Firma Top4sport prostredníctvom svojho e-shopu už 15 rokov ponúka všetko športové vybavenie od svetových značiek, ako je Nike, Adidas, Puma, Under Armour a ďalšie. V roku 2010 začínala ako čisto český e-shop, dnes už pôsobí naprieč Európou. Urobiť poriadok v HR agende teda nie je nič jednoduché. Ako jej v tom pomohol Sloneek, sme si porozprávali s Janom Přibylom, ktorý v Top4sport pôsobí ako Procurement Director.
HR v Top4sport
Ako sme už spomenuli v úvode, firma Top4sport má za sebou niekoľko úspešných expanzií, vďaka ktorým sa môže pochváliť pobočkami v Nemecku, Chorvátsku, Francúzsku, Španielsku, Švajčiarsku, Rakúsku, Taliansku, Slovinsku, Maďarsku, Poľsku, Beneluxe a Grécku. Rastúci počet zamestnancov a expanzia na nové trhy priniesli výzvy v oblasti personálneho manažmentu.
„Každá pobočka spoločnosti spravovala HR agendu samostatne, čo viedlo k nejednotnosti a problémom pri zdieľaní informácií naprieč krajinami. To nás teda priviedlo k rozhodnutiu vytvoriť jeden centrálny systém, ktorý nám pomôže zjednotiť procesy ako hiring či onboarding,“ vypráva Jan Přibyl, Procurement Director.
Prácu HRistov v Top4sport tiež komplikuje fakt, že v spoločnosti existujú rôznorodé pracovné modely. Iný režim majú pracovníci na predajniach, iný zamestnanci na home office v krajinách bez kancelárií, iný zamestnanci v kanceláriách.
„Keď máte 1 200 zamestnancov v rôznych pracovných pomeroch naprieč 15 krajinami, je ťažké udržať v agende poriadok,“ približuje Jan Přibyl.
I samotné HR má niekoľko zamestnancov naprieč krajinami. V Česku jej majú na starosti dvaja ľudia, ďalších šesť rieši personálnu agendu v zahraničí.
Proces implementácie
V reakcii na tieto výzvy sa Top4Sport rozhodlo pre implementáciu HR systému, ktorý by centralizoval a štandardizoval HR procesy naprieč všetkými pobočkami a krajinami. Hlavnými cieľmi bola okrem centralizácie dát aj automatizácia procesov a zlepšenie reportingu.
Podľa slov Jana Přibyla sa všetka agenda pred Sloneek riešila v štýle „excel“ a okrem zavedenia automatizovaného workflow bolo potrebné správe dát a procesov dať jedno rozhranie a spraviť ich tak prehľadnejšie. Navyše sa firma rozrůstala a kvôli zvyšujúcemu sa počtu zamestnancov boli kapacity HR na hranici svojich možností.
Preto sa spoločnosť pustila do hľadania HRIS, pri jeho výbere hral svoju rolu nielen pomer cena/výkon, ale aj spôsob implementácie, prenosu dát či zákaznícky servis. Všetky požiadavky na systém si firma spísala a následne sa pustila do výberu, na ktorého konci oslovila Sloneek, ktorý potom počas niekoľkých týždňov implementoval.
„Systém je veľmi intuitívny, takže prácu s ním sme si rýchlo osvojili nielen my, ale aj samotní zamestnanci,“ komentuje Jan Přibyl.
Výsledky a prínosy
Prínos HRIS zaznamenali personalisti v Top4sport počas niekoľkých týždňov. Automatizácia rutinných HR úloh a intuitívne používanie systému viedli k úspore času a zníženiu administratívnej záťaže. Centralizovaná databáza umožnila ľahký prístup k informáciám o zamestnancoch naprieč všetkými pobočkami a pripravila procesy na ďalší rast spoločnosti.
„Nejúspešnejšími sa pre nás stali moduly, ktoré riešia absencie, dochádzku, onboarding, dokumenty a evidenciu pomôcok. Veľkú úsporu času nám tiež priniesli reporty a payroll,“ vymenováva prínosy Jan Přibyl.
Sloneek firma využíva tri a pol roka. Aké sú jej ďalšie ciele? V pláne je podľa slov Jana Přibyla viac využívať modul na správu dokumentov a tiež rozšíriť využívanie Sloneek pre onboarding a hiring.
Je teda vôbec niečo, čo by si priali v Top4sport v HR softvéri vylepšiť? Áno. Na základe svojich skúseností by HRisti uvítali vylepšenie reportingu, ktorý aktuálne nie je dostatočne personalizovaný. Pre Sloneek je to teda jeden z ukazovateľov, kam sa pri vývoji aplikácie pustiť ďalej.
„Implementácia HR systému v spoločnosti Top4Sport demonštruje, ako môže centralizovaný HR systém prispieť k efektívnejšiemu riadeniu v medzinárodnej spoločnosti s rôznorodými pracovnými modelmi a štruktúrou. Automatizácia, jednotné procesy a prístup k správe dát odkiaľkoľvek je pre dnešné dynamické prostredie firiem absolútna nevyhnutnosť,“ uzatvára zakladateľ Sloneek Milan Rataj.
