Máte kolem stovky zaměstnanců, papírové dovolenky a nábor zaměstnanců řešený jednotlivými manažeři? Evidenci kontaktů, dovolených a CV rozdrobenou do několika excelovských tabulek? Taková je situace 80 % českých firem, a ne jinak tomu bylo u firmy UNICODE SYSTEMS, předního českého poskytovatele informačních systémů pro čerpací stanice. Díky podnikavé HR manažerce Kateřině Jenkins a jejím kolegům je dnes všechno jinak.
Firma UNICODE SYSTEMS působí kromě Česka v dalších 10 evropských zemích. Většinu zaměstnanců tvoří vývojáři a technologičtí pracovníci. Specializuje se především na softwarová řešení pro čerpací stanice – ať už jsou to řídicí systémy nebo věrnostní aplikace. Kromě toho vyrábí také samoobslužné tankovací automaty, po kterých se zvedla poptávka především v době covidu. Nyní s nimi firma dobývá zahraničí.
Z papíru do digitálu
„Když jsem do firmy před šesti lety nastoupila, HR neexistovalo a vše od náboru zaměstnanců po jejich dovolené se řešilo po e-mailech a spravovalo v několik tabulkách v Excelu,“ popisuje Kateřina Jenkins, HR manažerka UNICODE SYSTEMS.
Se situací se ale nesmířila a navrhla vedení společnosti pořídit HR nástroj, který by usnadnil její práci a procesy ve firmě zefektivnil.
„Vybírali jsme z několika systémů a Sloneek jednoznačně zvítězil. Především díky své přehlednosti, fungování v češtině, schopnosti napojit se na další systémy a opravdu promyšlené struktuře a jednotlivým modulům,“ chválí si výběr Kateřina Jenkins.
Vedení firmy se zavedením Sloneeka souhlasilo a implementaci už nestálo nic v cestě. A byl nejvyšší čas. Firma totiž měla před sebou rozšíření pracovních pozic. Od roku 2020 nabrala zhruba 50 nových zaměstnanců a aktuálně firmu čeká začlenění 15hlavé dceřiné firmy. Sloneeka, který od letošního ledna pomáhá s náborem zaměstnanců, tak čekají další noví uživatelé.
Díky Sloneekovi jsem ušetřila 30 procent času a můžu se věnovat marketingu
Kromě digitalizace přinesl Sloneek úsporu času. HR managerka tak nyní může 30 % procent času věnovat marketingu, na který kvůli časově náročným povinnostem v oblasti personalistiky neměla kapacitu.
„Ve Sloneeku si každý aktualizuje své údaje a kontakty, nemusím řešit aktualizaci tabulek. Stejně tak je pořádek v dovolenkách a není třeba si přeposílat papírové formuláře, které v našem případě putovaly z Prahy či Brna až do Třebíče, kde sídlí centrála,“ popisuje Kateřina Jenkins.
Čas uspořili také mzdové účetní a manažeři. Z nich spadly starosti spojené s onboardingem, který teď hravě zvládá HR. Díky Sloneekovi si může odškrtávat jednotlivé kroky a mít přehled o tom, v jaké fázi procesu se nový zaměstnanec nachází.
Sloneek obstál i u odborníků na informační systémy
Sloneek neměl v UNICODE SYSTEMS lehkou výchozí pozici. Tím, že se jedná o firmu vyrábějící informační systémy, musel obstát mezi profesionály, kteří se vyznají nejen v UX, ale i tvorbě softwaru.
„Za každou připomínku jsme ale velmi rádi. Pomáhá nám to systém neustále vylepšovat a pokud jej ocení kromě HRistů z pohledu softwaru také vývojáři a programátoři, máme z toho dvojnásobnou radost,“ komentuje Milan Rataj, HR stratég a spoluzakladatel aplikace Sloneek.
Připomínek ale nebylo mnoho a v UNICODE si napříč odděleními chválí vstřícný přístup i bleskové nasazení systému, které zabralo jeden den. V dalších týdnech se podle slov HR manažerky už jen na základě pravidelné zpětné vazby ladily detaily.
Dobrý HR systém znamená i vyšší konkurenceschopnost
Ač to nemusí být na první pohled patrné, dobře fungující HR má pozitivní dopad i na samotné fungování firmy, její obrat a konkurenceschopnost.
„Pokud jako technologická firma chcete po IT zaměstnanci vyplňovat papírové dovolenky, neděláte moc dobrý dojem,“ komentuje HR specialistka Kateřina Jenkins. „Jestli chcete držet krok s ostatními hráči na trhu, je třeba jít s dobou. A to pak vnímají pozitivně stávající i nově příchozí zaměstnanci.“
UNICODE SYSTEMS má na českém trhu v oblasti softwaru pro čerpací stanice dominantní postavení. S rostoucí poptávkou po samoobslužných automatech se ale jeho působnost stále rozšiřuje dál do zahraničí. Z tohoto důvodu bylo nutné zajistit vlastní výrobní a skladovací prostory, nabrat nové zaměstnance a personalizovat interní systémy. Navíc se kvůli nedostatku programátorů a přetahování se o ně s konkurencí začaly objevovat případy odchodů „věrných zaměstnanců“, kteří u firmy byli i 10–15 let.
„Někdy firma za systémem vidí pouze ‚chytrou aplikaci‘, která jí pomůže nějakým způsobem plánovat. Dobré HR ale přinese daleko víc – ušetří čas, zvýší spokojenost zaměstnanců, dělá dobré jméno firmě, a to vše se pak projeví v její schopnosti nabírat nové zaměstnance a také úspěšně vyrábět a prodávat samotný produkt,“ upozorňuje Milan Rataj.
Sloneek otevřel cestu k digitalizaci firmy
Díky pozitivní zkušenosti se Sloneekem se v UNICODE rozhodli v digitalizaci svých procesů pokračovat a opět k tomu pozvat třetí stranu.
„Není ostuda, když firma, která je jedničkou v informačních systémech ve svém oboru, si pozve jinou, která má skvělý produkt zase ve své oblasti. To, že umím programovat, neznamená, že rozumím oblasti, kterou má program obsáhnout,“ komentuje Kateřina Jenkins.
Aktuálně se UNICODE SYSTEMS připravují na zavedení CRM systému, který bude primárně sloužit ke zjednodušení a zpřehlednění jejich obchodních procesů, pomůže soustředit veškerá zákaznická data na jedno místo a manažerům umožní s těmito daty efektivně pracovat. A my jim budeme držet palce.
