Onboarding

Čo je to onboarding?

Onboarding je proces, ktorý novým kolegom uľahčuje vstup do firmy – pomáha im pochopiť svoju rolu, zorientovať sa v kultúre spoločnosti a čo najrýchlejšie sa zapojiť do každodenného fungovania tímu. Najčastejšie sa hovorí o onboardingu zamestnancov, ale týka sa aj stážistov, brigádnikov alebo pracovníkov na čiastočný úväzok. Nech už je cieľová skupina akákoľvek, jedno zostáva rovnaké: za hladký priebeh tohto procesu nesie zodpovednosť HR a nadriadený.

Moderný onboarding dnes zahŕňa oveľa viac než len úvodné školenie alebo podpísanie zmluvy. Jeho cieľom je dodať nováčikom všetky potrebné nástroje, informácie, onboardingové dokumenty aj podporu, a to ideálne už počas tzv. preboardingu. Vďaka tomu sa zamestnanec môže plynulo a bez zbytočných stresov adaptovať na nové prostredie.

Benefity onboardingu

Efektívny onboarding nových zamestnancov prináša množstvo benefitov ako pre zamestnancov, tak pre zamestnávateľa:

1. Rýchlejšia adaptácia: Noví zamestnanci sa vďaka premyslenému onboarding procesu rýchlejšie zorientujú v novom prostredí, pochopia kultúru firmy a začnú efektívne pracovať.
2. Zvýšená produktivita: Správne vedený proces môže výrazne skrátiť čas potrebný na dosiahnutie plnej produktivity nových zamestnancov.
3. Znížená fluktuácia: Noví zamestnanci, ktorí prejdú kvalitným onboardingom, sú spokojnejší a menej náchylní k odchodu zo spoločnosti.
4. Posilnenie firemnej kultúry: Pomáha upevniť firemnú kultúru tým, že nových zamestnancov zoznamuje s hodnotami, misiou a víziou spoločnosti.
5. Zlepšená spokojnosť zamestnancov: Zamestnanci, ktorí prejdú dôkladným onboardingom, majú tendenciu byť spokojnejší, pretože sa cítia viac podporovaní a pripravení na svoje úlohy.

Jednotlivé kroky

Proces je možné rozdeliť do niekoľkých fáz, ktoré zaistia jeho efektivitu a systematickosť.

1. Preboarding

Táto fáza začína ešte pred nástupom nového zamestnanca. Zahŕňa komunikáciu s novým zamestnancom, zaslanie uvítacieho balíčka a poskytnutie základných informácií o firme, jeho role a pracovnom prostredí. Pri preboardingu často prebieha aj tzv. digitálny onboarding, teda prístupy do systémov, firemného kalendára, e-learningu alebo na intranet ešte pred prvým dňom. Skvelým pomocníkom je v tomto smere aj onboarding softvér, ktorý umožňuje automatizovať procesy a na nič nezabudnúť.

Kroky preboardingu:

• Uvítací onboarding e-mail alebo balíček s informáciami o firme.
• Zaslanie pracovnej zmluvy a ďalších potrebných dokumentov.
• Plán prvého dňa a kontakt na mentora alebo kolegu, ktorý bude zamestnanca sprevádzať.

2. Úvodný deň

Prvý deň (tzv. onboarding session alebo tiež úvodný onboarding meeting) je kľúčový pre nastavenie pozitívneho dojmu – ako pre zamestnanca, tak pre firmu. HR tím zvyčajne pripravuje onboarding plán, ktorý obsahuje všetko od prvého privítania, cez zoznámenie s kolegami až po úvodné školenie. Mal by obsahovať privítanie, úvodné schôdzky a prehliadku pracovného miesta.

Kroky úvodného dňa:

• Privítanie manažérom a tímom.
• Prehliadka pracovného miesta a predstavenie kolegov.
• Prezentácia firemnej kultúry, hodnôt a pravidiel.
• Nastavenie pracovného miesta a poskytnutie potrebných prístupov a nástrojov.

3. Prvé týždne

Po úvodnom dni nasledujú prvé týždne, ktoré sú zamerané na hlbšie oboznámenie sa s pracovnými úlohami a integráciu do tímu.

Kroky prvých týždňov:

• Detailné školenie na pracovné procesy a nástroje.
• Pravidelné stretnutia s mentorom alebo manažérom na vyjasnenie otázok a poskytnutie podpory.
• Zapojenie do tímových aktivít a projektov.
• Poskytovanie spätnej väzby a vyhodnotenie adaptácie.

4. Prvé mesiace

Po prvých týždňoch by sa nový zamestnanec mal postupne stať plnohodnotným členom tímu. Tento čas je vhodný pre hlbšie zapojenie do projektov a formovanie pozitívnej onboarding experience (zážitok z onboardingu), ktorá ovplyvní ďalšiu motiváciu zamestnanca.

Kroky prvých mesiacov:

• Pravidelné hodnotenia výkonu a poskytovanie konštruktívnej spätnej väzby.
• Stanovenie individuálnych cieľov a plánov osobného rozvoja.
• Zapojenie zamestnanca do dlhodobých projektov a tímových úloh.
• Pravidelné kontrolné stretnutia na posúdenie pokroku a spokojnosti zamestnanca.

Dôležitosť kontinuálneho onboardingu

Onboarding by nemal končiť po prvých mesiacoch. Kontinuálny onboarding je dôležitý pre udržanie motivácie a angažovanosti zamestnancov. Poskytovanie pravidelných školení, mentoringu a príležitostí k rozvoju pomáha udržať zamestnancov motivovaných a pripravuje ich na budúce výzvy a príležitosti.

Záver

Onboarding je zásadnou súčasťou HR agendy a má priamy dopad na úspech nového zamestnanca, tímovú dynamiku aj celkovú výkonnosť firmy. Či už ide o nástup priamo na pracovisko, alebo o remote onboarding, kľúčové je mať proces dobre premyslený, jasne štruktúrovaný a ľudský.

Firmy dnes stále častejšie využívajú moderný onboarding softvér, ktorý pomáha automatizovať rutiny, sprehľadniť nástupnú agendu a doručiť nováčikom ten správny zážitok. A práve vďaka týmto nástrojom sa onboarding nových zamestnancov posúva z papierovania do sveta efektivity, profesionality a dobrého dojmu už od prvého dňa.

Ak viete, ako prebieha a čo všetko obnáša, môžete ho ľahko premeniť na silný nástroj budovania vzťahu so zamestnancami.

Skvele zvládnutý onboarding pomáha rýchlejšej adaptácii, zvyšuje produktivitu a znižuje fluktuáciu zamestnancov. A hlavne – ukazuje, že to firma myslí so svojimi ľuďmi vážne.

Nezabúdajte, že onboarding nie je jednorazová akcia. Je to proces pri nástupe do práce, ktorý sa vyvíja, zlepšuje a prispôsobuje každej novej generácii talentov. A HR, ktoré ho drží pevne v rukách, sa stáva strategickým partnerom úspešného rastu firmy.