Preboardingový balík pre udržanie nováčikov 📦

Preboarding: Ako správne naštartovať nového zamestnanca ešte pred prvým dňom

Väčšina firiem venuje onboardingovému procesu veľkú pozornosť, ale čo sa deje ešte predtým, než nováčik nastúpi? Tu prichádza na scénu preboarding (alebo aj preonboarding) – často prehliadaná, no mimoriadne dôležitá fáza onboardingu nového zamestnanca. Dobre nastavený preboardingový proces pomáha zmierniť stres z nástupu a pripravuje pôdu pre úspešný štart.

Prečo je preboarding dôležitý?

Predstavte si, že prijmete nového kolegu, podpíšete zmluvu a potom… ticho. Žiadne informácie, žiadny kontakt. Nováčik začne pochybovať, či urobil správne rozhodnutie, a jeho nadšenie opadne. Preboarding tento problém rieši a prináša hneď niekoľko výhod:

• Znižuje neistotu a stres – Nový zamestnanec vie, čo ho čaká, a cíti sa istejší.
• Zlepšuje efektivitu onboardingu – Zamestnanec prichádza lepšie pripravený.
• Posilňuje vnímanie firemnej kultúry – Umožňuje nováčikovi oboznámiť sa s ňou vopred vďaka základným informáciám.
• Je kľúčovou súčasťou prechodu z candidate experience do employee experience – Ovlplyvňuje, ako zamestnanec vníma firmu od prvého kontaktu až po svoj pracovný štart.

Čo by mal preboarding zahŕňať?

• Dohodnite sa v tíme, kto bude za nováčika zodpovedný – Nielen v HR, ale aj kto bude jeho buddy a bude sa mu venovať v prvých týždňoch či mesiacoch.
• Vytvorte si checklist – Aby sa na nič nezabudlo, odporúčame vytvoriť checklist s kľúčovými úlohami a termínmi. Pomôže to zabezpečiť, že všetky dôležité kroky preboardingu budú splnené načas a novému zamestnancovi nebudú chýbať žiadne dôležité informácie.
  
  • Checklist môže byť v Exceli, Asane, inom nástroji alebo v HR systéme.
  • Priraďte jednotlivé úlohy zodpovedným osobám – HR, buddy, IT a ďalším.
  • Určte deadline-y – Úlohy by mali byť hotové pred nástupom zamestnanca.
  • Pripravte konkrétny onboardingový plán od prvého dňa – Spolu s buddym ho naplánujte vopred.
  • Plán prvého dňa – Nováčikovi ho ideálne pošlite aspoň týždeň vopred.
• Aktívna komunikácia zo strany HR – Pravidelne informujte nováčika o tom, čo ho čaká pred nástupom alebo v prvý deň v práci.
• Vytvorte si šablóny správ, ktoré budete posielať, a uľahčite si prácu.
• Pošlite uvítací e-mail s informáciami o prvom dni, harmonograme onboardingu a kontaktmi na kľúčových ľudí.
• Prístup k dôležitým informáciám – Poskytnite novému zamestnancovi materiály, ktoré mu uľahčia prvé týždne – firemná príručka, organizačná štruktúra, popis firemnej kultúry, často kladené otázky. Môže to byť aj krátke video od tímu alebo zakladateľa.
• Administratíva vopred – Podpisovanie dokumentov a vybavovanie formalít zaberie veľa času, ktorý by sa inak dal využiť zmysluplnejšie počas prvých dní.
  Ak je to možné, vyriešte administratívu online pred nástupom (minimálne môžete poslať koncept zmluvy a ďalšie dôležité dokumenty).
• Technická príprava – Nič nie je horšie ako prvý deň bez prístupu k e-mailu alebo firemným systémom. Uistite sa, že zamestnanec bude mať načas pripravené prihlasovacie údaje, notebook alebo pracovné pomôcky.

Ako si HR môže nastaviť a automatizovať preboarding?

Aby preboarding fungoval hladko a efektívne, je vhodné ho čo najviac automatizovať.

• Použitie HR softvéru – Moderné HR systémy umožňujú automatizované odosielanie uvítacích e-mailov, digitálny podpis dokumentov a riadenie prístupov. Vďaka tomu je možné vopred pripraviť kompletný balík informácií pre nového zamestnanca.
• Onboarding portály – Interný portál, kde noví zamestnanci nájdu všetky dôležité informácie, často kladené otázky a možnosť komunikácie s HR.
• Automatické pripomienky a úlohy – Systémy na správu úloh môžu HR aj manažérom pripomínať dôležité kroky preboardingu a zabezpečiť, že žiadny dôležitý detail nebude prehliadnutý.
• Interaktívna komunikácia – Chatboti alebo iné platformy môžu novému zamestnancovi postupne poskytovať informácie a odpovedať na bežné otázky. Vďaka tomu je preboarding plynulejší a menej náročný na čas.
• Štandardizované procesy – Vytvorenie checklistov a šablón na komunikáciu uľahčí celý proces a zabezpečí, že všetky kroky budú splnené načas.

Záver

Preboarding je kľúčovou súčasťou skvelej zamestnaneckej skúsenosti. Pomáha novým kolegom cítiť sa vítaní a pripravení ešte pred prvým dňom. Investícia do tejto fázy sa firme bohato vráti v podobe rýchlejšej adaptácie a vyššej motivácie.

Vďaka digitalizácii a automatizácii môže byť preboarding jednoduchý, efektívny a prispôsobený potrebám firmy aj zamestnancov.