Správa dokumentov a elektronické podpisy: Ako ušetriť čas, peniaze aj nervy
Moderná doba prináša moderné riešenie. Či už vediete malú firmu, pracujete v korporáte, alebo podnikáte, správa dokumentov a elektronické podpisy vám môžu výrazne uľahčiť život. Stratené zmluvy, nekonečné stohy papierov a čakanie na podpisy od kolegov – to všetko môže byť minulosťou. Poďme sa pozrieť na to, ako vám Sloneek môže pomôcť zefektívniť každodenné fungovanie.
Čo je správa dokumentov a prečo ju potrebujete?
Správa dokumentov nie je len o ukladaní súborov do šanónov alebo zložiek na počítači. Ide o sofistikovaný proces, ktorý vám umožní mať všetky dôležité materiály na jednom mieste, prehľadne usporiadané a ľahko dostupné.
Správa dokumentov v podniku
Každý podnik pracuje s obrovským množstvom informácií – faktúry, zmluvy, reporty, interné smernice. Správny softvér pre správu dokumentov vám umožní centralizovať všetky súbory, zaistiť bezpečné uloženie dát, zdieľať dokumenty s kolegami, zákazníkmi alebo partnermi v priebehu niekoľkých sekúnd a urýchliť pracovné procesy vďaka ľahkému vyhľadávaniu dokumentov.
So Sloneekom zvládnete všetko, čo sa týka firemných dokumentov, prehľadne a bezpečne na jednom mieste. Aby boli vaše dáta v bezpečí, využívame špičkovú cloudovú infraštruktúru od AWS (Amazon Web Services), ktorá zaručuje odolnosť proti úniku dát a vysokú dostupnosť služieb. Všetky súbory ukladáme na šifrované úložisko a denne ich zálohujeme, aby nedošlo k strate alebo poškodeniu. Zabudnite na zmätok a stratené súbory – s naším systémom budete mať všetko pekne zoradené, chránené ako v trezore a vždy na dosah ruky.
Potrebujete rozoslať novú smernicu? Stačí jedno kliknutie a dokument dorazí buď celej firme, alebo len vybraným kolegom. Pre zamestnancov máme pripravené súkromné zložky, pretože aj pracovné dokumenty niekedy musia zostať v tajnosti. A čo potvrdenie prečítania? Vďaka tejto funkcii už žiadne výhovorky typu „to som nevidel“ neobstojí – prehľadne vidíte, kto dokument otvoril a kedy. Navyše systém stráži expiráciu vašich dokumentov, o staré zmluvy a nepotrebné materiály sa postará za vás.
Šablóny dokumentov, na ktoré sa môžete spoľahnúť
Zabudnite na ručné vypĺňanie stále rovnakých formulárov! Vytvárajte šablóny často používaných dokumentov s možnosťou automatizovaného vyplňovania na základe už evidovaných informácií. Pripravíte ich ľahko a rýchlo, prispôsobíte ich presne svojim potrebám a využijete širokú škálu parametrov. Či už ide o zmluvy, formuláre alebo interné dokumenty, všetko máte hotové behom chvíľky – jednoducho, efektívne a bez chýb.
Nie ste si istí, ako správu dokumentov funguje? Vyskúšajte naše demo a budete mať správu dokumentov free.
Elektronický podpis: Vaša cesta k efektivite
V dnešnom digitálnom svete už nemusíte tráviť čas tlačením, podpisovaním, skenovaním a posielaním dokumentov poštou. Elektronický podpis online ponúka rýchle, bezpečné a právne záväzné riešenie, ktoré je ideálne pre každú modernú firmu. Medzi hlavné výhody patrí úspora času – podpísanie dokumentu trvá len pár minút namiesto dní čakania. Zníženie nákladov je ďalšou kľúčovou výhodou, pretože sa vyhnete nákladom na tlač, poštovné aj papierovanie. K tomu všetkému je zásadná aj zvýšená bezpečnosť, kvalifikované elektronické podpisy a eIDAS ready riešenia totiž chránia vaše dokumenty pred neautorizovanými zmenami a zaisťujú ich pravosť. A ako bonus menej papiera, menej odpadu a lepšia ochrana životného prostredia. Elektronické podpisy sú rýchlou, bezpečnou a ekologickou voľbou pre každú firmu.
Na čo slúži elektronický podpis?
Elektronický podpis je digitálna alternatíva k ručnému podpisu, ktorá:
- Potvrdzuje identitu podpisujúceho.
- Zaručuje, že dokument nebol po podpísaní upravený.
- Je plne právne uznateľná v rámci EÚ vďaka nariadeniu eIDAS.
- Ak používate eIDAS ready podpis , máte istotu, že váš podpis spĺňa najprísnejšie štandardy zabezpečenia a je uznávaný vo všetkých krajinách EÚ. eIDAS ready podpis je ideálnym riešením pre firmy, ktoré potrebujú vysokú mieru dôveryhodnosti a právnej istoty pri medzinárodnej spolupráci.
Aké typy elektronických podpisov môžete stretnúť?
Elektronické podpisy nie sú všetky rovnaké – delia sa do troch kategórií podľa úrovne bezpečnosti a právnej váhy. Každý z nich má svoje špecifické vlastnosti a využitie.
Jednoduchý elektronický podpis
Najzákladnejší variant: Môže to byť sken vášho ručného podpisu, elektronická značka alebo dokonca podpis v e-maile. Ponúka základnú úroveň overenia, ale nečakajte zázraky, čo sa týka ochrany dát alebo právnej sily. Ideálne pre každodennú komunikáciu, kde na právnej váhe dokumentu až tak nezáleží.
Zaručený elektronický podpis
Tu už začíname hrať na vyššej úrovni. Tento podpis je spojený s unikátnymi dátami konkrétnej osoby a spĺňa prísnejšie bezpečnostné štandardy. Vďaka eIDAS zaisťuje, že podpisujúci je naozaj ten, kto hovorí, že je, a že dokument nebol po podpise upravený. Je vhodný pre zmluvy, faktúry alebo dôležité dokumenty, kde je právna istota nevyhnutná.
Kvalifikovaný elektronický podpis
Najvyššia úroveň elektronického podpisu. Vydáva ho kvalifikovaný poskytovateľ a vďaka certifikácii podľa eIDAS má rovnakú právnu váhu ako ručný podpis. Používa sa pre tie najzásadnejšie veci – napríklad pri podpisovaní zmlúv s vysokou právnou hodnotou alebo pri komunikácii s úradmi a inštitúciami.
Chcete mať elektronický podpis zadarmo? Vyskúšajte naše demo.
Ako na elektronický podpis s HR aplikáciou Sloniek?
Použiť elektronický podpis v HR aplikácii Sloneek je hračka. Stačí jednoducho nahrať súbor alebo vytvoriť dokument zo šablóny. Potom nastavíte, či sa má vyžadovať podpis, a vyberiete osoby, ktorým dokument pošlete. Tieto osoby dostanú notifikáciu a dokument môžu ľahko podpísať priamo v aplikácii – myšou, na touchpade alebo prstom na mobile. Na záver sa automaticky vygeneruje potvrdenie, takže máte elektronický podpis v PDF.
Správa dokumentov a elektronické podpisy: Spojenie, ktoré mení pravidlá hry
Kombinácia modernej správy dokumentov a elektronických podpisov prináša neuveriteľné možnosti. V aplikácii Sloniek získate prehľadné a intuitívne prostredie, ktoré prepája oba tieto svety. Vďaka tomu môžete organizovať dokumenty podľa kategórií, tímov alebo projektov; podpisovať a zdieľať PDF dokumenty online a mať všetko dostupné kedykoľvek a odkiaľkoľvek – stačí len pripojenie k internetu.
Digitálna transformácia začína u vás
Svet sa mení a podniky, ktoré sa prispôsobia moderným technológiám, získavajú výraznú konkurenčnú výhodu. Správa dokumentov a elektronické podpisy nie sú len technologickým trendom – sú to nástroje, ktoré vám pomôžu rásť, šetriť a vynikať vo svojom odbore.
Nečakajte a začnite hneď teraz! Navštívte Sloniek a objavte, aké jednoduché to môže byť. Vyskúšajte si zadarmo aplikáciu s elektronikkým podpisom ešte dnes.
