Manažment absencií

Riadenie absencií je proces plánovania, riadenia a monitorovania absencií zamestnancov. Cieľom riadenia neprítomnosti je optimalizovať využitie pracovnej sily a zabezpečiť dostatočný počet pracovníkov na vykonávanie pracovných úloh bez toho, aby bolo ohrozené zdravie a bezpečnosť zamestnancov.

A druhá strana: keď je zamestnanec chorý alebo zranený, jeho neprítomnosť má vplyv na organizáciu. Plánovaním a riadením absencií je možné ľahko identifikovať výpadky a rýchlejšie reagovať pridaním kapacity.

Vedľajším účinkom sledovania trendov v absenciách môže byť pomoc pri identifikácii trendov, ktoré je potrebné riadiť.

Prečo potrebujete pre svoju firmu nástroj na sledovanie neprítomnosti

Podniky na celom svete používajú „sledovače“ absencií na rôzne účely. Pýtate sa, ktoré to sú?

Nasledujúcich 6 kľúčových dôvodov vysvetľuje, prečo sa oplatí investovať do dobrého a spoľahlivého nástroja na sledovanie absencií.

Nikdy neviete, kedy ju budete potrebovať alebo ako veľmi môže zmeniť vaše súčasné riadenie pracoviska!

#1 Nástroj na sledovanie absencií urýchľuje procesy na pracovisku

Po prvé, nie je pochýb o tom, že nástroje a softvér na riadenie pracoviska, ako napríklad sledovanie absencií, urýchľujú pracovné procesy. Bez ohľadu na to, akú metódu v súčasnosti používate na kontrolu toho, kto a kedy si berie voľno, zaručujeme vám, že nástroje na sledovanie neprítomnosti odvedú lepšiu a rýchlejšiu prácu.

Medzi jeho jedinečné funkcie patrí:

• mesačné e-mailové správy
• Prehľady tímového kalendára
• využitie a správy o zostávajúcich absenciách
• vlastné číselníky a nastavenia schvaľovania
• rýchle a jednoduché schvaľovacie a zamietacie procesy

To všetko vám ušetrí čas. V okamihu, keď začnete používať nástroj Dochádzka, môžete sa rozlúčiť s hodinami zdĺhavej práce s papierom alebo programom Excel. Tieto nástroje sú totiž navrhnuté tak, aby vám uľahčili sústrediť sa na hlavné obchodné úlohy.

#2 Nástroj na sledovanie neprítomnosti vám pomôže sledovať všetky sviatky a voľno

Ďalšou výhodou sledovania absencií a dochádzky zamestnancov je, že vám umožňuje rýchlo získať prehľad o aktuálnom dianí na pracovisku.

Potrebujete zistiť, či je Honza z marketingového oddelenia budúci týždeň k dispozícii? Alebo možno potrebujete vedieť, či je Bára v účtovníctve na dovolenke?

Na získanie týchto údajov stačí niekoľko kliknutí a môžete ich získať odkiaľkoľvek, potrebujete len prístup na internet. Opäť vám to ušetrí čas a navyše sú údaje usporiadané na jednom mieste. Nemusíte sa obávať, že budete musieť prechádzať e-maily z predchádzajúceho mesiaca, aby ste našli tento typ informácií – sledovače neprítomnosti vás od týchto zdĺhavých úloh oslobodia.

#3 Celá spoločnosť má prístup ku komplexnému kalendáru sviatkov

Teraz sa zamyslite nad tým, ako vám vaši zamestnanci alebo podriadení v súčasnosti hovoria, že si chcú vziať voľno. Volajú? Posielajú e-mail? Je proces rýchly a bezproblémový? Pravdepodobne nie.

Ako asi tušíte, je to preto, že riadenie zamestnancov a ich neprítomnosti si vyžaduje pomerne veľa úsilia.

Predstavte si, že vám po pracovnej dobe zavolá zamestnanec a požiada vás o núdzové voľno a vy sa musíte pozrieť do firemného denníka dovoleniek (ktorý ste pravdepodobne nechali vo firme). V dôsledku toho sa vám môžu ozvať neskôr, ako by si želali, alebo ich neprítomnosť nemusíte vôbec schváliť.

Ak však používate nástroj na sledovanie absencií s kalendárom vhodným na tímovú spoluprácu, už nikdy sa nebudete musieť obťažovať nosením hárkov s absenciami. Všetky dôležité údaje sú totiž dostupné každému v reálnom čase.

#4 Nástroje na sledovanie neprítomnosti, ktoré vám pomôžu dodržiavať zákony o dovolenke v rôznych krajinách a regiónoch

Teraz sa pozrime na väčšie meradlo, napríklad na medzinárodné spoločnosti. Pre nich je táto výhoda riešenia na sledovanie neprítomnosti mimoriadne výhodná.

Ak pracujete s pracovníkmi z rôznych krajín, možno viete, že v nich platia rôzne zákony o dovolenke pre zamestnancov.

Ako sa môžete uistiť, že ich všetky poznáte a neriskujete chyby pri schvaľovaní požiadaviek zamestnancov? Odpoveďou je samozrejme nástroj na sledovanie neprítomnosti.

Vďaka týmto nástrojom sa už nemusíte obávať, že nebudete vedieť, ako dlho by malo trvať vaše platené voľno, že sa dopustíte chyby pri prideľovaní voľna a ďalších problémov súvisiacich s medzinárodnými pracoviskami. Spoľahlivý systém môže byť nastavený tak, aby tieto činnosti vykonával za vás.

#5 Môžete sa vyhnúť veľkým žalobám a pokutám za porušenie zákona

S predchádzajúcim bodom úzko súvisí bod 5: predchádzanie súdnym sporom a pokutám.

Ak nebudete dodržiavať všetky pravidlá jednotlivých krajín, ktoré sme práve spomenuli, môže sa stať, že porušíte zákon a dostanete pokutu. Stačí málo, aby ste urobili chybu alebo zabudli na niekoľko dôležitých predpisov. Počítače a systémy sa málokedy mýlia, však?

#6 Zníženie nákladov na absenciu

V neposlednom rade dobrý nástroj na sledovanie dochádzky zníži aj počet zbytočných žiadostí o absenciu na vašom pracovisku. Čím transparentnejšie bude sledovanie dochádzky, tým menej žiadostí o voľno budete mať.

Vďaka prehľadnému tímovému kalendáru, stanoveným dňom voľna a presným správam môžete predísť porušovaniu pravidiel a nedorozumeniam.

Transparentnosť na pracovisku je dôležitá, aby sa všetci cítili spravodlivo, vrátane radových zamestnancov, manažmentu a majiteľov podnikov. Pomocou dobrého nástroja na sledovanie dochádzky môžete na pracovisku zaviesť tento typ transparentnosti v prípade neprítomnosti zamestnanca.