Loono je nezisková organizace, kterou tvoří tým mladých lékařů, studentů medicíny a dalších profesionálů. Skrze workshopy, školení a webináře ve školách a firmách vzdělávají veřejnost o důležitosti prevence onkologických (#prsakoule) a kardiovaskulárních (#zijessrdcem) onemocnění, reprodukčním (#doledobry) a duševním zdraví (#dobrenitro).

Situace v Loono

Neziskovou organizaci Loono, která se zabývá osvětou v oblasti prevence, označuje Jitka Klosek, Head of Human Resources v Loono, za velmi otevřenou společnost s jasnou vizí. Loono chce zaměstnancům nabídnout stabilitu a zázemí, ale zároveň také výhody, které dnešní doba umožňuje. K zaměstnancům přistupuje individuálně a s důrazem na osobní potřeby, s tím, jak organizace roste, je to ale čím dál náročnější. Za největší přidanou hodnotu Loono na pracovním trhu považuje hlavně celospolečenské dopady, která práce má a uvolněnou firemní kulturu s důrazem na otevřenost a individuální potřeby.

“Největší přidanou hodnotou na pracovním trhu je velmi silná vize, kterou máme a to, co jako organizace děláme. Lidé, kteří se k nám hlásí, se k nám hlásí proto, aby mohli pomáhat. Chtějí dělat smysluplnou práci, chtějí práci s přesahem a pozitivním dopadem na společnost. Zpětnou vazbu sice nevidíme hned, jako například lékař, který zachránil život, ale lidé se nám často ozývají zpětně s poděkováním a osobními příběhy, v nichž zmiňují také to, čemu dokázali předejít díky informacím od nás. Naše práce a snažení tak má viditelný dopad.”

Právě proto, že práce, kterou organizace Loono vykonává, s sebou nese velkou míru společenské odpovědnosti, zakládá si Loono na osobním přístupu ke každému ze zaměstnanců. Snaží se vyhovět různorodým požadavkům, které jednotliví zaměstnanci mají, a zároveň pracovat co možná nejefektivněji. To s sebou bohužel přináší řadu komplikací a na povrch vyplouvají problémy, s nimiž se český pracovní trh potýká.

“Pokud bych měla uvést příklad z praxe, často se u nás setkáváme třeba s požadavkem na zkrácené úvazky. Jako zaměstnavatel tuto možnost nabízíme a jednoznačně je to pro nás cesta, ale ačkoliv zkrácený úvazek pro naši organizaci odvede oproti plnému poloviční množství práce, administrativní agenda, kterou musíme zajistit, je stále stejná. Tento čas tedy potom logicky potřebujeme jinde ušetřit. Podobně je to třeba s prací na dálku. Tu v dnešní době vnímáme jako samozřejmost, ale už během covidu jsme zjistili, že v momentě, kdy všichni pracujeme v režimu remote a potřebujeme zjistit informace, které jsou obsažené v pracovních smlouvách, nemáme se k nim jak dostat.” doplňuje Jitka Klosek, Head of Human Resources v Loono.

Kde byl problém a jak jsme ho vyřešili

Hlavním impulzem k implementaci Sloneeka tak v případě organizace Loono byla zejména touha digitalizovat a zjednodušit každodenní personální agendu. Cílem Loono bylo dokázat zaměstnancům poskytnout zázemí jak v kanceláři, tak v režimu remote, a to při zachování stejné efektivity a nezůstat tak limitovaní pouze na fyzické docházení do kanceláře, které mělo dosud nesporné výhody právě díky neexistenci jednotného systému pro správu personálních dokumentů.

Loono je se Sloneekem již 3 roky

V první fázi jsme proto pro organizaci Loono vytvořili přehlednou online databázi obsahující informace a personální údaje všech zaměstnanců. Tato databáze nyní slouží jako náhrada za sdílené dokumenty, které byly ke správě personální agendy využívány do té doby. Databáze je přístupná všem zaměstancům, kteří do personální agendy ve firmě přímo zasahují (tj. HR oddělení a teamleaderky) odkudkoliv a je snadno editovatelná, proto se dá snadno využít i růstové fázi, kdy organizace přijímá nové zaměstnance. Databázi, která čítá okolo tisícovky dokumentů, v tuto chvíli aktivně spravuje 10 klíčových zaměstnanců a zaměstnankyň.

“Vzhledem k tomu, že je tým organizace Loono roztříštěn po několika pobočkách, vytvořili jsme uvnitř této databáze také intuitivní štítkovací systém, díky kterému je na první pohled patrné, pod jakou pobočku, oddělení, ale i do jakého týmu daný zaměstnanec spadá, což by mělo významně usnadnit práci především zaměstnancům bez fyzického přístupu do kanceláří,” komentuje Milan Rataj, odborník na HR  ve Sloneek.

“Pokud bych měla uvést příklad z praxe, často se u nás setkáváme třeba s požadavkem na zkrácené úvazky. Jako zaměstnavatel tuto možnost samozřejmě nabízíme. Ale administrativní agendy je stále stejné množství a zkrácený úvazek pro naši organizaci odvede oproti plnému menší  množství práce.. Tento čas tedy potom logicky potřebujeme ušetřit jinde. Podobně je to třeba s prací na dálku. Tu v dnešní době vnímáme jako samozřejmost, ale už během covidu jsme zjistili, že v momentě, kdy všichni pracujeme v režimu remote a potřebujeme zjistit informace, které jsou obsažené v pracovních smlouvách, nemáme se k nim jak dostat.” doplňuje Jitka Klosek, Head of Human Resources v Loono.

Ušetřené hodiny od samého počátku 

• Přehledná databáze údajů o zaměstnancích
• Vývoj a zlepšování softwaru v průběhu času
• Možnosti filtrace dle štítků a lokace
• Přehledná předpřipravená struktura, která se sama aktualizuje
• Přístup k dokumentům v digitální podobě
• Podpora ze strany Sloneeka

Loono na Sloneeku oceňuje zejména pomoc s přechodem na digitální správu personálních dokumentů a zefektivnění práce na dálku. Přínosem je pro organizaci intuitivní ovládání, přístup do zaměstnanecké databáze odkudkoli, automatická aktualizace dat a v neposlední řadě také zákaznická podpora, kterou Sloneek klientům nabízí.

“Informace, které potřebujeme, máme teď dostupné všichni a na pár kliků. Pokud bych to měla odhadnout číselně, dovolím si říct, že při práci na personální agendě teď ušetřím klidně 4 minuty na jednoho člověka, což je v konečném součtu opravdu znatelná časová úspora. Vzhledem k tomu, že Sloneek nabízí i různé jazykové mutace, rozhodně bych ho doporučila nejen menším firmám, které s digitalizací agendy teprve začínají, ale dovedu si pro něj představit využití i ve větších mezinárodních firmách. Za Loono mohu v každém případě říct, že v tuto chvíli ještě potenciál služby nevyužíváme na 100 % a určitě časem plánujeme spolupráci rozšířit” ukončuje Jitka Klosek.

Děkujeme našim klientům z organizace Loono za sdílení informací, které mohou být pro ostatní HR odborníky přínosem v rozhodování.