodnotit a zlepšovat své procesy a výsledky. Pravidelné revize a zpětná vazba pomáhají identifikovat oblasti, které vyžadují zlepšení, a přijímat opatření pro dosahování lepších výsledků.

V praxi potkáme i kombinaci OKR, KPI a SMART metodik. Zatímco SMART metodika je často chápána především jako obecný rámec nastavování relevance a smysluplnosti cílů, u OKR a KPI dochází často k záměně nebo nevhodnému použití. 

Rozdíl mezi OKR a KPI

I když se oba nástroje zaměřují na dosažení cílů a měření výsledků, mají několik rozdílů:

Zaměření:

• OKR se zaměřuje na nastavení jasných a měřitelných cílů (Objectives) a klíčových výsledků (Key Results), které umožňují týmům sledovat svůj pokrok směrem k těmto cílům. OKR je často používán na strategické úrovni, aby podpořil inovace a růst.
• KPI se zaměřuje na sledování klíčových ukazatelů výkonnosti, které ukazují, jak efektivně a úspěšně organizace dosahuje svých cílů. KPI se často používá k měření provozní účinnosti a sledování výsledků na úrovni procesů.

Časový rámec:

• OKR má obvykle kratší časový rámec, často se jedná o čtvrtletní nebo roční cíle. To umožňuje organizacím rychle reagovat na změny a upravit své cíle podle potřeby.
• KPI mohou mít delší časový rámec, protože se zaměřují na dlouhodobou výkonnost a stabilní měření.

Flexibilita:

• OKR je flexibilní a adaptabilní systém, který umožňuje organizacím rychle reagovat na změny a upravit své cíle podle potřeby.
• KPI může být vnímán jako méně flexibilní, protože se zaměřuje na sledování konkrétních ukazatelů výkonnosti, které se nemusí rychle měnit.

Spolupráce a transparentnost:

• OKR podporuje spolupráci mezi týmy a transparentnost, protože všechny cíle a klíčové výsledky jsou sdíleny napříč organizací.
• KPI může být vnímán jako více zaměřený na jednotlivé týmy nebo oddělení, což může vést k menší transparentnosti a spolupráci.

I když mají OKR a KPI různé zaměření a přístupy, mnoho organizací je používá společně, aby dosáhly lepšího sledování a měření svých cílů a výkonnosti.

 

Nastavení OKR (ověřeno v praxi)

OKR i na ně navázaná KPI obvykle nastavujte na kratší období, typicky kvartál. Určitě není chyba volit delší časové úseky (půlrok / rok). Berte ale v potaz nesporné výhody, o které můžete přijít:

👉 Rychlejší reakce na změny: Kvartální nastavení OKR umožňuje organizacím rychleji reagovat na změny v podmínkách trhu, konkurenci nebo interní zdroje. Tímto způsobem mohou být cíle aktualizovány častěji, což umožňuje rychlejší přizpůsobení a inovace.

👉 Vyšší zaměření a motivace: Krátkodobější cíle umožňují zaměstnancům lépe se soustředit na dosažení konkrétních výsledků. Tím se zvyšuje motivace a angažovanost, protože úspěchy a pokrok jsou viditelné a oslavovány pravidelně.

👉 Menší nejistota: Dlouhodobé cíle mohou být obtížnější předvídat a plánovat, zatímco kvartální OKR poskytují větší flexibilitu a umožňují organizacím lépe řídit rizika a nejistoty.

👉 Pravidelné hodnocení a zlepšování: Kvartální OKR umožňují pravidelně hodnotit výkonnost týmů a jednotlivců. To umožňuje organizacím rychle identifikovat oblasti, které vyžadují zlepšení, a implementovat potřebné změny.

👉 Posílení firemní kultury: Pravidelné kvartální hodnocení a aktualizace OKR mohou posílit firemní kulturu zaměřenou na výsledky, spolupráci a neustálé učení se.

I když se OKR často nastavují na kvartální bázi, mnoho organizací také používá roční OKR nebo kombinaci kvartálních a ročních OKR. Důležité je najít správnou rovnováhu mezi krátkodobými a dlouhodobými cíli, která nejlépe vyhovuje vaší organizaci, její strategii a rychlosti změn ve vašem odvětví.

Co dobře nastaveným OKR nesmí chybět?

Ano, jsou SMART…

• Jsou Specifické: musí být jasně a konkrétně formulovány, aby nebylo žádné nejasnosti ohledně toho, co je třeba dosáhnout. Jsou srozumitelné napříč firmou i odděleními. Jsou bez zkratek, jazykových obratů a výrazů, kterým rozumí jen omezená část lidí. 

• Jsou Měřitelné: klíčové výsledky (dílčí cíle) musí být kvantifikovatelné, měřitelné a snadno monitorovatelné po celé období, pro které jsou nastavené. To umožňuje jednoznačně posoudit, zda byly cíle splněny, nebo ne.

• Jsou Ambiciózní: jsou realistické a dosažitelné, aby se předešlo frustraci a demotivaci, ale zároveň jsou dostatečně náročné. Inspirují týmy k vynikajícím výkonům.

• Jsou Relevantní: jsou navázané na firemní i týmové strategie. S tím souvisí relevantní navázání na úkoly a odpovědnosti lidí zapojených do konkrétních OKR. Během procesu sledování a hodnocení OKR je důležité být flexibilní a připravený provést úpravy, pokud se ukáže, že některé cíle nebo klíčové výsledky nejsou již relevantní nebo dosažitelné.

• Jsou jasně časově ohraničené: každý klíčový výsledek (dílčí cíl) má stanovený časový rámec pro splnění. To pomáhá zaměřit úsilí a nastavuje řešitelům jasné lhůty a očekávání.

A také jsou 👇

• Zaměřené na výsledky: jsou zaměřeny na dosažení konkrétních výsledků, nikoli pouze na splnění úkolů nebo procesů. Na rozdíl od KPI nejsou přímo spojené s konkrétní odměnou (dopadem do odměňování). 

• Je jich omezený počet: aby se předešlo rozptýlení a ztrátě zaměření, měl by být počet OKR omezen (obvykle 3-5 Hlavních cílů a 2-5 klíčových výsledků (dílčích cílů) na každý hlavní cíl). Je jich menší množství, odráží splnitelnost.

A nakonec jsou i

• Pravidelně sledovány a hodnoceny, aby bylo možné monitorovat pokrok a přizpůsobovat jejich podle potřeby, resp. měnícím se podmínkám. To zahrnuje pravidelné týmové schůzky, kde se diskutuje o dosažených výsledcích a případných úpravách.

Na co si dát při stavbě OKR pozor:

1. Příliš mnoho OKR může vést k ztrátě zaměření a zhoršení efektivity. Doporučuje se mít 3-5 cílů a 3-5 klíčových výsledků pro každý cíl.
2. Je důležité nastavit OKR tak, aby byly náročné, ale stále dosažitelné. Nesnažte se dosáhnout nereálných cílů, které by mohly vést k demotivaci a zklamání.
3. Zapojte do procesu nastavování OKR všechny členy týmu a zohledněte jejich názory a potřeby. Tím zajistíte, že budou OKR relevantní a smysluplné pro všechny zúčastněné. Jednoznačně tak v týmu zvýšíte angažovanost a pocit odpovědnosti za dosažení cílů.
4. Během procesu sledování a hodnocení OKR je důležité být flexibilní a připravený provést úpravy, pokud se ukáže, že některé cíle nebo klíčové výsledky nejsou již relevantní nebo dosažitelné.
5. Vytvořte kulturu neustálého učení a zlepšování, která podporuje pravidelné hodnocení a aktualizaci OKR. Tím zajistíte, že vaše organizace bude neustále hledat způsoby, jak dosáhnout lepších výsledků a růst.

Dobře nastavené OKR podporují týmovou práci a sdílenou odpovědnost za dosažení cílů. Každý člen týmu by měl vědět, jak přispívá k úspěchu celkových OKR. A tedy k naplňování strategie. To je klíč k udržení motivace a loajality na vysoké úrovni.

 

Před tím, než začnete…

Úspěch lidí předchází obchodnímu úspěchu firmy. Bez úspěchu lidí není obchodního úspěchu. A přinejmenším dokud technologie nebudou umět VŠECHNO, co děláme my lidé (a to se s největší pravděpodobností nikdy nestane), bez nastavení lidí na úspěch v práci dosáhnou podniky jen zlomku toho, čeho by mohly potenciálně dosáhnout, kdyby využily potenciál a talent lidí.

Co je to úspěch lidí v práci? Lidé, kteří cítí a vědí, že o ně někdo skutečně pečuje, lidé, kteří mají pocit, že někam patří, lidé, s nimiž se zachází s respektem a důstojností, lidé, kteří profesně rostou, lidé, kteří mají z úspěchu podniku stejný prospěch jako podnik z nich.

Pokud se spokojíte s tím, že z plného talentu a potenciálu lidí dostanete jen „něco“, pak tento příspěvek ignorujte. To je to, co dostáváte, a to je to, co budete dostávat i nadále.

Pokud věříte v neomezené možnosti podnikání a lidí, pak se ujistěte, že vaše “KPIčka” nejsou jen finanční ukazatele, ale také to, jak dobře lidi zapojujete, inspirujete, informujete a zajímáte.

A to je důvod, proč i ve Sloneekovi pracujeme s OKR:)