Aj keď v digitalizácii má Česko stále čo doháňať, české IT má svetovú úroveň aj dlhoročnú históriu. Dôkazom je firma Sprinx, ktorá funguje už od roku 1996. Dnes má päť divízií – Sprinx Colnsulting, Sprinx The Doers, Sprinx Pharma, Sprinx Digital a AppOn.cloud. Svoje služby ponúka z pražského sídla v Branickom pivovare do celého sveta.
V Sprinx sa špecializujú na poradenstvo, vývoj, predaj, implementáciu a správu obchodných systémov, vyvíja komplexné e-commerce riešenia aj špecializované aplikácie. Firmám pomáhajú so servisovaním IT a infraštruktúry. Poskytujú aj služby v oblasti hostingu. Ich služby využívajú spoločnosti ako sú: ESET, Olympus, Axa Assistance, Metrostav, Grada Publishing a.s. a mnoho ďalších.
Cesta Sprinx za data driven HR
HR agendu v Sprinxe má na starosti HR manažérka Hana Tomešová spolu s jednou kolegyňou a na HR aktivity je vyčlenených 1,5 FTE.
Jadro Sprinx tvorí celkom 85 ľudí, ktorí pracujú ako z kancelárií, tak z domu. Flexibilita v režime spolupráce je tu samozrejmosťou a plný remote využíva zhruba 15% Doerov.
Zefektívnenie viacerých HR procesov a datadriven prístup bol jeden z impulzov, ktoré viedli HR k hľadaniu komplexnejšieho riešenia:
„V minulosti sme hľadali cestu, ako zefektívniť čiastkový proces alebo uľahčiť konkrétne typy HR aktivít ako je nábor, v rámci ktorého sme si vyskúšali zaviesť ATS riešenie. Skúsenosť ale máme aj s vývojom vlastnej kandidátskej databázy a samozrejme aj s vedením excelov, ktoré nám pomáhali v reportingu. Postupne sme si ale došli k tomu, že by pre nás bolo ľahšie mať tie dáta prepojené, resp. mať ich na jednom mieste av tej dobe sme tiež hľadali nový nástroj na riešenie dochádzky,“ opisuje Hana Tomešová, ktorá v Sprinx pôsobí už od roku 2008.
Preto sa začali rozhliadať po komplexnom riešení, ktoré by okrem iného:
- Zhromažďovalo dáta v rámci jedného zdroja.
- Vyriešilo digitalizáciu či zefektívnenie vybraných HR procesov.
- Malo veľmi dobre ošetrenú bezpečnosť dát.
Sloneek ako víťaz výberového konania
Prečo si firma, ktorá poskytuje inteligentné a prepracované IT systémy nevytvorila vlastnú aplikáciu? Túto otázku glosovala HR manažérka príslovím o kováčovom kobyle, potom ale vážne dodáva, že nevideli dôvod, prečo vytvárať niečo, čo už vymysleli iní.
Kým si ale firma zaobstarala Sloneeka, predchádzala tomu z jej strany podrobná rešerša.
„Na začiatku som si zmapovala, aké riešenia sú v ČR k dispozícii a tri vybrané systémy potom testovala, dva som potom predstavila manažmentu. Primárne sme chceli, aby nám systém pomohol s evidenciou dochádzky a umožnil nám spravovať čo najviac agendy z jedného miesta,“ opisuje výber HRIS Tomešová.
Na Sloneekovi ju oslovilo to, že aplikácia je jednoducho implementovateľná, cenovo prijateľná a splní výberové kritériá. V decembri 2022 teda Sloneek vzišiel ako víťaz z výberového konania, samotné spustenie potom prebehlo o pol roka neskôr, v lete 2023.
Adaptácia firmy na Sloneeka prebehla vďaka krokom HR na jedničku
Samotnému spusteniu ale predchádzala dôkladná príprava. V HR museli systém nastaviť a prispôsobiť si jednotlivé rozhrania, čo podľa Tomešovej nebolo vzhľadom na prepracovanosť systému úplne jednoduché. „Naozaj chvíľu trvalo, kým som sa zorientovala v systéme, aby som dokázala dobre nastaviť riešenie pre naše potreby. Zákaznícka podpora alebo customer manažérka na strane Sloneeka mi ale vždy pomohli. Aby sme získali spätnú väzbu a vedeli, či sme všetko dobre nastavili, umožnili sme vybraným zamestnancom program otestovať.“ hovorí Hana Tomešová.
Pri implementácii nepodcenila ani zoznámenie zvyšku kolektívu so systémom ani predstavenie Sloneeka manažmentu. A potom, čo systém naplnila dátami, pripravila pre ostatných kolegov prezentáciu, pomocou ktorej predstavila základné funkcie a systém využívania Sloneeka, a nezabudla ani na ďalší dôležitý bod – prechodové obdobie.
„Myslím, že práve to, že sme zaviedli systém počas letných prázdnin a ľudia mali dva mesiace na to sa naňho adaptovať, prispelo k tomu, že prevažná väčšina Sloneeka privítala. Po prvých mesiacoch sme ešte robili prieskum, ako systém ľudia prijali a väčšina chválila jeho intuitívnosť. Iba asi 12 % firmy vyslovilo potrebu nejakého ďalšieho školenia,“ približuje začiatky Sloneeka v Sprinx HR manažérka.
Zamestnanci ocenili aj to, že teraz majú dochádzku a prehľad o dovolenkách online a prístupný aj z mobilu.
„Na každú zmenu vo firme, sa oplatí zamestnanca dôkladne pripraviť. Nie všetci sú zástancami nových technológií. Príklad Sprinxu ale potvrdzuje to, že keď všetci majú čas sa s novinkou zoznámiť, otestovať ju a poznajú jej benefity, dokážu ju prijať lepšie. Kúpiť nový systém rozhodne nie je záruka úspechu, vždy záleží na ochote ľudí ho využívať,“ komentuje Milan Rataj, zakladateľ Sloneeka.
Sloneek udržuje poriadok v dochádzke aj dokumentoch
S čím všetkým teraz Sloneek HRistkám v Sprinx pomáha? Predovšetkým je to vedenie dochádzky a príprava podkladov pre mzdy. Tiež slúži na evidenciu informácií o zamestnancoch, uložení a správe dokumentov, neoceniteľnou pomocou je pri podpisoch zmlúv a ďalších dokumentov, ktoré je možné vybaviť elektronicky.
„Čiastočne ho tiež využívame na onboarding, v budúcnosti by som ho tiež rada prepojila s našimi kariérnymi stránkami,“ plánuje Tomešová.
Najväčšiu úsporu času (o zhruba 50%) vidí v zjednodušení evidencie dochádzky av automatických reportoch. Je rada, že zamestnanci sa môžu kedykoľvek dostať k svojim vlastným údajom a aj dokumenty, ktoré je možné podpisovať elektronicky nemusia už riešiť papierovo.
„Sme radi, keď Sloneek HRistom prinesie úsporu času. A po hocikedy časovo náročnom začiatku môžu konečne žať prvé ovocie. Moderná HR sa bez dát nezaobíde a sme radi, že naši klienti to vidia rovnako,“ uzatvára Milan Rataj.
